Стадії та процедури обробки економічної інформації

11. Стадії та процедури  обробки економічної інформації.

Рішення окремих, або  навіть багатьох задач без їх взаємозв'язку, як свідчить практика, не є ефективним. Тільки системна обробка одноразово зібраної первинної (фактичної) інформації при вирішенні всього комплексу задач принесе відчутну вигоду.

 Термін "система"  використовується у широкому  плані і має різне тлумачення. Однак з наукової позиції цей  термін визначає як сукупність  взаємозв'язаних та (у ряді випадків) взаємозалежних елементів або  частин, що утворює єдине ціле, направлене на досягнення єдиної мети. Тому термін "система" включає:

 велику кількість  взаємозв'язаних і взаємозалежних  елементів або частин;

 ця велика кількість утворює єдине ціле, так як вилучення якого-небудь елементу або частини порушить властивість цільності, тобто єдності;

 зазначене єдине  ціле має визначену мету або  призначення, як і характерні  для усієї сукупності елементів  або частий, а не для якої-небудь  комбінації з них.

 Структура системи  визначається розташуванням і  взаємозв'язками елементів або частин системи при виконанні своїх функцій. Звичайно, ця структура залежить від її величини і складності. Величина системи характеризується не тільки кількістю її елементів або частин, але і зв'язками поміж ними. Складність же визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей її елементів або частин та різною якістю зв'язків (прямі, зворотні, нейтральні тощо).

 При дослідженості  соціально-економічних і організаційних  систем важливо установити загальні  зв'язки поміж її елементами або частинами.

 Науковою основою  для раціонального або ефективного  управління тією чи іншою системою  є системний підхід.

 Системний підхід - ця сукупність методологічних  принципів і положень, які дозволяють  розглядати систему як єдине  ціле з погодженою діяльністю всіх її елементів або частин, які називаються інколи підсистемами. Це підсистеми в ряді випадків виступають як "самостійні системи низчого рівня. Такий підхід передбачає вивчення кожного елементу або частини (підсистеми) в його взаємозв'язку і взаємодії з іншими елементами або частинами (підсистемами); дозволяє спостерігати заміни, які відбуваються у системі як результат аміни її основних елементів або частин (підсистем);виявляти специфічні системні властивості, робити обгрунтовані припуски відносно закономірності розвитку системи та визначити оптимальний режим її функціонування. З цих позицій і розглянемо сутність системної обробки економічної інформації на соціально-економічному об'єкт і управління.

 Соціально-економічний  об'єкт управління, будь-то підприємство або виробниче об'єднання, є організаційно-економічною системою. В цих об'єктах управління, як було зазначено в п. 1.1., взаємозв'язок керуючої і керованої систем визначається через інформаційну систему, в якій інформаційні сукупності, що характеризують нормативні, планові і фактичні явища та процеси, також щільно взаємозв'язані і взаємозалежні.

 Взаємозв'язок інформаційних  сукупностей розглянемо на прикладі  промислового підприємства, де конструкторська  і технологічна інформація характеризує структуру і технологію виготовлення виробів; нормативна і розцінкова інформація є базою при плануванні виробництва цих виробів, довідкова ж інформація добре доповнює вищезазначену. Облікова (фактична) інформація характеризує процеси і явища, ар здійснюються у виробничо-господарській та іншій діяльності. Через цю, фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва по виготовленню виробів за всіма параметрами і відповідно до конструкторських і технологічних вимог.

 Слід відзначити, що  елементи інформаційної системи - інформаційні сукупності в об'єкті управління не тільки взаємозв'язані і доповнять один одного, але і багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторювання) занадто ефективно використовується при застосуванні ГТЕОЦ. Наприклад, якщо нормативно-планова і конструкторське-технологічна (тобто умовно-постійна) інформація зазначає ЩО, В ЯКІЙ (заданій) КІЛЬКОСТІ, ЯК, ДЕ, НА ЧОМУ. ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО. В ЯКИХ УМОВАХ тощо треба робити, то фактична (облікова) інформація відповідає - ХТО, ЩО, В ЯКІЙ (фактичній) КІЛЬКОСТІ, ЯК, ДЕ. НА ЧОМУ, ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО, В ЯКИХ умовах тощо уже зроблено. Як бачимо, перша частина інформації - умовно-постійна - доповнюється другою частиною - фактичною. При цьому, як у першій, так і р другій частингіх с багато спільного. Так інформація, що відповідає на запитання - ЩО, ЯК, ДЕ, НА ЧОМУ, ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО, і В ЯКИХ УМОВАХ - є в сбох частинах, і тільки інформація, яка відповідає на питання ХТО ЗРО БИВ і В ЯКІЙ КІЛЬКОСТІ є новим доповненням (тобто перемінною інформацією). При цьому, якщо фактичний показник В ЯКІЙ КІЛЬКОСТІ буде відповідати плановому, то він уже не буде новим доповненням.

