Закупочно-заготовительная логистика в оптово-посреднической фирме

Если в рассматриваемом примере мы уже запланировали закупку количеством 10 штук с датой поставки 20/03/2005, то “Конкорд” создаст только одно предложение на закупку на 10 штук 15/02/2005. Эта закупка поднимает уровень запасов до минимального значения, определённого в карточке товара. При этом предложение на закупку, восстанавливающую уровень запасов после отгрузки 10 штук по заказу от 15/03/2005, создаваться не будет. В данном случае система позволяет понизить уровень запасов на складе до 20 штук, поскольку он будет восстановлен закупкой 10 штук от 20/03/2005.

 

Параметризация расчетов

Схемы планирования определяются с помощью набора большого числа параметров, позволяющих тонко управлять порядком расчета. Основными регуляторами являются:

общие параметры, задаваемые в карточке товара;

параметры, определяющие расчет потребностей на уровне отдельного склада;

глобальные параметры управления расчетом потребностей.

К примеру, параметр “страховой запас в днях” позволяет застраховаться от несоблюдения сроков поставки в случае, если имеется опасность не получить товар от поставщиков вовремя. В этом случая график предложений на закупку по всем или отдельным товарам будет сдвинут на величину страхового временного периода. За счет этого можно обеспечить соблюдение контрактных сроков, позволяя, помимо прочего, избегать пени за несоблюдение сроков поставки.

Параметр “Пополнять минимальные запасы только при расходе” позволяет создавать предложения на закупку таким образом, что пополнение минимальных запасов происходит совместно с закупкой товара, покрывающей дефицит, образующийся в результате отгрузки со склада. За счет этого можно отодвинуть создание предложения на момент понижения уровня запаса данного товара ниже минимально допустимого.

Если в нашем примере установить значение данного параметра, то будет создано единственное предложение на поставку 20 штук товара к дате его отгрузки клиенту — 15/03/2005, что позволяет отложить закупки до того момента, когда уровень запаса упадет ниже минимальной границы.

Ряд параметров, регулирующих порядок формирования предложений на закупку, определяют общие правила осуществления расчетов. В частности, можно указать системе на необходимость ограничения срока действий по оптимизации движения товара по рассмотренным выше критериям. Ведь вполне очевидно, что степень детализации планирования для различных периодов должна быть различной. На краткосрочный период можно составлять детальный план, поскольку уже сформирован портфель заказов и следует постараться так или иначе оптимизировать под него план закупок. Для более длительного периода детальная оптимизация нецелесообразна, ввиду того, что в портфель заказов могут быть внесены существенные коррективы, например, из-за изменения макроэкономической ситуации.

В качестве примера подобного рода ограничений можно привести так называемое ограничение “по горизонту действий”, позволяющее избежать преждевременного планирования товародвижения в далеко отстоящих периодах. Также можно указать системе на то, чтобы формирование предложения на закупку происходило лишь в результате реального движения товара, зафиксированного расходным документом, а не исходя из плановой поставки по заказу.

 

Автоматический расчёт потребностей и формирование предложений на закупку

 

На основании выбранной схемы планирования и уточняющих ее параметров в системе “КОНКОРД” производится автоматический расчёт потребностей в товарах. Эта функция реализована как на уровне отдельного товара, так и в качестве периодической операции для диапазона товаров и дат. Благодаря этому можно гибко регулировать порядок формирования предложений на закупку для каждого конкретного случая.

Применение периодической функции автоматического расчёта целесообразно при необходимости рассчитать потребность в номенклатуре товара, отгружаемой со склада единовременно, например, при запуске производственного заказа. Расчёт потребностей отдельно по каждому товару удобно использовать в случаях индивидуальных заказов и закупок. В этом случае результаты расчёта отражаются в специальной форме “Чистая потребность”, на основе информации которой можно спланировать необходимые действия, независимо от потребностей в других товарах.

“КОНКОРД” позволяет использовать и хранить в базе данных несколько различных версий оценки потребностей, выполненных при различных начальных условиях и в соответствии с различными критериями оптимизации. Благодаря этому можно сравнивать последствия принятия различных решений и выбирать оптимальную стратегию действий.

На основе автоматически сформированных и далее, при необходимости, уточненных вручную предложений на закупку с помощью специальной функции можно сформировать заказы на поставку, покрывающие потребность в заказанном товаре. При этом автоматически или вручную производится их привязка к тем или иным поставщикам. Эти заказы фиксируются в системе и, в зависимости от статуса их подтверждения и исполнения, учитываются ею при выполнении последующих циклов планирования закупок.

Анализ результатов планирования

 

Для просмотра и анализа результатов планирования в системе “КОНКОРД” предусмотрен большой набор специализированных форм и отчётов, представляющих информацию для различных аспектов планирования.

Формы позволяют просматривать на экране компьютера по отдельности различные версии сформированных предложений. Они снабжены фильтрами, позволяющими отображать строки, отобранные по необходимым пользователю критериям.

Форма “Действия” сводит обзорный список закупок, предложений и производств, по которым предложены какие-либо действия при последнем расчете потребностей. В ней указываются код и наименование товара, тип движения, предлагаемые системой действия по формированию предложений на закупку, включая даты оформления заказов поставщикам и предполагаемых сроков поставки с указанием объемных характеристик заказа, а также ссылки на заказы покупателей, в соответствии с которыми запланирована закупка.

Форма “Фьючерсы” позволяет просмотреть список движений товаров, по которым сформированы фьючерсы. Данные могут быть получены в разрезе различных категорий состояния и движения товаров и позволяют просмотреть уровень их запасов и необходимых закупок, объемы собственного производства, строки заказов на товар и их проектов, уровень прихода и расхода в соответствии с бюджетом и т.д. При ее построении можно задать самую раннюю и наиболее вероятную даты движения, оценку запаздывания движения, а также версию расчета предложения на закупку.

