Создание реляционной базы данных в Access

Вариант № 2

 

Подавляющее большинство деловых операций сегодня записывается,

отслеживается и анализируется в виде данных, хранящихся в

реляционных системах. Система управления реляционными базами

данных Microsoft Office Access обеспечивает создание реляционных

структур данных, а также запросов, форм и отчетов, необходимых для

работы с ними.

Основные компоненты MS Access:

• построитель таблиц;
• построитель экранных форм;
• построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует

стандарту ANSI);

• построитель отчётов, выводимых на печать.

 

1. Создание реляционной базы данных.

 

 

Создание реляционной базы данных в Access начинается с формирования

структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задаются их свойства. Для каждого поля обязательно задается имя, однозначно определяющее это поле в таблице, и тип данных, соответствующий сохраняемым в этом поле данным. Тип данных определяет значения, которые можно сохранить в поле, операции, которые можно выполнить с данными, а также выделяемый объем памяти. С каждым полем также связывается группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля.

После определения структуры таблиц создается схема данных, в

которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и

использует эти связи при обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически отслеживать ее целостность. Для этого при определении структуры таблицы должны быть указаны уникальный первичный ключ и ограничения на допустимые в полях (столбцах) значения данных, а при создании схемы данных должны быть заданы параметры поддержания целостности связей таблиц базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т. е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных являются формы ввода-вывода, являющиеся экранным аналогом документа — источника данных и обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы.

Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты

в одном файле. Поэтому, прежде чем приступить к созданию таблиц,

необходимо создать файл пустой базы данных.

    Моя работа состояла из следующих действий:

1. Запускаю MS Access 2010. После запуска сразу откроется раздел «Создать» на вкладке «Файл».
2. Выбираю создание «Новая база данных». Для этого необходимо ввести имя БД в поле «Имя файла», называю ее «АТТЕСТОВАННЫЕ СОТРУДНИКИ.accdb» и указываю путь для сохранения.
3. Жму «Создать».

После создания базы, откроется окно с первой таблицей.

 

2. Создание таблиц.

 

В режиме таблицы можно сразу же приступить к вводу данных, позволив приложению Access сформировать структуру таблицы автоматически. Имена полей задаются номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажимаю кнопку Таблица .
2. Приложение Access создаст таблицу и поместит курсор в первую пустую ячейку столбца, нажимаю, чтобы добавить.
3. Чтобы добавить данные, ввожу их в первую пустую ячейку ( можно вставить из другого источника).

Также таблицу можно создать при помощи режима Конструктора.

В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем необходимо переключиться в режим таблицы для ввода данных либо ввести данные другим способом, например с помощью формы.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажимаю кнопку Конструктор таблиц. 
2. Для каждого поля в таблице ввожу имя в столбце Имя поля(«СОТРУДНИК» и «ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ»), а затем в списке Тип данных выбираю тип данных.
3. Для каждого поля в столбец Описание можно ввести дополнительные сведения. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния всех элементов управления, создаваемых путем перетаскивания поля из области Список полей на форму или отчет, а также всех элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.
4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраняю таблицу.
5. На вкладке Файл нажимаю кнопку Сохранить.
6. Чтобы начать вводить данные в таблицу, можно в любой момент времени переключиться в режим таблицы, щелкнуть первую пустую ячейку и начать ввод.
7. Ввожу данные.

 

Для ускорения доступа к данным в таблицах можно создать индекс по конкретному полю или нескольким полям. Первичный индекс создается для ключевого поля. Для установления связей между таблицами наличие индексированных полей желательно. Ключевое поле может быть простым или составным, т.е. состоять из нескольких полей и служит для однозначной идентификации каждой записи в таблице. Для индексированных полей необходимо определить, допускают ли они дубликаты значений. 

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку "Индексы"  на панели инструментов. Будет открыто окно индексов.

Сила реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. 

1. Открываю таблицу в режиме конструктора.
2. Выделяю одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля выбираю область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей нажимаю и удерживаю клавишу CTRL и выбираю область выделения для каждого поля.
3. Нажимаю кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

В моей работе в таблице Сотрудники индексированным будет поле Должность, а в таблице Штатное расписание ключевым полем – Должность.

 

3. Установка связей между таблицами.

Для создания запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу, необходимо установить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц (для удобства рекомендуется задавать для этих полей одинаковые имена). В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Чтобы установить связь между таблицами нужно выполнить команду Сервис -> Схема данных.

1. Появится окно Схема данных. Если связи устанавливаются впервые, оно будет содержать диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы отсутствует, его можно открыть, выбрав Связи -> Добавить таблицу или выбрать пиктограмму Добавить таблицу.
2. Выбрать таблицу, которая будет использоваться для установки связей, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных.
3. Повторить действия, описанные в п.2 для каждой таблицы, участвующей в установке связи.
4. Для создания связей между таблицами переместить поле (или поля), которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно Связи.
5. В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.
6. Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Кроме этого флажка в окне представлены и другие:
• Каскадное обновление связанных полей. При включении данного режима изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.
• Каскадное удаление связанных полей. При включении данного режима удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.
7. Выполнить щелчок на кнопке Создать. Затем закрыть окно Связи. При запросе о сохранeнии связи выполнить щелчок на кнопке Да.

