Система планирования ресурсов предприятия (ERP)

3. ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ  ERP

     Классические ERP-системы, в отличие от так называемого  «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании-поставщика или консультанта.

     Благодаря широкой области применения ERP-системы  обычно сложны, и их внедрение требует  значительного изменения навыков  персонала. При внедрении ERP-системы  обычно невозможно обойтись своими специалистами и приходится привлекать консультантов со стороны, благодаря чему даже небольшие проекты становятся дорогостоящими.

     Продолжительность внедрения ERP-системы зависит от размеров предприятия, объемов доработки  и того, пожелает ли заказчик стать  владельцем проекта. Небольшой проект (например, для компании со штатом менее 100 сотрудников) может быть спланирован и внедрен в пределах трех месяцев. Однако внедрение крупного проекта при наличии множества производственных подразделений внутри страны или множества филиалов в разных странах может занять до нескольких лет.

     Внедрение этих систем всегда бывает поэтапным, и очень трудоемким, поскольку  требует настройки множества  неочевидных параметров и обучения пользователей работе с системой. Для осуществления проекта требуются  совместные усилия сотрудников предприятия  и консультантов.

     Поэтому решение о внедрении ERP-системы, равно  как и любые другие стратегические решения, не должны предприниматься  впопыхах или вследствие погони за модой. В случае успеха внедренная система  управления прослужит долгие годы, в случае же неудачи под вопросом может оказаться само существование предприятия (и ПО, и услуги консультантов стоят очень дорого, но еще дороже обойдется предприятию неработающая система).

     Для внедрения ERP-систем, руководство компаний часто обращается за помощью к  производителю или независимым консалтинговым фирмам. Эти фирмы обычно предоставляют три вида профессиональных услуг: консалтинг, модификацию под заказчика и поддержку.

     Консалтинговые  услуги.  Таким образом, внедрению систем обычно предшествует этап системного  обследования предприятия консалтинговой компанией. Происходит оценка предприятия с точки зрения того, можно ли вообще внедрять на нем какую-либо систему, или необходимо сначала серьезно откорректировать бизнес-процессы. И только когда консультанты убеждаются, что предприятие готово к проекту, происходит выработка рекомендаций по внедрению и составление плана внедрения.

     Группа  специалистов по консалтингу обычно отвечает за начальное внедрение ERP и сдачу работы с возможностью доработки системы сразу после  начала функционирования. Эта доработка, как правило, включает дополнительное тестирование продукта, проработку начальной стадии внедрения и дальнейшей последовательности действий, профессиональные советы, касающиеся улучшения потребительских свойств ERP в дальнейшем, оптимизацию системы, помощь в создании отчетов, извлечении сложных данных или внедрении технологии интеллектуального бизнес-анализа (Business Intelligence).

     Группа  специалистов по консалтингу также  отвечает за планирование и тестирование взаимодействия всех модулей внедряемой системы. Это очень важная стадия проекта, которую часто упускают из вида.

     Консалтинг  для крупного ERP-проекта включает три уровня:

• системная архитектура;
• консультации по бизнес-процессам (главным образом, реорганизация бизнес-процессов);
• технические консультации (в основном в области программирования и настройки инструментария).

     Специалист  по системной архитектуре отвечает за все планирование информационных потоков предприятия, включая разработку будущего плана информационных потоков. Консультант по бизнесу изучает текущие бизнес-процессы предприятия и модифицирует их в соответствии с процессами ERP-системы, таким образом «подстраивая» ERP-систему под потребности компании. Технический консалтинг касается области программирования. Многие производители ERP разрешают модифицировать программное обеспечение согласно потребностям заказчика.

     Для большей части средних компаний внедрение обходится в пределах от прейскурантной цены пользовательских лицензий до вдвое большей суммы (в зависимости от размеров необходимой доработки системы под требования заказчика). Руководство крупных компаний, особенно при наличии множества подразделений внутри страны или филиалов в других странах, тратит на внедрение сумму, значительно превышающую стоимость пользовательских лицензий – от трех до пяти раз и более, что не редкость при внедрении во множестве подразделений.

     Услуги  по индивидуальной настройке. Настройка и доработка в соответствии с условиями заказчика подразумевает расширение системы или изменение ее работы за счет написания новых пользовательских интерфейсов и исходного программного кода. Такая настройка обычно отражает методы работы компании, которые не реализованы стандартными подпрограммами ERP-системы.

     Примером  такого кода могут служить изначально применявшиеся принципы (например, несколько лет назад интерфейсы для мобильных устройств были редкостью и обычно их дорабатывали под условия заказчика) или интерфейсы с независимыми приложениями (такую «насущную» доработку приходится выполнять чаще всего при внедрении ERP-систем в крупных компаниях, поскольку в них обычно используется множество вспомогательных систем, с которыми базовое программное обеспечение ERP должно взаимодействовать). Группа профессиональных программистов также участвует в обновлениях ERP-системы, обеспечивая совместимость индивидуальных изменений с новой версией. В некоторых случаях функциональность, внедренная при предыдущей модификации, может быть впоследствии встроена в стандартные алгоритмы ERP-системы, что позволяет заказчику использовать стандартный продукт и полностью отказаться от индивидуальной настройки.

