Использование компьютерных технологий при обработке информации по учету кассовых операций

gn="justify">       Быстро  переместится к нужному пункту главного меню или подменю  можно, нажав  буквенную клавишу, соответствующую  первой буквы названия данного пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п.», а в пункте «Отчетность» — «т».

       Нужный  пункт меню или подменю можно  быстро выбрать и без клавиатуры - однократным щелчком мыши.

    Технология  обработки информации по учету кассовых операций предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:

1. настройка  системы;

2. обработка  справочников;

3. обработка  приходящих документов;

4. получение  отчетов и справок;

5. печатание  платежных документов;

6. сервисные  функции и архив.

    Настройка системы проводится на конкретное предприятие -проставляются его реквизиты (наименование предприятия, расчетный счет, адрес и др.), наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных машинограмм.

Справочники (база данных учета) подразделяются на:

•   справочники  балансовых счетов;

•   справочники организаций;

•   справочники  сотрудников;

•   справочники  наименований платежных документов;

•   справочники  назначения платежей.

    Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки  информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.

    Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другиедокументы по счету 50).

    Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код  вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

    Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

    После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.

    Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим  счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.

    Таким   образом    производится    автоматизация   учета   кассовых операций на предприятии.

З.5 Получение выходных, отчетных машинограмм

    В результате автоматизированной обработки  информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

    Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения  справки - № счета, вид операции и  период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.

    Подготовка  платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Выводы  и предложения

 

    АИТ в учете приобретают все большее  значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

    АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при  работе с документами, составлении  баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.

    При работе над этой курсовой работой  была использована программа фирмы  «1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматногооборотного баланса и многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п.), но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии.

Список  использованной литературы

1.  Брат а В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», учеб, пособие М.: Финансы и С1а1ис1ика. 1994.

2. Бабаева  З.Д., Терекова В.А., Рендухов И.М.. Шеина Т.Н. «Бухгалтерский учет: задачи и вопросы»; Учеб. пособие  - М/ Финансы и статистика, 1994

3. Информационные системы в экономике // под ред. В.В. Дика М : Финансы и статистика, 1998.

4. Камышанов  П.И. Практическое пособие но  бухгалтерскому учету. -М.: Экономика, 1995.

5.  Козлова  Н.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н, Бухгалтерский учет. - М.. Финансы и статистика, 1995.

6. «Компьютерные  технологии обработки информации»  // под ред. Назарова С.В. М/  Финансы и статистика, 1995.

7.  Новикова  В Компьютерный учет и групповые  операции // Бухгалтерский уче1, 1998. №2.

8   Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:ухгалтерии-Проф 6.0 для Windows». -М.: КомпьютерПресс, 1997.

9. Пахалко  О. Составляющие информационной  системы иредприя1ия // Экономика  и жизнь, 1997г. №14.

10.Программные  продукты БЭСТУ/ Экономика и жизнь, 1997. №7.

    И.Семенов М.И., Лойко В.И.. Барановская  Т.П. Автоматизированные информационные  технологии в экономике: Учебное  пособие для агрономических специальностей  вузов/Под общей ред. И.Т. Трубилина. -Краснодар: изд. КубГАУ, 1998.

 

Выводы  и предложения

       Важнейшим фактором повышения эффективности  производства в любой отрасли, в  том числе и в сельском хозяйстве, является улучшение управления.

       Совершенствование форм и методов управления происходит па основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накапливания, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных технологий (АИТ), называемых также новыми или современными.

       В мире наступил такой период, когда  производственный потенциал я 
научный уровень общества определяется суммарной мощностью ЭВМ и технологическим совершенством переработки с их помощью информации

       Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке  информации - важнейшая технико-экономическая  задача, которая требует ускоренного  развития индустрии информатики. При  этом возникают новые, еще не устоявшиеся в научной литературе понятия „информационная экономика", „информационные ресурсы" и т. д.

       Национальные  „информационные ресурсы" - эго  новая экономическая категория. Информация становится таким же ресурсом, как материал и энергия, и, следовательно, но отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же критические вопросы. Кто им владеет?, Кто в нем заинтересован?. Насколько он доступен?, Возможно ли его коммерческое использование?.

       В течение всей предшествующей XX веку истории развития человеческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило   относилась к категории непроизводственных затрат.

       В конце XX века впервые в истории человечества основным предметом труда в общественном производстве промышленно развитых стран становится информация. Возникли (енденции неуклонною перекачивания трудовых ресурсов из сферы материальною производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название "информационный кризис".

       В настоящее время молено указать  на два различных фактора, убедительно свидетельствующих о начале перехода промышленно развитых стран па качественно новый этап технологического развития, который принято называть веком информации и новых информационных технологий.

       1) время удвоения объема накопленных  научных знаний составляет 2-3 года (в 1900 - 50 лет, 1950 - 10 лет, 1970-5 лет);

2) материальные  затраты на хранение, передачу и переработку информации превышают аналогичные расходы на энергетику.

       По  данным ЮНЕСКО, в настоящее время  уже более половины всего занятого населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие в процессе производства и распространения информации.

       Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового  процесса, однако усложнение трудового  процесса вызывает трудности управления при обработке информации вручную.