Дипломатиялық хат-хабар жазысу

Жеке жолдау елдің мемлекеттік  елтаңбасы басылған қағазға жазылады. Парақтың жоғарғы оң жақ бұрышына қала атауы мен жіберілген күн, ай, жыл көрсетіледі. Жеке жолдау мәтіннің соңында жолдауды жіберушінің жеке қолтаңбасы қойылады (сиямен). Жіберушінің  лауазымын, тегі жөнінде жазу міндетті емес. Жеке жолдауда да жеке нотадағыдай  парақ санына қарамастан құжат жіберілген мекен жай бірінші парақтың төменгі  сол жақ бұрышына жазылады. Мұнда  құжат бағытталған тұлғаның аты-жөні, толық ресми лауазымы көрсетіледі.

Вербальды нота – қазіргі  кезеңде кеңінен таралған дипломатиялық  құжат болып табылады. Сыртқы істер  министрлігі мен дипломатиялық  өкілдіктер дипломатиялық хат алмасуды негізінен вербальды нота арқылы жүзеге асырады. Вербальды ноталар  көптеген мәселелерді қарастыру  мен шешу мақсатында қолданылады. Бұл  құжаттарда саяси, экономикалық, ғылыми-техникалық және басқа да екіжақты, сондай-ақ көпжақты мәселелер қаралады. Вербальды ноталар  негізінде шетелге шығатын азаматқа виза (рұқсатнама) сұрауда, дипломатиялық  өкілділік қызметкерінің қатысуымен автокөлік уақиғасы орын алғанда  хабарланады, өкілеттілік сипаттағы  ақпараттар жіберіледі. Күнделікті дипломатиялық  қызметте негізінен вербальды ноталар  мәтіннің басында және соңында қошеметтілік білдіреді. Нота құжат жіберуші жақтың және қабылдаушы тараптың толық атауын көрсетумен және ізеттілік нысанымен  басталады: «Қазақстан Республикасының  Сыртқы істер министрлігі Иран Ислам  Республикасының Елшілігіне өзінің ілтипатын білдіреді және төмендегіні  хабарлауды мәртебе санайды».

Қорытынды қошеметтілікте мекеме атауы қысқаша түрде жазылады: «Министрлік осы мүмкіндікті  пайдалана отырып, Елшілікке өзінің зор ілтипатын білдіретіндігіне тағы да сендіреді».

Ноталардың мәтінінде  мемлекеттің, дипломатиялық өкілдіктердің  іс-әрекеттеріне наразылық білдірілген  жағдайда құжатта қошеметтілік білдірілмейді. Өйткені құжатта қошеметтілік білдірілген  жағдайда құжаттың наразылық білдіру  сипаты әлсіреп, нотаның мәні төмендеп кететіні айқын.

Сонымен бірге вербальды  ноталарда елдегі қазалы күн хабарланған  болса немесе көңіл айтуға арналған жағдайда қошеметтілік қолданылмайды. Кейбір мемлекеттерде сыртқы істер  мекемесі тарапынан дипломатиялық хат алмасуда қошеметтілік жазу тәжірибесі қаралмаған сәтте өзаралық қағидаға сай екінші тарап та қошеметтілікке көңіл бөлмейді. Жалпы қошеметтіліктің протоколдық сөз орамы өте кең. Бұл өз кезегінде өте қатаң кейіпті де немесе өте жылы қатынасты да көрсете алады. Алайда әрқашан есте сақтайтын жайт: ештеңе де дәл сыпайылық сияқты жоғары бағаланып және өте арзан тұрмайды.

Нотаның мәтінімен жұмыс  істеу барысында, мысалы, мазмұнына  қарай наразылық білдіруге қатысты  болса, есте сақтайтын дүние ол құжаттың қабылданбауы да ықтимал, ал бұл өз кезегінде ұзағынан созылатын шиеленісті жағдайға душар етуі мүмкін.

Вербальды нотаның мәтіні үшінші жақта жазылады. Жеке ноталар  сияқты вербальды ноталар да елтаңбасы  бар жоғары сапалы қағаздарға теріледі. Елтаңбасының астына «Қазақстан Республикасының  Сыртқы істер министрлігі» немесе мысалға, «Ресей Федерациясындағы Қазақстан  Республикасының Елшілігі» деген  жазу болады. Жеке нотадағыдай құжат  жіберілетін елдің мекен жайы вербальды нотаның бірінші парағының  төменгі сол жақ бұрышында  болуға тиіс:

Осы мәтін конверт сыртында да болады. Халықаралық тәжірибеде қазіргі кезеңде дипломатиялық  өкілдік басшысының вербальды нота мәтінінің соңында мөр басуымен қоса қол қоюы өте сирек кездеседі. Жалпы қол қойылған вербальды  нотамен қол қойылмай тек мөр  басылған вербальды нота арасында ешқандай айырмашылық жоқ. Вербальды нотада құжаттың шығыс нөмірі, шартты белгісі (шифр) мысалы, №14/1 ДЕ  немесе 27/СГП  және т.б. парақтың жоғарғы сол жақ  бұрышында елтаңбаның астында келеді. Нота мәтіннің астында қала атауы  ен жіберілген күні жазылады.

