Создание базы данных «Агентство недвижимости»

 

 

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя  панель содержит схему данных запроса, включающую в себя выбранные для данного запроса таблицы, которые представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу (QBE), который нужно заполнить.

Схема данных запроса. В окне запроса отображаются выбранные таблицы и связи между ними, имеющиеся в логической схеме (схеме данных) БД. Кроме того, Access автоматически устанавливает между таблицами дополнительные связи, которых не было в логической модели, в том случае, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных (атрибутами). Логические связи между таблицами, которые Access не может установить автоматически, может создать пользователь, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

При использовании в запросе  других запросов или таблиц, не представленных в логической схеме базы данных, с ними также могут быть установлены  связи-объединения, т. е. связи без  ключевого слова.

Операции создания запросов

Для создания запроса на выборку выполняю:

1. Выбираю в окне Добавление таблицы поочередно все таблицы;

 

2) Поля в таблице располагаю  в последовательности: Название Недвижимости, ФИО, Адрес, Телефон, Название операции, стоимость, ФИО Сотрудника:

 

• Название недвижимости  из таблицы Недвижимость;
• ФИО, Адрес, Телефон, Стоимость из таблицы Клиенты;
• Название Операции из таблицыОперации;
• ФИО Сотрудника из таблицы Сотрудники.
• Дата заключения и дату окончанияиз таблицы Договора.

 

2.4 Запросы с параметрами

 

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения  записей или значение, которое  должно содержаться в поле.

Создаю запрос на выборку, какие клиенты хотят выполнить  указанные операции. Для этого:

- Выбираю таблицы Клиенты, Договора, Недвижимость, Операции.

- В режиме конструктора  запроса перемещаю с помощью  мыши поля ФИО из таблицы Клиенты, Название недвижимости из таблицы Клиенты, Название Операции и Код Операции из таблицы Операции  в бланк запроса, Дату заключения и Дату окончания договора из таблицы Договора.

Для  поляКод Операции, которое используется как параметр, ввожу в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Укажите код операции], заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

На рисунке показаныбланк  описанного Запроса с параметрами и его выполнение, т.е. вывод на экран тех клиентов, которые хотят осуществить покупку недвижимости.

2.5 Итоговый запрос

Итоговые запросы позволяют  выполнять вычисления (сумму, среднее  значение и др.) по всем записям для  какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы  формируются, как и ранее рассмотренные  виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть  бланка запроса включаются поля, для  которых рассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировка записей.

В запрос необходимо щелкнуть на кнопке S (Групповые операции), расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповыеоперации. В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка.

 

 

Во втором столбце в  разделе групповой операции выбираем функцию «Sum». В итоге мы вычислили суммарную стоимость всех операций по каждому сотруднику:

2.6 Запрос с  вычисляемым полем

Создадим запрос с вычислением  заработанной платы сотрудников. Заработанная плата сотрудника эквивалентна 0,0025 % от сделки. Для этого скопируем  предыдущий запрос, а в вычисляемом  поле введем выражение:

Заработная плата: [Итоговый запрос]![Sum-стоимость]*0,0025

В итоге получаем:

2.7 Перекрестный запрос

Перекрестные  запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

• возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
• простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Однако они имеют и  недостатки — например, нельзя сортировать  таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем  большинстве случаев одновременное  упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию  или по убыванию для заголовков строк.

• Создаем запрос и из списка выбираем «Перекрестный запрос».

 

 

 

 

 

• Далее выбираем «Запрос на выборку».

 

• На втором шаге надо выбрать поле, значения которого будут использованы для формирования строк  таблицы и их заголовков. Выбираю поле ФИО. Каждому уникальному значению указанного поля будет соответствовать свой столбец в новой таблице.
• На третьем шаге необходимо выбрать поле, значения которого будут использованы для создания столбцов таблицы. Выбираю поле Наименование операции, нажимаюкнопку «Далее».

 

• На следующем шаге надо выбрать поле и функцию, которая будет использоваться  для подведения итога. В данном случае можно применить к поле Сумма функцию Sum. Нажимаю кнопку «Далее».

• На последнем шаге надо набрать имя запроса«Запрос перекрестный» и нажать кнопку «Готово».

2.8 Создание отчетов

Существует несколько  способов создания отчета Access.

• Автоотчет    Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

 

• Мастер отчетов    Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

Инструкция:

1. В окне базы данныхв группе Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
2. Далее выбираем таблицу или запрос, с которым в дальнейшем будете работать и по которому хотите составить отчет.
3. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Далее следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно  изменить в режиме конструктора.

Созданный отчет по запросу  сортировки:

2.9 Создание форм

Access предоставляет возможность  вводить данные как непосредственно  в таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное  окно, которое можно представить  так, чтобы оно повторяло форму  бланка. Формы создаются из набора  отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой  целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Выбрать источник данных и  в окне базы данных в графе «Создание» нажать на клавишу «Форма», после  чего сама создаст форму по выбранной  вами таблице.

2.10 Создание подчиненных форм

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

1. В окне базы данных в разделе «Создание» нажать  кнопку  «Другие кнопки» и выбрать «Мастер форм».

 

2. В первом диалоговом окне мастера выберите в списке таблицу или запрос. Порядок выбора таблицы или запроса не имеет значения.Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.
3. В том же диалоговом окне мастера выберите из списка другую таблицу или запрос
4. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.

5. В следующем диалоговом окне выберите переключатель Подчиненные формы.

6. Следуйте инструкциям остальных диалоговых окон мастера. После нажатия кнопки Готово Microsoft Access создаст две формы: одну для главной формы,а другую  для подчиненной формы.

2.11 Создание кнопочной формы

Главная кнопочная форма  создается с целью навигации  по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Технология создания кнопочных  форм следующая: 
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ); 
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.); 
3) создать элементы главной кнопочной формы; 
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных; 
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами; 
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

 

3. Заключение

СУБД МS Ассеss является в  настоящее время одной из самых  популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

- удобство ввода  и редактирования данных таблиц, т.к. программа создает интерфейс по выбору пользователя;

- производит поиск данных в таблицах по определенным крите-риям;

- контролирует ключевые поля;

- создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;

- дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет считать Access надежной программой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Информатика. Базовый курс: Учебник для вузов / Под ред. С.В.Симоновича.-СПб.: Питер, 2007.-640 с.

2. Хомоненко А. Д. Базы данных: Учебник для вузов / А. Д. Хомоненко, В. М. Цыганков, М. Г. Мальцев; под ред. А. Д. Хомоненко.-СПб: КОРОНАпринт, 2004.-736 с.;

3. Робинсон С.  Microsoft Access 2000: учебный курс. СПб: «Питер». 2000.

4. Электронный учебник Microsoft Access 7.0.

5. Лекции БД. УГАТУ, 2006.

6. Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «Информатика»