Основные правила коммуникативной деятельности организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

стр

  
ВВЕДЕНИЕ

 

Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных  процессов в области организационного поведения.

На практике эффективные  коммуникации являются необходимым  условием для успешного достижения стоящих перед организацией целей, но именно они составляют одну из важнейших  проблем современного менеджмента, т.к. часто создают основу большинства сложностей, возникающих перед организацией.

В своей повседневной работе каждый человек, то есть работник или руководитель, обязательно взаимодействует  с другими участниками трудового  процесса. Соответственно сама работа носит коллективный характер.

Поэтому, в контрольной  работе особое место занимают вопросы специальной психологии управления. Среди таких вопросов существуют такие как социально-психологический климат в организации и коммуникативные процессы, происходящие в организации.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что сотрудники организаций испытывают острую потребность в информации о происходящих в компании и вокруг нее событиях. В свою  очередь, в зависимости от того, как происходит процесс обмена информацией, зависит и социально-психологический климат в организации. Соответственно, каков будет социально-психологический климат в организации, таков будет результат деятельности самой компании. Поэтому данная тема всегда будет являться одной из главных.

Как изложено в учебной и специальной литературе под коммуникацией следует понимать общение людей в процессе их совместной деятельности, Это обмен информацией, мыслями, чувствами и идеями. Без коммуникаций невозможно существование никакой организованной системы. Именно коммуникации обеспечивают эффективные отношения между людьми.

Существует два аспекта  коммуникаций, первый, это информационный, а второй, это личностный.

Большая часть того, что  мы наблюдаем в организации это  коммуникативную деятельность, которая  необходима для обеспечения взаимопонимания.

Коммуникативная деятельность очень сложное явление, которое имеет следующие составляющие:

- перцептивную – восприятие друг друга;

- информативную – передачу и понимание информации;

- интерактивная – организация взаимодействия – поведение человека путем использования различных форм воздействия: внушения, убеждения, просьбы, приказа и т.п.;

- экспрессивная – проявления возбуждения, переживаний.¹

Исходя из актуальности темы, сформулированы цель и задачи контрольной работы.

Цель исследования – изучить основные правила коммуникативной деятельности организации.

Задачи:

1. Рассмотреть понятия: коммуникация, массовая коммуникация, управленческая коммуникация
2. Раскрыть составляющие и формы коммуникативной деятельности
3. Дать характеристику коммуникационной сети и ее типам.

Таким образом, тема контрольной  работы: «Коммуникативное поведение  в управлении».

 

 Основные правила коммуникативной деятельности организации

 

Коммуникативная подсистема — относительно самостоятельный  элемент системы управления, представляющая собой:

- совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;

- совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отношений в системе управления.²

Термин «коммуникация» (от communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия - это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях.

Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.

Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей.³ В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.

Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.⁴

Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл:

- во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.

- во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.⁵

Одним из важнейших условий эффективного управления поведением является коммуникация.

Как изложено в учебной  и специальной литературе под  коммуникацией следует понимать общение людей в процессе их совместной деятельности, Это обмен информацией, мыслями, чувствами и идеями. Без коммуникаций невозможно существование никакой организованной системы. Именно коммуникации обеспечивают эффективные отношения между людьми.

Существует два аспекта  коммуникаций, первый, это информационный, а второй, это личностный.

Большая часть того, что мы наблюдаем в организации это коммуникативную деятельность, которая необходима для обеспечения взаимопонимания.

Коммуникация – это передача и понимание сообщения.

В организациях коммуникация выполняет функции контроля, мотивации, эмоционального выражения чувств, предоставления информации.

Коммуникативная связь оказывается эффективной, если смысл, вложенный в послание, дошел до получателя и правильно им понят или декодирован. Процесс может на этом прекратиться или же продолжиться через обратную связь. Большинство членов организации участвуют в коммуникационном процессе по нескольку раз в день, оказываясь одновременно и отправителем, и получателем.

Коммуникационный процесс может осуществляться по восходящему, нисходящему и горизонтальному направлениям.

Восходящие коммуникативные связи используются, прежде всего, с целью информирования, а также как пути влияния и убеждения. Нисходящие используются при управлении, инструктировании, а также с целью информирования.