Қосымша ешқандай индекстер  қойылмайды. Қажет болған жағдайда хатталатын істе қалатын құжат көшірмесіне  қойылады. Вербальді нотаға сыртқы істер министрлігінің немесе дипломатиялық  өкілдіктің негізгі елтаңбалы мөрі басылады. Мөр мәтіннің соңында, құжат  жіберілетін мерзім белгіленген  тұсына басылады. Мөрдің дұрыс басылуына  мұқият болған жөн, яғни мөрдегі елтаңбаның жан жағына ауытқымауын қадағалап  тігінен қойылуына көңіл бөлу қажет.

Ал үкімет атынан дайындалатын ноталарда негізінен қошеметтілік сөз орамдары жазылмайды. Мұндай жағдайда нотаның мәтіні келесі сөз орамдарынан  басталады: «Қазақстан Республикасының Үкіметі ------ (ел атауы) Үкіметіне келесіні мәлімдеуді өзіне мәртебе санайды». Мәтіннің соңында да қошеметтілік көрсетілмейді.

Барлық ноталар мәтін  мазмұнына қарамастан ресми құжаттар болып табылады. Кез келген нота үкімет тарапынан шыққан құжат болып  қаралады. Ноталар өзіне көңіл  бөлуді талап етеді және құжатты  қабылдаушы жақтың нотаға жауап жазуы  күтіледі.

Дипломатиялық тәжірибеде бірнеше  мемлекеттер өкілдерінің ұжымдық  нота жіберу дағдысы сирек кездесетін болды. Мемлекеттер әлемдік қоғамдастықтың егеменді, тең мүшесі ретінде өзара  қатынастарын екіжақты негізде орнатады. Ұжымдық нота дипломатиялық корпус атынан болсын немесе елшіліктер тобынан  болсын демарш ретінде қаралады, яғни қысым жасауға талпыну ретінде, бұл өз кезегінде қарсы тарапта  жағымсыз әрекет жасауды тудырады.

Ұжымдық нота ретінде Еуропалық  Одаққа мүше мемлекеттерінің нотасын  жатқызуға болады, өйткені Одақтың  төрағасы атынан салынған құжаттар (ноталар, ресми хаттар) қоғамдастыққа мүше елдерді де қамтиды. Сол себепті  осындай тұрғыдан дайындалған құжаттар нақтылы жағдайға қатысты ұжымдық  наразылық бой көрсету (демарш) ретінде  де қабылдануы мүмкін. Дипломатиялық  хат алмасуда қошеметтілікті ресімдеуді қажет етпейтін құжаттар да бар. Мұндай құжаттардың қатарына жадынамалық жазбаларды (aide-memoire), меморандумды жатқызуға болады.

Жалпы жадынамалық жазбалардың  екі түрі кездеседі: қолма-қол берілетін  жадынамалық жазбалар және шабарман арқылы жіберілетін жадынамалық  жазбалар.

Жадынамалық жазбалар негізінен  қолма қол тапсырылады, бұл сұхбат кезіндегі жасалынған мәлімдеменің немесе өтініштің мәнін немесе маңыздылығын атап өту мақсатында. Сонымен бірге  бұл осы мәлімдеменің немесе сұхбаттың  мәнін дұрыс қабылдау, істің тез  арада алға жылжуын жеңілдету  ниетінен де туындайды.

Жадынамалық жазбалар мәтіні «өтініш туындайды», «атап өтуге тура келеді», «хабарланады» деген сияқты сөз орамдары қолданылып болымсыз түрде дайындалады.

Қолма қол тапсырылатын жадынамалық  жазбалар мәтіні елтаңбасы жоқ жай  қағаздарға теріледі. Жіберілетін елдің  мекен жайы мен шығу нөмірі көрсетілмейді, тек елді мекеннің атауы мен жіберілген күні ғана көрсетіледі: мысалы, «Астана қ., 2009 жылдың 10 шілдесі». Мәтіннің жоғарғы жағына «Жадынамалық жазба» деп жазылады.

Қазіргі кезде шабарман арқылы жіберілетін жадынамалық жазбалар өте сирек кездеседі. Нысаны бойынша  вербальді нотадан олардың айырмашылығы жоқ: үшінші жақта жазылады, протоколдық  сөз орамы сақталады. Сонымен  бірге ноталық бланкіде дайындалады, нөмірі, жіберу орны мен күні белгіленуге  тиіс. Вербальді нотадан айырмашылығы мұндай жазбаларда мөр қойылмайды және мекен жай көрсетілмейді. Жоғары жағына «Жадынамалық жазба» деген жазу жазылады. Жадынамалық жазбалар қандайда бір мәселеге қатысты тараптың өтінішіне  қарай жіберілуі мүмкін. Құжатта  мәселенің жеке бір астарын айқындауда, өткен сұхбатты дәйектеу қажеттілігі  туындағанда немесе бұған дейін  орын алған мәселе жөнінде еске салу мақсатында дайындалады.

