Табличный процессор Microsoft Excel

     Содержание

     Табличный процессор Microsoft Excel

     Введение

     1 Типы данных

     1.1 Числовые константы

     1.2 Формулы

     1.3 Текстовые данные

     Заключение

     Компьютерные  сети

     Введение

     Универсальный локатор URL

     Поисковые системы и средства поиска Internet Explorer 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      
 

 

         Табличный процессор Microsoft Excel

       Введение

       Данные  в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках, для этого надо  выбрать в меню Формат/ Ячейки/ Число или нажать Ctrl +1.

       В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы  приведены названия всех используемых в Excel форматов. Для формата каждой категории приводится список его  кодов. На рисунке из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

       Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или  ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

       Любая последовательность введенных в  ячейку символов, которая не может  быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

       Данными в Excel могут быть числа, текст, формулы, даты, время, графические объекты.

       В Microsoft Excel поддерживается три типа данных:

• текстовые данные
• числовые константы
• формулы

       Форматы, используемые Excel для ввода данных:

• Общий — задается по умолчанию, если не заданы никакие другие специальные форматы - числа могут представляться как целые, десятичные или экспоненциальные;
• Числовой — служит для определения количества десятичных знаков, установления разделителя разрядов и формата отрицательных чисел (например, 3758,75; -3758,75)(рис.1);

        Формат с разделителями 
 

       Увеличить разрядность Уменьшить разрядность

Рис.1 Кнопки панели Форматирование для установки числа знаков после десятичного разделителя и отделения групп разрядов

• Денежный — отображает числа как денежные величины (например, 3 758,75р.) (рис.2);

 

Рис.2 Кнопка Денежный формат

• Финансовый — выравнивает денежные величины по разделителю целой и дробной части (например, 3 758,75 р.);
• Дата – представляют числа как даты (например, 15.04, 19.03.08, 25 март 08);
• Время – представляют числа как время (например, 13:30, 1:40 РМ, 13:30:55);
• Процентный — умножает содержимое ячейки на 100 и отображает полученное значение с символом процента (%) (например, 35 % для числа 0,35) (рис.3);

 

       Рис. 3 Кнопка Процентный формат

• Дробный — предлагает выбрать встроенные форматы для отображения дробей (например, 3/4 для числа 0,75);
• Экспоненциальный — позволяет представлять числа в экспоненциальной форме (мантисса и порядок) и задавать количество десятичных знаков (например, 4Е+03для числа 3758,75);
• Текстовый – позволяет отобразить содержимое ячейки в том виде, в котором оно вводится;
• Дополнительные – включают форматы почтовых индексов и формата номера телефона (например, число 1234567, отформатированное как номер телефона, преобразуется в 123-4567).

 
 

 

        1 Типы данных

       1.1 Числовые константы

       Числовые  константы, использующие в Microsoft Excel могут быть следующих типов:

• числовые;
• текстовые
• значения времени и даты;
• логические значения;
• значения ошибок.

         Ячейка числового типа может содержать числа в диапазоне – 1.67*10 …1, 67*10, при этом количество значимых цифр – не более 15.

       Excel предоставляет возможность вводить числа в различном формате. Можно вводить десятичные числа, денежные единицы, проценты и представлять числа в экспоненциальном виде.

       Числовые  значения — это данные, которые состоят только из цифр от 0 до 9 и некоторых специальных символов (+, —, Е, е, (),%,/, разделителя тысяч и знака валюты).

       Вводить числа в ячейки очень просто. Надо переместить табличный курсор в  нужную ячейку (в результате она  станет активной), затем ввести число  и нажать клавишу Enter. Число будет отображено в ячейке и в строке формул Excel. В строке формул отображается содержимое активной ячейки. При вводе чисел можно использовать десятичные точки (или запятые) и знаки денежных единиц; кроме того, допускаются знаки "плюс" и "минус".

       Примечание. Число в ячейке отображается не более чем 15 знаками. Иногда вводимое число не будет отображаться точно в том виде, в каком его ввели. В частности, если ввести очень большое число, оно может быть преобразовано в экспоненциальный формат (рис.3).