Горизонтальные коммуникативные связи применяются, прежде всего, как пути влияния и убеждения, а также они необходимы при интегрировании различных сил, процессов, навыков и т.п.⁶

Коммуникативная деятельность очень сложное явление, которое имеет следующие составляющие:

- перцептивную – восприятие друг друга;

- информативную – передачу и понимание информации;

- интерактивная – организация взаимодействия – поведение человека путем использования различных форм воздействия: внушения, убеждения, просьбы, приказа и т.п.;

- экспрессивная – проявления возбуждении\я, переживаний.

Выделяют две формы  коммуникативной деятельности: косвенное (опосредованное – телефон, факс, письмо) и контактное.

 Контактная форма  предполагает следующие виды  коммуникативной деятельности в  организации:

• формальное общение;
• примитивное общение;
• деловое общение;
• духовное общение;
• манипулятивное общение;
• светское общение.⁷

Каждый вид общения  предполагает тактику общения и  технику общения. Тактика общения  – это реализация конкретной коммуникативной  стратегии, а техника общения – это совокупность конкретных коммуникативных умений.

Выбор тактики и техники  общения зависит от знания структуры  коммуникативной деятельности.

Основными компонентами коммуникативной деятельности являются:

- предмет общения – партнер по общению;

- потребность в общении – состоит в стремлении человека к познанию и оценке других людей, а через них и с их помощью к самопознанию и самооценке;

- коммуникативные мотивы – ради чего, предпринимается общение;

- действие общения – это единицы коммуникативной деятельности, т. е. целостный акт;

- задачи общения – это та цель, ради которой совершается процесс общения;

- средства общения – это те операции с помощью которых осуществляется действие общения;

- продукт общения – образования материального и духовного характера.⁸

Коммуникативная деятельность имеет статическую и динамическую особенность.

Выделяют статическую особенность коммуникативной деятельности это:

- дистанция – означает взаимное притяжение партнеров, статус, интенсивность взаимодействия;

- ориентация – она может осуществляться различным способом: «лицом к лицу», «сбоку», «спиной» и т.п.;

- позы – может содержать информацию о напряженности или расслабленности;

- физический контакт – могут прикасаться друг к другу.

Динамическая особенность коммуникативной деятельности определяется выражением лица, жестами и взглядами.

Коммуникативная деятельность в организации представляет собой  сложную систему взаимодействий с организационным окружением.

Отношения, складывающиеся в результате взаимодействия, образуют многоканальную коммуникационную сеть.

Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом  участвующих в коммуникационной деятельности. Целями коммуникационной сети являются:

1. обеспечение эффективного обмена информацией;
2. совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
3. создание информационных каналов;
4. регулирование и рационализация информационных потоков.

Создаваемые сети бывают:

- вертикальные: сверху – вниз ( постановка целей и задач) и снизу – вверх (обратная связь);

- горизонтальные (обмен мнениями) и диагональные (получение дополнительной информации).

Делятся на централизованные и децентрализованные и характеризуются скоростью, точностью, устойчивостью.

Для уменьшения возможных  шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций.

 Основными типами  коммуникационных сетей считаются: последовательная, веерная, круговая.

В таблице представлена характеристика устоявшихся коммуникационных сетей.

Таблица 1.

Характеристика устоявшихся коммуникационных сетей

	последовательная	веерная	круговая
Скорость	хорошая	хорошая	медленная
Точность	хорошая	хорошая	хорошая
Устойчивость	устойчивая	устойчивая	неустойчивая
Потребность в руководителе	умеренная	высокая	отсутствует
Мораль членов группы	невысокая	низкая	высокая

Эффективность коммуникационной деятельности зависит от способа, с помощью которого строится коммуникационное воздействие, т.е. определенный стиль, под которым понимается совокупность приемов, методов и манеры поведения по отношению к другому человеку, чтобы оказать на него влияние.

Стиль это выражение  своего поведения независимо от ситуации и должен быть открытым и адекватным.

Открытость означает открытие себя для других в целях получения ответной реакции от другого и как другие понимают нас.

Адекватность это степень, с которой люди делятся своими мыслями и чувствами с другими. В литературе описаны следующие коммуникационные стили, знание которых позволяет определить стратегию взаимодействия.

Коммуникативный стиль это индивидуальные особенности взаимодействия, где выражаются особенности коммуникативных возможностей, сложившийся характер человека.