Планирование закупок

Преимущества: отсутствие жестких обязательств по покупке определенного количества товаров, возможность корректировки договора о заказе; ускоренный оборот капитала; минимальный документооборот, связанный с осуществлением связи с поставщиком, необходимость минимального количества складских помещений.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяется только для тех товаров, которые редко используются и требуются в производстве. В этом случае заказ получается сразу и вывозится со складов поставщиков на склады заказчика.

Недостаток: увеличение издержек, связанных с оформлением необходимой документации для заказа, измельчение заказа, необходимость налаживания связей со многими поставщиками.

 

4. Документальное оформление заказа на поставку товаров

     Заказ на поставку товаров (заявка) - это предложение потребителя поставщику поставить продукцию с указанием ассортимента, количества, качества, срока поставки или выполнить работу, оказать услугу одной организации другой, где в деталях указываются характеристики товаров, которые организация хочет закупить, и условия закупки. Он включает следующие реквизиты:

1. Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами «Заказ» или «заказ на поставку».
2. Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.
3. Дата заказа.
4. Наименование и адрес поставщика и получателя товара
5. Ответственность за заказ. В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.
6. Наименование товара, количество поставляемых товаров, цена, сроки поставки.
7. Адрес поставки. В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.
8. Расчетный счет. Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для облегчения работы они окрашены в разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и  является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) - оправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, обозначенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) - отправляется для контроля и используется при необходимости  разрешения конфликтных ситуаций с  поставщиками.

После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается а архив.

 

5. Закупки и организация  собственного производства

     При планировании закупок после определения  потребности и расчета количества часто возникает необходимость  принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие  изделия, детали или производить  самому.

     Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку  и на собственное производство.

     В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также  учесть затраты на заказ; транспортировку, страховку и упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и  т. п.); персонал, связанный с закупками.

     Затраты на производство состоят из стоимости  сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.

     Сравнив, затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно  принять решение.

     Решение в пользу производства на месте может  быть принято и без помощи расчетов, например, если есть уверенность в  том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более  эффективно, организовав производство некоторых деталей, необходимых  для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырье, рабочую силу, энергию и  складские помещения.

6. Оформление получения товаров

     Оформление  получения товаров связано с договором поставки на основании которого оформляются заказы на поставку. Договор поставки, также как и заказ на поставку, оформляется в 2-х экземплярах, 1-ый экз. – для поставщика, 2-ой экз.- для покупателя.

     Кроме заказа на поставку товаров важными  документами являются:

• сопроводительное письмо, в котором указывается, какие товары и для какой фирмы предназначены.
• сертификаты
• документы транспортных организаций:

а) При отправке товаров железнодорожным видом транспорта оформляются следующие документы:

1. Договор на перевозку

2. Ж/д  накладная - составляется грузоотправителем на каждую отправку груза. В ней указываются: станция отправления и назначения, грузоотправитель и грузополучатель, род и масса груза, провозная плата и др. реквизиты

3. Дорожная ведомость - содержит все показатели накладной. На оборотной стороне ведомости предусмотрена отметка о пунктах перехода груза с одной дороги на другую, используется для учета погрузки и перевозок грузов по моменту прибытия, а также для учета продукции транспорта.

4. Корешок дорожной ведомости используется для учета погрузки и перевозок грузов по моменту отправления, остается на станции отправления,

5. Квитанция  о приёме груза выдается отправителю с целью удостоверения факта приема от него грузов для перевозки и получения с него провозных платежей.

б) При отправке товаров автомобильным видом транспорта оформляются следующие документы:

1. Договор на перевозку

2. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом; составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для расчетов за работу автотранспорта, а также для списания и оприходования товарно-материальных ценностей.

3. Путевой лист грузового автомобиля - основной первичный документ учета работы грузового автомобиля и водителя; выдается водителю ежедневно при выходе грузового автомобиля на линию.  
в) При отправке товаров морским видом транспорта оформляются следующие документы:

1. Договор на перевозку

2. Коносамент (накладная) – выдается перевозчиком отправителю после приёма груза к перевозке, служит доказательством приёма груза и удостоверяет факт заключения договора

г) При отправке товаров речным видом транспорта оформляются следующие документы:

1. Навигационный договор с пароходством

2. Накладная  по виду груза

д) При отправке товаров воздушным видом транспорта оформляются следующие документы:

1. Договор на перевозку

2. Грузовая накладная - документ, удостоверяющий заключение договора воздушной перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. Составляется на 4 бланках: накладная отправителя, грузовая накладная (состоит из собственно накладной и отрывного талона грузовой накладной, после выдачи доставленного груза грузополучателю сдается в бухгалтерию авиапредприятия); корешок грузовой накладной (остается в аэропорту отправления и сдается в бухгалтерию авиапредприятия); квитанция о приеме груза (подтверждает прием перевозчиком груза на условиях, перечисленных в накладной отправителя).

При получении  груза оформляют акт-приёмки, при  обнаружении брака, недостачи товаров  составляется претензия по возврату денежных сумм.

 

7. Заключение

     Планирование  закупок играет важную роль в деятельности любого предприятия. В соответствии с этим можно выделить:

     Во – первых: необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании.

     Во–вторых: сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции.

     В-третьих: поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

     В-четвёртых: соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

     Достижение  этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует  выполнения различных стандартных  операций способствующих рационализации системы закупок.  

8. Список  литературы

1. “Логистика” – учебное пособие под редакцией Аникина Б.А. М.:Инфра – М 2002 г.
2. Залманова М.Е. “Закупочно – распределительная логистика”: учебное пособие / СПИ. – Саратов, 1992 г.
3. Гаджинский А.М. “Логистика”: учебное пособие. – М.: Маркетинг 1999 г.
4. Беседина В.Н., Демченко А.А. Основы логистики в торговле: учеб. пособие.– М.: Экономика, 2005.
5. Циммерман Р. “Заготовительная логистика в организации прямых хозяйственных связей предприятий”: диссертация. – СПБ 1992г.
6. logisticsinfo.ru