         
 

     Рис. 3 Преобразование числа в Экспоненциальный формат

         В строке формул при этом  будет отображаться то число,  которое ввели первоначально.  Программа просто переформатирует  значение так, чтобы оно помешалось  в ячейку. Если расширить столбец,  то число отобразится в том  виде, в котором его ввели. Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки.

       Существуют  следующие правила ввода чисел:

1. Если ввод числа начинается со знака «+» или «-», пиксель опускает «+» и сохраняет «-», интерпретируя введенное значение как отрицательное число.
2. Числовые значения, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5) интерпретируется, как -5.
3. Символ Е или е используется при вводе чисел в потенциальном представлении. Например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестой степени).
4. При вводе больших чисел позволяется вставлять пробел для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т. д. При таком вводе числа в ячейках появляются пробелами, а в строке формул без пробелов.
5. Если ввод числа начать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат.
6. Если ввод числа закончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат.
7. Перед вводом рациональной дроби, чтобы Excel не интерпретировал ее как дату, следует ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести 0 3/4. Числа можно вводить в различных форматах. В Excel имеется набор стандартных числовых форматов, которые при желании могут быть изменены. Также можно создать собственные пользовательские форматы.

       Часто возникает необходимость вводить  в рабочую таблицу даты и время. В Excel даты и время считаются числовыми значениями, которые форматируются специальным образом, чтобы отображаться как даты или время.

       В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения  времени в Excel являются сутки. Они  представляются последовательными  десятичными значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1, — это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты 65380 представляет 31 декабря 2078 года. При вводе даты года Excel сохраняет ее в виде десятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовой датой. Время суток — это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дня представляется значением 0,5.

       Внешнее представление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке. В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/ », « — » — для даты; «> — для времени.

       При вводе даты между 1920 и 2010 гг. можно  указывать только две последние  цифры года. При вводе даты вне  этого диапазона год нужно записывать полностью.

       Чтобы ввести текущее время в ячейку или в формулу, следует одновременно нажать клавиши Ctrl, Shift и «:». Для ввода  текущей даты в ячейку или формулу  следует одновременно нажать клавиши Ctrl и «;».

       При вводе даты и времени нет различий между строчными и прописными буквами. При использовании 12-часового формата после ввода времени через пробел следует ввести АР (А) — для ввода времени до полудня и РМ (Р) — для ввода времени после полудня. Например, 3:00 РМ означает 15:00. Дату и время можно ввести в одну ячейку. Тогда их следует разделить пробелом.

       Данные  типа даты и времени суток могут  участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а также входить в  состав формул в виде текста (тогда  их необходимо заключить в двойные кавычки) (Таблица 1).

       При вводе даты обратите внимание на строку формул. Если там отображается в точности то, что вы ввели, значит, Excel не интерпретировала введенное значение как дату. Если же в строке формул вы увидите запись в формате ДД.ММ.ГГГГ, значит, Excel правильно интерпретировала введенную дату. При вводе времени Excel расширяет свою систему представления дат (таблица 2).

 

 

      1.2 Формулы

        Главное предназначение Excel – вычисления в электронных таблицах при помощи формул. Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: числовые константы, адреса ячеек, функции, операторы, ссылки. Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул. Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в 9 групп (рис.4):  
 
 
 

      

     Рис. 4 Вкладка Число диалоговое окно Формат ячеек

     Кроме встроенных функций можно использовать в вычислениях 
пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel. 
Правила работы с формулами и функциями:

1. Формулы начинаются со знака «=»;
2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям;
3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если 
   функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые 
   скобки без пробела между ними;
4. Аргументы перечисляются через запятую;
5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать 
   адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое 
   ячейки, адрес которой задан в формуле;
6. В формулах недопустимы пробелы;
7. Функция не может иметь более 30 аргументов;
8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента);
9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа;
10. Длина формулы не должна превышать 1024 элементов.