     Индивидуальная  модификация обычно представляет собой  разработку программного обеспечения  на заказ с оплатой рабочего времени. За квалификацию специалиста, выполняющего модификацию под условия заказчика, и за индивидуальный характер этой работы руководителям западных компаний приходится платить порядка двухсот долларов в час. При этом, во множестве случаев работы по индивидуальной доработке не охватываются соглашением по техническому обслуживанию от производителей ERP-систем, так что при гарантии на девяносто дней от сбоев ПО, производитель не несет ответственность за то, как программа будет работать после очередного обновления или промежуточной версии базового продукта.

     Обслуживание  и техническая  поддержка. После внедрения ERP-системы обычно заключается соглашение о технической поддержке, обеспечивающей помощь персоналу в поддержке оптимальной работы программного обеспечения ERP. Соглашение об обслуживании обычно предоставляет право на исправления для текущей версии, а также на новые основные и промежуточные версии ПО и в большинстве случаев позволяет персоналу обращаться с вопросами к специалистам группы поддержки. Стандартной стоимости для соглашений этого типа нет. Руководителям компаний они обычно обходятся в пределах 15% - 20% стоимости пользовательских лицензий.

     Важную  роль в правильном внедрении любой ERP-системы играет человеческий фактор. Отбор персонала для реализации проекта должен быть санкционирован на уровне руководящего комитета, таким образом, гарантируя, что будут задействованы наилучшие и самые способные люди организации. Участие в этой разновидности проектов обычно расширяет горизонты и способности практически каждого члена группы. Персонал группы внедрения приобретает расширенное и глубокое понимание многих бизнес-процессов своей организации. Поэтому побочным эффектом автоматизации предприятия будет тот факт, что участие в проекте значительно увеличит ценность этой группы как работников компании.

     Другой важный аспект — прогнозирование результатов реорганизации. Если заранее рассматривать последствия внедрения, это может прояснить ситуацию для проектной группы, тем самым увеличив преимущества внедрения ERP-системы. Организациям следует рассмотреть, каким образом в долгосрочной перспективе они собираются поддерживать новую систему.

     Одним из перспективных направлений развития новой экономики является предоставление услуг по аренде приложений (ASP - Applications Service Providing). Провайдер приложений устанавливает программы на своих серверах и обеспечивает доступ к ним клиента. Клиенту не нужно теперь устанавливать программное обеспечение на свой компьютер, обновлять его, делать резервное копирование и т. д. - все это делает провайдер. Клиент платит провайдеру арендную плату за каждое обращение к системе. В рамках ASP возможно и использование ERP-систем.

     В первую очередь, технология ASP будет  полезна малым и средним компаниям, которые не могут надежно прогнозировать будущие обороты и позволить  себе купить первоклассную ERP-систему, но и не желают по мере своего развития постоянно менять одну за другой дешевые системы с меньшими возможностями. Для них услуги ASP, предоставляемые за приемлемую цену, были бы идеальными.

     И в заключение можно отметить, что  специалисты считают залогом успеха понимание того, что внедрение ERP-системы — прежде всего, бизнес-проект. Соответственно, подобные проекты требуют надежного финансирования и заинтересованности владельцев предприятия.

4. ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ERP

     Система ERP – это очень удобная разработка, которая позволяет наиболее легким способом автоматизировать процессы бизнес-процессы любого предприятия и даже наладить его функционирование, а иногда даже спасти его от банкротства. Но, как и у многих других систем, предшествующих системе планирования ресурсов предприятия, у ERP можно выделить как преимущества, так и недостатки.

     Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу  вместо нескольких разрозненных. Без ERP-системы крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

     Ниже  приведены области, которым необходимо взаимодействовать между собой  в процессе работы, и при использовании  Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) эти области активно взаимодействую между собой, не создавая неудобств пользователю:

• технический дизайн (наилучший способ произвести изделие);
• отслеживание заказов: от принятия до выполнения;
• цикл получения дохода – от накладной до получения наличных;
• управление взаимозависимостью сложных спецификаций материалов
• проверка на соответствие бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя)
• бухгалтерский учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне.

     Реализуемая в ERP-системах система разграничения  доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

     Тем не менее, у данной рассматриваемой  системы есть и определенные недостатки.

     Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

     Основные  сложности на этапе внедрения ERP-систем возникают по следующим причинам:

• недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге - слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым;
• сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

     Также ограничения ERP-систем заключаются в следующем:

1. Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.
2. Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.
3. Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.
4. Установка ERP-систем является достаточно дорогой.
5. Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.
6. ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.
7. ERP-системы могут быть сложны в использовании.
8. Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.
9. После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).
10. Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.
11. Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.