 Якщо формування  і обробка інформаційних сукупностей  виконується вручну то ці загальні  умовно-постійні показники в процесі управлінських і інших операція багаторазово переписуються фахівцями різних рівнів -конструкторами і технологами, плановиками і бухгалтерами, економістами і нормувальниками тощо.

 Інша справа, якір  ці умовно-постійні показники  один раз зафіксувати на машинних носіях, їх можна багаторазово використовувати фахівцями в своїй роботі, в тому числі і в обліку. Так, якщо доповнити їх фактичними показниками, що виникають у виробничо - господарській діяльності, то всю по інформаційну сукупність можна обробляти автоматично на ПЕОМ.

 Зазначені процеси  можна здійснити використовуючи  комплекси засобів обчислювальної  і периферійної техніки, за  допомогою якої раціонально виконується  чотири групи основних операцій: збір і передача інформації  в пеон, її обробка за заздалегідь розробленими алгоритмами і програмами, видача обробленої інформації користувачам, зберігання і пошук інформації. В залежності від експлуатаційних можливостей і ступеня застосувавши зазначеної техніки при виконанні цих операцій, здійснюється часткова і комплексна механізація операцій, часткова і повна автоматизація операція. Повна або комплексна автоматизація операцій на практиці і в літературі відома як машинна або автоматизована обробка економічної інформації.

 Застосування технічних  засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій занадто знижує трудомісткість збору і обробки фактичної (первинної) інформації, зменшує кількість помилок, звільнює багато часу у фахівців для виконання інших обов'язків. Більше того, створюються, таким чином, реальні умови для всебічного одноразового збору і багаторазової обробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникає вперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (склад виробу) інформація, яка зафіксована на машинному носії, на різних етапах управлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, а потім нормативною, плановою і, наіхаггі, фактичною інформацією. Все це свідчить про те, що перехід від механізації або автоматизації на окремих ділянках обліку і планування до системної автоматизованої обробки економічної інформації по підприємству в цілому є об'єктивною необхідністю.

 Удосконалення технічних  засобів і методів по збиранню  і обробці економічної інформації, наприклад, поява ПЕОМ, які використовуються як АРМ Фахівців, свідчить про те, що є реальна можливість збирати первинну (фактичну) інформацію в ритмі виробництва, тобто близько до реального часу, здійснити перехід від рішення окремих обліково-планових і нормативних задач до системного рішення задач по управлінню підприємством в цілому. Цьому сприяє і впровадження комп’ютерної інформаційної технології, яка одержала назву нової інформаційної (безпаперової) технології.

 Основу нової інформаційної  (безпаперової) технології, при якій  застосовуються ПЕОМ, складають розподілені системи сучасної обчислювальної техніки, "приязне" програмне забезпечення, розвиток комунікацій, безпаперове (тобто екранне) видавання обробленої інформації користувачам. Користувачу, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють не тільки автоматизувати процес зміни форми і місця розміщення інформації, але і змінити її зміст. Сучасні ПЕОМ не викликають інформаційну продуктивність, але надають можливість фахівцю підвищити продуктивність праці шляхом збільшення обсягів робіт, ар він виконує індивідуально.

 Таким чином, нова  інформаційна (безпаперова) технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (по каналах зв'язку) і обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачу на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:

 праця користувача  на ПЕОМ у режимі маніпулювання  (не клавіатуру, мишу, сканер і  бачить через засоби виводу - екран  і принтер, а не знає як  відбуваються ці процеси;

 прохідна (наскрізна)  інформаційна підтримка на всіх  етапах проходження інформації  на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення і захисту інформації;

 безпаперовий процес обробки інформації, при якому на папері фіксується (за необхідністю) лише остаточний варіант розрахунків у вигляд;

 документа, а проміжні  версії і необхідні дані записані  на машинні носії і доводяться  до відома користувача через  екран ПЕОМ;

 інтерактивний (діалоговий) режим рішення задачі (одержання  необхідних показників) з широкими  можливостями для користувача;

 можливість колективного  виконання документів на основі  об'єднаної каналами зв'язку групи  ПЕОН, які працюють в одному  режимі;

 можливість адаптивної  перебудови форм і способу  подання інформації у процесі  рішення задачі або при одержанні необхідних показників.