Форма “Критический уровень запасов” предназначена для просмотра критического уровня запасов, который выявлен в результате проведения расчёта потребностей. В ней приводятся сведения о товарах, уровень запасов которых в результате сформированных предложений упал ниже минимума, определённого в карточке товара. Данные формы могут быть необходимым образом отфильтрованы и сгруппированы. Сведения приводятся по товару в целом, но могут быть представлены и в разрезе складов.

Помимо указанных форм в системе поддерживаются и другие, позволяющие проводить многоаспектный анализ товародвижения.

Отчеты предназначены для подготовки печатных копий, отражающих необходимым образом отфильтрованные и отсортированные результаты расчетов по формированию предложений на закупку.

В частности, отчет “Предложения” предназначен для распечатки предложений системы по закупкам и производству, созданных после расчета потребностей. Он включает код, тип и название товара, количественные и временные характеристики предложения на закупку, а также код и название поставщика. Отчет “Обзорный список действий” служит для распечатки действий, предлагаемых системой в результате расчета потребностей. Отчет “Список фьючерсов” предназначен для печати списка фьючерсов, создаваемого системой в при расчете потребностей в товарах. Отчет “Чистая потребность” включает всю информацию, использованную и полученную системой в результате текущего расчета чистой потребности. Отчет “Производные материальные потребности” позволяет оценить потребности в материальных ресурсах, необходимых для выполнения заказов на производство и комплектование спецификаций в соответствии с имеющимися заказами. Отчет “Критический уровень запасов” показывает список товаров, имеющих критический уровень запасов, согласно последнему расчету потребностей.

Для получения итоговых значений чистых потребностей в товарах, рассчитанных системой, может быть использован отчет “Суммарная чистая потребность”. При его формировании задается временной промежуток, по которому производится суммирование, уровень запасов, приход, расход, бюджет и предложение. Отчет включает код и имя товара, а также его характеристики, влияющие на расчет потребностей: метод управления, время поставки и т.д. В качестве периода суммирования может быть выбран день, неделя, 14 дней, месяц, квартал, полугодие и год.

Адаптация системы при нестандартной организации бизнес-процессов

Как следует из приведенного выше материала, в системе “КОНКОРД” реализован весьма гибкий и мощный механизм планирования закупочной деятельности, позволяющий организовать многовариантые схемы расчетов, основанные на разных предположениях и критериях оптимизации. Однако важной и весьма привлекательной чертой системы “КОНКОРД” является наличие в ней развитых инструментальных средств, включая встроенный язык программирования XAL уровня 4GL, благодаря которым она может быть адаптирована к самым экзотическим и нетрадиционным схемам организации бизнес-процессов, которые встречаются на предприятиях, так или иначе связанных с оптовыми поставками товаров или продукции собственного производства.

В частности, карточки дебиторов и кредиторов, товарно-материальных ценностей и пр. могут быть настроены для каждого пользователя отдельно. Можно переместить, модифицировать или удалить те или иные из имеющихся полей, добавить новые поля, подключить к полям новые справочники и функции обработки. К примеру, карточку можно настроить таким образом, что рядовой бухгалтер будет видеть в ней только адрес и банковские реквизиты поставщика, а главный бухгалтер сможет редактировать данные, использовать функции анализа и обработки кредиторских операций.

Сказав о гибкости и настраиваемости системы нельзя не отметить и реализованный в ней удобный пользовательский интерфейс. Благодаря ему непосредственно при работе с картотеками можно получать самые разнообразные справочные данные. К примеру, находясь в карточке кредитора, пользователь может мгновенно получить информацию об открытых и закрытых кредиторских операциях, накладных, зарегистрированных счетах-фактурах и т. д., а также данные по операциям, отраженным в других модулях, например, по складским движениям или бухгалтерским проводкам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Рассмотренные выше элементы и принципы закупочно-заготовительной логистики в оптово-посреднической фирме показывают, что этот вид логистики занимает одно из важнейших мест в работе предприятия. Также следует отметить, что с данными логистическими функциями должен работать отдел маркетинга и отдел логистики. В настоящее время в нашей стране создаются такие отделы, но не с той быстротой, которая нужна в условиях развивающейся рыночной экономики. Это связано с тем, что не хватает специалистов по логистике, нужно много средств и времени на подготовку или переподготовку работников данного направления. В основном, на предприятиях среднего масштаба нет отдела логистики, а все решения по поводу проведения тех или иных логистических операций принимает или отдел закупок (отдел продаж) или руководители среднего звена. Если же на предприятии и существует отдел логистики, то он имеет ограниченные функции: обеспечение транспортом, диспетчерская деятельность.

Поэтому, сделаем вывод, что развитие логистики как прикладной науки является важной задачей в развитии закупочно-заготовительной, сбытовой и других логистик, способствующих развитию предприятия и экономики.

 

 

 

  Список источников информации.

 

1. Сергеев В.И. «Менеджмент в бизнес-логистике». – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1997. – 722 с.

2. Уваров С.А. Логистика: общая концепция, теория, практика. – СПб.: «ИНВЕСТ-НП», 1996. – 232 с.

3. Гаджинский А.М. Основы логистики: учебное пособие. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1995. – 122 с.

4. Логистические системы и технологии перевозочного процесса, основанные на логистике / Л.Миротин, Ы.Ташбаев // Транспорт: наука, техника, управление: сборник обзорной информации. – 1993. - №2.

5.www.loginfo.ru, www.logistica.ru, www.madi.ru