— безусловное следование объявленным  в тендерной документации процедурам оценки;

    — отсутствие каких-либо переговоров  с участниками торгов. Тендерный  комитет составляет отчет об  оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

  Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

  Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

  В процессе письменных переговоров потребитель  получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:  наименование товара,  количество и качество товара, цену,  условия и срок поставки, условия платежа,  характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Оферты  могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

  Если  покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока дей.ствия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

  Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информацион- ные материалы.

  При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

    В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

  Оценка  предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой.

 

3. Рациональные решения в управлении закупками.

 

    Эффективность закупок определяется, прежде всего, наилучшим использованием финансовых, материальных и других видов ресурсов, что требует решения большого числа оптимизационных задач.

    Одной из типичных задач является определение объемов закупаемых товаров и времени их оплаты. Для этого требуется оценить компоненты транспортных расходов, затраты на содержание запасов и принять решение в соотношении цен на закупаемые товары. Здесь можно использовать несколько стратегий.

    Одна  из стратегий заключается в покупке материальных ресурсов к моменту их непосредственного потребления, что отвечает идеологии JIT. Альтернативной стратегией является покупка вперед (форвардная сделка), типичная для операций с форвардными контрактами на товарных биржах. Покупая продукцию вперед (с отсрочкой поставки), фирма стремится застраховать себя от возможного повышения цен в будущем. Для страхования ценовых рисков (хеджирования) на биржевые товары (металл, зерно, нефть и др.) многие фирмы работают с фьючерсными контрактами и опционами. Типичная практика зарубежных фирм состоит в применении смешанных стратегий оплаты, т.е. оплаты к моменту получения, и форвардной оплаты закупаемых товаров. Эта стратегия применяется в тех случаях, когда цена имеет явно сезонный характер. Тогда на этапах спада цены применяют оплату по факту поставки, а на этапах подъема – форвардную оплату. Еще одной распространенной ценовой стратегией закупок является стратеги осреднения цены. Эта стратегия похожа на стратегию форвардных сделок, однако здесь не накладывается ограничений на сезонные колебания цен, а предполагается, что цены в течение года возрастают случайным образом. В этой стратегии закупки осуществляются с фиксированным интервалом (например, в квартал) по цене средней за интервал. Осреднение осуществляется за счет количества закупаемых материальных ресурсов путем установления бюджета закупок, по цене  первого месяца фиксированного интервала. Опасность это стратегии заключается в том, что как бюджет зафиксирован, закупаемого количества материальных ресурсов может не хватить для покрытия потребности производства в определенный интервал времени.

    Среди других решений по оптимизации процедуры  закупок можно отметить различные  стратегии ценовых скидок. Основа этих стратегий заключается в  том, что поставщики материальных ресурсов в большинстве случаев предполагают скидки, если товар закупается большими партиями. Однако в этом случае фирма производитель может нести большие затраты на хранение и управление запасами, что может исключить выгоду, полученную за счет ценовой скидки. Поэтому перед логистическим менеджером встает задача нахождения оптимального размера партии поставки, аналогично как это решается в классической теории управления запасами.

    Важным  компонентом управления закупками  является установление так называемых трансакционных взаимоотношений между поставщиками и потребителями материальных ресурсов, то есть оформление контрактов, проведение тендеров, аукционов и тому подобного, Сюда же относятся вопросы нормативно-правового характера.

    Кроме рассмотренных оптимизационных  подходов в управлении закупками имеется  большое количество задач связанных с минимизацией транспортных расходов, определением оптимальных поставщиков например по критерию дислокации и т.д.

 

4. Анализ сущности и задач закупочной логистики на примере ООО «Вентснаб».

4.1. Структура предприятия.

     ООО (общество с ограниченной ответственностью) «Вентснаб» —это самостоятельная организация. Функционирует на рынке уже более 3 лет. Компания ООО «Вентснаб» занимается оптово-розничной продажей вентиляционного  оборудования, кондиционеров и комплектующих. Главные поставщики нашей компании находятся в г. Екатеринбург и г. Москва. Оборудование закупается по  мере необходимости, в зависимости от   формирования и оплат заявок покупателями.

