Учет расчетов с магазинами на складе средствами СУБД MS Access

Таблицы – содержат данные.

Запросы – позволяют задавать условия  для отбора данных и вносить изменения  в данные.

Формы –  позволяют просматривать и редактировать  информацию.

Страницы  – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие  просматривать данные Access с помощью  броузера Internet Explorer.

Отчеты  – позволяют обобщать и распечатывать  информацию.

Макросы – выполняют одну или несколько  операций автоматически.

Создание таблиц

Реляционные БД представляют связанную между  собой совокупность таблиц-сущностей  базы данных (ТБД). Связь между таблицами  может находить свое отражение в  структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют  экземпляру объекта, конкретному событию  или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся  таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одно  из важнейших достоинств реляционных  баз данных состоит в том, что  можно хранить логически сгруппированные  данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация  данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и  организацию запросов и отчетов.

 

6. 2.2. Создание базы данных «Учет расчетов с магазинами на складе средствами СУБД MS Access»

 Для  решения поставленной задачи  принята схема базы данных, представленная  на Рис. 1. Для открытия схемы данных необходимо выбрать команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.

Рис. 1. Схема данных

Составляющими базу данных являются четыре таблицы, из них три основные:

• Справочник товаров – содержит информацию о товарах;
• Накладная – содержит информацию о передаче товарно-материальных ценностей от одного лица другому;
• Справочник магазина – содержит информацию о покупателях;

и одна второстепенная:

• Отгрузка – содержит информацию об отгрузки товаров;

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:

1. открыть базу данных;
2. на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;
3. ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;
4. изменить свойства полей, если это необходимо;
5. выбрать ключевое поле, если это необходимо;
6. выполнить «Файл»®»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
7. закрыть таблицу.

Установка связей между  таблицами

Вся необходимая  работа осуществляется в специальном  окне Схема данных, которое открывается  кнопкой  на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.

Одновременно  с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы (Рис.2.), из которого выбираются таблицы, между которыми создаются  связи.

Рис. 2 Добавление таблицы

Добавление  таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых  таблиц, окно Добавление таблиц, закрывается  щелчком на кнопке Закрыть.

В итоге  в окне Схема данных будут представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Рис. 3 Схема данных

Определение связи по простому ключу. Для установки  связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице  и затем мышкой перетаскивается  на дочернюю (подчиненную) таблицу. После  того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей (Рис. 4.), в котором видно по каким  полям устанавливается связь. В  этом же окне обеспечивается целостность  БД, отметкой параметров Обеспечение  целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное  удаление связанных полей.

Рис. 4. Изменение связей

 

 

 

 

 

 

После нажатия кнопки Создать между  таблицами будет установлена  связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : µ.

Определение связей по составному ключу. Установить такую связь между таблицами  можно по составному ключу. Для этого  нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение  связей (Рис.5.) выбрать соответствующие  поля подчиненной таблицы, которые  будут соответствовать частям составного ключа родительской таблицы. Список полей появится при щелчке мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Рис. 5 Установки связи по составному ключу

Ниже  описана структура основных таблиц Накладная и Отгрузка.

Таблица «Отгрузка» предназначена для однозначной  идентификации товара номером и  хранения данных о товаре. Структура  таблицы представлена в Таблица 1.

Таблица 1 Структура таблицы «Отгрузка»

ТИП ДАННЫХ	ПРИМЕНЕНИЕ	ПОЛЕ
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя	Номенклатурный номер
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов	Количество
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)	Наименование товара
Дата/время	Для хранения календарных дат и  текущего времени	Дата отгрузки
Денежный	Для хранения денежных сумм	Цена

Вид таблицы  «Отгрузка» представлен на Рис.6.

Рис. 6. Вид таблицы «Отгрузка»

Таблица «Отгрузка» предназначена для идентификации  счета номером и хранения данных о выписанных счетах. Структура таблицы  представлена в Таблица 2.

Таблица 2 Структура таблицы «Накладная»

ТИП ДАННЫХ	ПРИМЕНЕНИЕ	ПОЛЕ
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя	Номенклатурный номер
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов	Количество
Денежный	Для хранения денежных сумм	Цена, стоимость
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)	Наименование товара

Вид таблицы  «Накладная» представлен на Рис.7.

Рис. 7. Вид таблицы «Накладная»

Второстепенные  таблицы были созданы для уменьшения избыточности данных, путем выделения  общих частей из основных таблиц. Создание данных таблиц полностью идентично  созданию основных таблиц.

Создание запросов

Запросы являются мощным средством обработки  данных, хранимых в таблицах Access. С  помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также  используются в качестве источника  данных для форм и отчетов. Запросы  позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера  запросов автоматически выполняют  основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Построение запросов в  режиме Конструктора

В объекте  Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный  бланк, называемый бланком запроса  по образцу. В верхней области  отображается структура таблиц, к  которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы –  по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных  таблиц в бланк запроса необходимо поместить все участвующие в  запросе таблицы.

Таблицы, к которым обращен запрос, можно  открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно  поместить в столбец нижней части  бланка.

Если  необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены  по какому либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Бывают  случаи, когда некоторое поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод  на экран в нижней части бланка.

Дополнительным  средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие  отбора. Соответствующая строка также  присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно  задать индивидуальное условие, используя  логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR.

Для изменения  следования полей в столбцах нижней части бланка необходимо: выделить столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпустить); еще раз щелкнуть на заголовке и, не отпуская кнопки, перетащить столбец на нужное место.

Для выполнения запроса нужно нажать кнопку на панели инструментов или перейти в режим таблицы, выполнив команду Вид → Режим таблицы. При закрытии для сохранения запроса ему дают имя.

Создание форм

Формы позволяют  вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа  к самим таблицам.

Автоформы. В отличие от таблиц, структуру  которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью  средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные»  и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и  редактирования данных. «Ленточная»  автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная  автоформа по внешнему виду ничем  не отличается от таблицы, на которой  она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться  командной кнопкой  . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма основывается на полях  из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.

Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов и других параметров отображения  элементов формы осуществляется в режиме Конструктора форм.

Для открытия формы в режиме конструктора следует  выделить необходимую форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться  командной кнопкой  .

Если  форма уже была открыта, перейти  в режим конструктора можно, используя  командную кнопку Вид.

При запуске  базы данных автоматически запускается  Главная кнопочная форма (Рис. 8), созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис ® Служебные программы ® Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно диспетчера кнопочных форм. Далее необходимо создать необходимые подчиненные кнопочные формы, а затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо – объект, над которым выполняется это действие.

Рис. 8 Главная кнопочная форма

В главной  кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (Отчеты, Формы), а так  как база данных ориентирована на продажу товаров, то формы, необходимые  в первую очередь для продажи, также представлены на ГКФ. Кнопка «Выход» позволяет закрыть БД.