 

4. Создание запросов.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к хранящимся в таблицах данным. Они также используются для обработки информации, хранящейся в таблицах: сортировки данных, проведения вычислений с ними, создания таблиц с выборочными данными, подведения итоговых результатов и т. п.

Access позволяет выполнять следующие виды запросов:

• запрос на выборку данных;

• запрос с условием;

• запрос с вычисляемыми полями;

 • итоговый запрос;

• параметрический запрос;

• перекрестный запрос;

• запрос на изменение записей.

Запросы можно создавать в режиме Мастер запросов и в режиме Конструктор запросов.

В своей работе я использовала режим Мастер запросов. С помощью Мастера запросов можно создать запрос путем выбора предлагаемого готового варианта и по наводящим подсказкам.

Запрос на выборку данных. Данный запрос выбирает для просмотра только необходимые поля таблицы.

1. Выбираю на вкладке Создание кнопку Мастер запросов.
2. В диалоговом окне Новый запрос выбираю Простой запрос и нажимаю кнопку «ОК».
3. В группе Таблицы и запросы выбираю таблицы, содержащие нужные данные (в моем случае – Сотрудники и Штатное расписание).
4. В группе Доступные поля выбираю поля Фамилия, Имя, Отчество, Возраст, Специальное звание (из таблицы Сотрудники) и Подразделение (из таблицы Штатное расписание). При этом они добавятся в список Выбранные поля. После добавления полей нажмем кнопку «Далее». Присвоим запросу имя Запрос 1, а затем нажмем кнопку «Готово».

В запрос требуется включить только тех сотрудников, возраст которых превышает 30 лет. Условие запроса – это правило, определяющее, какие записи требуется включить в результаты запроса.

1. Открываю Запрос 1 в режиме Конструктора. На экране появится диалоговое окно запроса, состоящее из двух частей: верхней, где представлены таблицы, на основе которых строится запрос, и нижней, где выбираются поля из таблиц и где, собственно говоря, непосредственно формируется запрос.
2. Нижняя часть называется бланком запроса по образцу, иначе QBE-бланком или QBE-областью. Бланк запроса содержит строки:

• Поле – для запрашиваемых полей;

• Имя таблицы – для вывода имени таблицы, из которой выбирается поле;

• Сортировка – для проведения сортировки по этим полям;

• Вывод на экран – для вывода или нет выбранных запросом полей на экран;

• Условие отбора – для ввода условий на выбор записей в соответствии с заданными условиями, причем условия по отдельным полям в этой строке соединяются операцией «И» (все условие верно только, если все составляющие его условия верны);

• Или – для ввода условий, которые соединяются с условием в вышерасположенной строке Условие отбора по принципу «ИЛИ» (все условие верно, если хотя бы одно из составляющих его условий верно). Для создания простого запроса необходимо в бланк запроса перенести мышью нужные поля.

3. После этого активизируется вкладка Конструктор, которая содержит группы инструментов Результаты, Тип запроса, Настройка запроса, Показать или скрыть.
4. Для подготовки запроса с условием нужно записать в строке Условие отбора бланка запроса выражение, которое состоит из операндов, операторов, функций, ссылок на имена полей, позволяющих выбирать необходимую информацию по заданному критерию отбора. Мне нужен Логический оператор Больше (> 30).
5. Для выполнения запроса необходимо активизировать кнопку Выполнить в пиктографическом меню. В результате на экране

в виде таблицы отобразится выполненный запрос. Сохраняю его.

Также мне необходимо вычислить средний возраст всех сотрудников. Для этого мне нужно выполнить Итоговый запрос. Итоговые запросы используются в том случае, если необходимо сгруппировать записи, выбранные согласно заданным условиям, по совпадающим значениям поля, а по несовпадающим значениям вычислить итоговые значения. В таких запросах используются два типа полей: по одним полям осуществляется группировка данных, по другим – вычисления.

Я буду использовать функцию Avg - вычисляет среднее арифметическое всех значений заданного поля в каждой группе.

1. Из таблицы Сотрудник выберем поле Возраст и затем на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмем кнопку Итоги.
2. Для поля Возраст из раскрывающегося списка выберем функцию Avg.
3. Нажимаем Выполнить.

 

5. Создание форм.

Формы в Access предназначены для отображения в удобном виде на экране монитора данных, хранящихся в таблицах. Фактически на основе форм создается тот необходимый и удобный пользовательский интерфейс, в котором и происходит вся работа с БД.

Я создавала форму в режиме Мастера форм.

1. Выбираю на вкладке Создание кнопку Мастер форм.
2. В группе Таблицы и запросы выбираю таблицы, содержащие нужные данные (в моем случае – Сотрудники и Штатное расписание). Далее.
3. Выбираю Вид представления данных. Далее.
4. Выбираю внешний вид формы (в один столбец, ленточный, табличный или выровненный). Далее.
5. Задаю Имя формы. Готово.