 Нова інформаційна технологія  може бути впроваджена на об'єкті  управління як свідчить практика, двома способами; в локальні  інформаційні структури які засновані  на адаптації нової інформаційної  технології до діючої організаційної структури, на удосконаленні докорінним чином діючої організаційної структури управління.

 Першій спосіб впровадження нової інформаційної технології приводить до локального удосконалення методів обробки інформації, які діють на об'єкті управління і не міняє діючу організаційну структуру управління. Так як комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються тільки методи збору і обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. У цьому випадку здійснюється розподіл обов'язків поміж оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому відбувається зливання операцій по збиранню і обробці первинної (інколи з умовно-постійною інформації, а в ряд випадків і з функцією прийняття управлінських рішень.

 За другим способом  впровадження нової інформаційної  технології удосконалюється організаційна  структура управління таким чином,  щоб ця технологія принесла  як найбільшу ефективність управлінню  виробництвом. В цьому випадку  відбувається розвиток комунікацій і розробляються нові інформаційні і організаційні взаємозв'язки, створюються комплекси взаємозв'язаних АРМ керівників і фахівців різних рівнів, впроваджуються розподілені бази даних. При цьому способі продуктивність організаційної структури управління збільшується за рахунок раціонального розподілення обробки інформації; відбувається зниження обсягів інформаційних потоків по каналах зв'язку, приближення обробленої інформації до користувачів різних рівнів, збирання і обробка первинної інформації в ритмі виробництва, яка передається відповідним користувачам в такому ж ритмі.

 Таким чином, перший  спосіб впровадження нової інформаційної  технології орієнтований на діючу  організаційну. структуру управління. При цьому ступінь риску від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, так як зроблені затрати незначні і організаційна структура не змінювалась. Другий спосіб спрямований на принципова зміна організаційної структури управління в бік її удосконалення. Однак для обох способів принципово змінюються методи використання обчислювальної, периферійної і організаційної техніки : замість централізованого впроваджується децентралізований збір і первинна обробка інформації і, тобто ці процеси наближається у першу чергу до місць, де виникає і використовується первинна (фактична) інформація. На практиці і в літературі ці методи використання одержали назву розподілених обчислювальних систем, в яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням мікро-ЕОМ (ПЕОМ).

 Розподілена обробка  інформації дозволяє прискорити  збирання і обробку її за  рахунок максимального наближення  засобів обчислювальної і периферійної техніки до місць, де виникає ця інформація, обробляється і використовується керівниками і фахівцями різних рівнів, більш ефективніше задовольнити різноманітні ) часто мінливі інформаційні потреби управлінського персоналу, забезпечити необхідною інформацією процеси прийняття рівень для оперативного управління; знизити затрати на утримання всієї обчислювальної системи; збільшити гнучкість і підвищити живучість системи (вихід однієї пеон не приведе до віднови всі системи); безпосередньо приймати участь керівникам різних рівнів в процесі управління (в діалоговому режимі) і підвищити їх відповідальність за прийняті (або не прийняті) управлінські рішення; поступово (модульна) створювати обчислювальну систему за рахунок зміни окремих периферійних технічних засобів (добавлення нових, в тому числі і ПЕОМ.

 Щоб організувати  системну автоматизовану обробку  економічної інформації, яка використовується  для управління об'єктом, потрібно  створити таку систему, в якій  достовірна первинна (фактична) інформація, яка характеризує виробничо - господарську і іншу діяльність, один раз в мінімальному складі в ритмі виробництва фіксувалась би і в такому ще ритмі передавалась і оброблювалась (разом з умовно-постійною) на ЕОН таким чином, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю задовольняла би усім вимогам управління об'єктом, у тому числі інформуванню керівників і фахівців різних рівнів, а також процесам формування і планування, обліку і контролю, складання установленої зведеної звітності і проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу і по різних структурних ланках і об'єкту управління в цілому.