Меморандум – қандай да тараптың өз ұстанымын қорғау мақсатында екінші жақтың дәйектемесімен пікір таласқа түсетін дипломатиялық құжаты болып табылады. Мұнда талқыланған мәселенің нақтылы жақтары қарастырылып кейбір жеке астарларына сараптама жасау қамтылады, өз жағының көзқарасын қорғай алатын дәйектемелер беріледі, екінші жақтың ой-пікіріне күмән тудыруы мүмкін.

Меморандум жеке немесе вербальды  нотаға қосымша түрінде болуы  мүмкін, әлде, қолма қол берілетін  немесе шабарман арқылы жіберілетін  дербес құжат күйінде. Меморандумның  нотаға қосымша құжат ретінде  болуы нотаның өзіндегі мәтінді  қысқартуға және сонымен бірге хат  алмасуға себепші болған мәселеленің  белгілі басымдық сипаттарын айқындауға мүмкіндік береді. Жеке нотаға қосымша  ретінде меморандум елтаңбасы жоқ  қағазда дайындалады, реттік сан, мөр, жіберілген мекен жайы мен күні қойылмайды.

Қолма қол тапсырылатын меморандум ноталық бланкіде теріледі, тек протоколдық  сөз орамдары болмайды. Бұл құжатта мөр басылмайды, реттік сан қойылмайды, алайда жіберілген мекен жайы мен күні көрсетіледі.

Кейбір жағдайларда мемлекетаралық кездесулер нәтижесінде мәлімдемелетін құжат та Меморандум деп аталуы мүмкін (Қорытынды құжаттарға қатысты тармақта қарастырылады).

Жеделхаттар. Бүгінгі мемлекеттер арасындағы өзаралық қарым-қатынастардағы дипломатиялық құжаттардың келесі түрі – жеделхаттар да кең етек алуда. Негізінен, жеделхат қашанда жауап беруді қажет етеді. Жеделхат мазмұны жағынан маңызды саяси мәнге ие. Мазмұны да әрқилы болып келеді: ұлттық мейрамдар, маңызды уақиғалар күнін атап өту, мерейтой күніне арнап, қайғылы жағдайға байланыст және т.б.

Қазақстан Республикасы Президентінің 1999 жылғы 16 шілдедегі №173 Жарлығымен бекітілген Қазақстан Республикасының  Мемлекеттік протоколының 12 бөлімінің 2 тарауында Қазақстан Республикасының  Сыртқы істер министрлігі көңіл  айту білдірілген хаттардың (жеделхаттардың) жобаларын әзірлейді, оларға Қазақстан  Республикасының тиісті басшысы  қол қояды деп белгіленген.

Жеделхат мазмұны ел ішіндегі жетекші баспасөз бетінде жариялануы да мүмкін. Мемлекет басшысының жаңадан  тағайындалуына қатысты жедел түрде  жеделхат жіберу – бұл халықаралық  протоколдық тәжірибеде қалыптасқан  құрметтіліктің ғана белгісі емес. Бұл сонымен бірге мемлекеттер  арасындағы қарым-қатынастардың деңгейін сипаттайды, ынтымақтастықты дамыта түсуді жалғастыруды және байланысты кеңейтуді көрсетеді.

Жеделхаттар өзінің тартымдылығымен, саяси мәнділігімен ерекшеленеді.

Жартылай ресми  сипаттағы жеке хаттар – ресми тұлғалармен жеке сипаттағы (шақырылғаны үшін алғыс айту, қолдау көрсету және т.б.) хат-хабар алысуына бағытталған дипломатиялық құжаттардың бір түрі болып табылады.

Таныс ресми тұлғалардан  қандай да мәселеде қолдау қажет болған жағдайда жазылатын дипломатиялық  құжат. Ресми хат алмасудың немесе келіссөздердің нысанына айналған мәселе бойынша автордың қызығушылық танытатынын  атап өту мақсатында немесе мәселенің  жедел шешілуіне өз ықпалын тигізуі  көзделеді.

Мұндай жеке хаттар жай  бір парақ қағазға (жарты парақ) кейбір сәтте жоғарғы сол жақ  бұрышына автордың дәрежесі мен ата  тегі көрсетілген арнайы бланкіге де жазылуы мүмкін.

Парақтың екінші жағы пайдаланылмайды. Хатта қаратпа сөздер келесі үлгіде жазылуы мүмкін: «Құрметті .............. мырза!», «Жоғары Мәртебелі». Қорытынды  қошеметтіліктің болуы міндетті. Хаттың реттік саны көрсетілмейді. Жазылған күні мен қолтаңбаның болуы қажет. Мысалы,

Жіберілетін жақтың мекенжайы  тек конверттің сыртына жазылады. Дипломатиялық хат алмасу құжаттары  дипломатиялық қызметті күнделікті байланыстың көзі болып табылады. Жеке жолдаулар мен жеке хаттар ел басшыларының ел арасындағы өзара қарым-қатынасқа өздерінің тікелей араласуын аңғартады. Бұл қатынастың нығая түсуіне өзіндік зор үлес.