     Штатная численность ООО «Вентснаб» г. Челябинска невелика и представляет собой следующую систему взаимосвязанных элементов:

 
 
 

 
 

 

 

 

     Директор  организации осуществляет центральное  руководство, заботится о выполнении поставленного плана реализации продукции компании, своевременном финансировании и выплатах, также неукоснительном выполнении планов, поставленных им перед подчинёнными.

     Главный бухгалтер организации организовывает и ведет учет финансово-хозяйственной  деятельности фирмы в соответствии с действующим законодательством, а также выполняет функции кадровой службы.

     Начальник отдела продаж выполняет некоторые  функции руководителя в случае его  отсутствия, осуществляет непосредственное выполнение основных задач стоящих  перед ним:

     - Осуществляет руководство деятельностью  отдела в области продажи товаров и оказания услуг;

      - Организовывает и ведет поиск  потенциальных клиентов и поставщиков;

     - Анализирует и систематизирует  базу контрагентов;

     - Проводит переговоры от имени  предприятия с контрагентами  по хозяйственным сделкам, обеспечивает выполнение договорных обязательств;

     - Согласовывает условия работы  с контрагентами, участвует в  оформлении и заключении договоров;

     - Организовывает и осуществляет  систематическое посещение контрагентов  для установления наиболее благоприятствующих  взаимовыгодному сотрудничеству отношений;

     - Разрабатывает и осуществляет  программы по мотивации контрагентов  на работу с предприятием;

     - Контролирует состояние и управляет  дебиторской и кредиторской задолженностью;

     - Обеспечивает сотрудников своего  отдела необходимыми для работы ресурсами;

     - Дает рекомендации и консультации  сотрудникам по продажам, контролирует  их работу;

     - Старается обеспечивать благоприятный  социально-психологический климат  в отделе;

     - Контролирует исполнение сотрудниками  правил внутреннего трудового распорядка;

     Начальник отдела продаж организует работу своего отдела, руководит деятельностью  его сотрудников,  а также контролирует ее. 
 

 

4.2. Анализ закупочной  логистики.

    В компании ООО «Вентснаб» все процедуры  закупочной логистики выполняет менеджер по снабжению.

    Заявка  на товар формируется следующим  образом:

    - пополнение складских запасов;

    -  новинка, если его заказывает  покупатель.

    После, чего менеджер распечатав предварительную  заявку, утверждает ее с руководителем  организации, параллельно производится анализ поставщиков и предлагаемой ими цены на товар, соответственно утверждается заявка и список поставщиков. После чего запрашиваются счета у поставщиков на соответствующее оборудование, уточняются сроки поставки.

Производится  последнее согласование с директором предприятия, после чего производиться оплата счетов. После составляется наилучший, оптимальный график доставки оборудования с учетом потребностей  покупателей, определяется какую транспортную компанию лучше заказать.

    Так как складской запас не большой, да и оборот товара в прочем, как и сама компания, логистика закупок проводиться можно сказать «по старинке», пополняются только израсходованные запасы, и крайне, крайне редко пополняется сверх того, что продано.

     Конечно, опираться только на человека, причем только одного (менеджер по снабжению) я считаю крайне необдуманно, ведь человеку свойственно ошибаться, да и система работы, формирования заявки, и дальнейшая обработка данных от поставщиков, происходит очень долго, и что не удобно обработать заявку невозможно если руководителя нет на рабочем месте по каким-либо причинам. 
Заключение

    Планирование  закупок играет важную роль в деятельности любого предприятия. В соответствии с этим можно выделить: во – первых необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании.

    Во–вторых сведение инвестиций, связанных с  запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции.

    В-третьих, поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

    В-четвёртых, соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование  большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.