Региональная компьютерная сеть фармации

С середины 90-х  годов отмечается быстрый рост применения компьютерных технологий при решении  различных задач аптечной службы. Основное внимание уделяется автоматизации  учета товарных операций и бухгалтерскому учету. Полная автоматизация учета  делает возможным применение в АСУ аптечными предприятиями методик оптимизации товарных запасов. Прогрессивным шагом явилось постепенное развитие компьютерных технологий, применяемых для обмена информацией в сфере здравоохранения, в т.ч. и в области лекарственного обеспечения. Так появились сетевые структуры, осуществляющие связь между оптовым и розничным звеном фармрынка, а также объединяющие данные о наличии препаратов в аптеках определенного района или региона. Такие автоматизированные системы сделали возможным полностью охватить учет движения товара в аптечных учреждениях и контролировать экономическую и финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. позволили формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. Это дало руководителям организаций и бухгалтерам аптек возможность не тратить значительную часть рабочего времени на сложные расчеты и посвятить больше времени планированию бизнеса, сделало прозрачным протекание многих бизнес-процессов предприятия, что особенно важно для управления ими как внутри самой организации, так и со стороны внешних контролирующих структур.

Современные реалии и тенденции 

Цель каждого  коммерческого торгового предприятия - получение прибыли. В сегодняшних экономических условиях в России, отражающих влияние мирового экономического неблагополучия, возможность «остаться на плаву» и получение дохода в тот момент, когда конкуренты будут терпеть убытки, является крайне важной для таких предприятий, как аптеки. Одна из основных задач руководителей аптечных организаций в этих условиях - сведение к минимуму убытков и оптимизация экономических показателей, чтобы без серьезных потерь перенести сложившуюся нынешнюю неблагоприятную ситуацию. В этой сфере применение ИТ позволяет специалистам аптечных предприятий находить выход из сложных ситуаций, связанных со спецификой их деятельности.

И один из способов оптимизации экономических показателей  предприятия - снижение постоянных затрат на фоне уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для решения этой задачи автоматизированные системы управления товаром становятся практически незаменимым инструментом, позволяя на основе математических методов проанализировать структуру товара, определить наиболее «ходовые» и «непрофильные» позиции, сократить объемы закупок без вреда для товарооборота.

Среди серьезных  неблагоприятных условий для  процветания аптечного рынка  стоит затронуть и коммерческие риски, возникающие в процессе оборота  товаров и оказания различных  услуг. Основные причины возникновения коммерческих рисков хорошо известны руководителям аптечных организаций. В качестве примера приведем те из них, которые можно снизить в случае применения информационных технологий, и внедрение в работу организации автоматизированных систем управления:

• завышение закупочной цены товара (лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения) поставщиками;
• потери товара при транспортировке и хранении (недостача) и потери качества товара в процессе обращения (что приводит к снижению его цены);
• снижение объемов реализации в результате падения спроса на товар, введения ограничений на продажу и т.п.;
• повышение издержек обращения (в сравнении с намеченными) в результате выплаты штрафов, непредвиденных пошлин и отчислений, что может привести к снижению прибыли предпринимательской фирмы.
• непредвиденное снижение объемов закупок (в сравнении с намеченными). В связи с этим увеличиваются накладные расходы на единицу объема реализуемого товара.

Например, с помощью  АСУ при заказе товара через прайс-листы фармдистрибьюторов можно проводить анализ значительно большего объема информации за то же время, что позволяет выбрать товар с минимальной закупочной стоимостью или поставщика, вызывающего наибольшее доверие, предлагающего льготные условия закупок и т.д. Таким образом, достигается одно из условий для успешного существования предприятия и комфортной работы сотрудников.

Среди других возможностей автоматизированных систем, играющих заметную роль в управлении аптечными  предприятиями, стоит отметить такие, как:

• автоматизация документооборота с поставщиками. Использование возможностей электронного заказа товаров, сравнение прайс-листов поставщиков, получение документов по товару в электронном виде (накладные, сертификаты качества);
• автоматизация ценообразования. Возможность настройки схемы ценообразования в зависимости от различных условий (с контролем соблюдения законодательных ограничений);
• аналитическая отчетность. Анализ товародвижения и составление отчетов по группам товаров;
• автоматизация работы с товарным ассортиментом. Получение отчетов по группам товаров, реализация ассортиментной политики организации, управление обязательным перечнем лекарственных препаратов;
• автоматизация процесса инвентаризации в аптеках упрощает и сокращает проведение такого трудоемкого и длительного процесса в разы;
• автоматизация бухгалтерского учета. Формирование первичных бухгалтерских отчетов, а также передача данных в специализированные бухгалтерские системы;
• автоматизация работы офисов аптечных сетей и оптовых складов аптечных организаций, контроль за соблюдением внутренней логистики.

Отдельно нужно  упомянуть о дополнительных сервисах и возможностях АСУ, которые не входят в перечень обязательных бизнес-процессов, но позволяют аптечным предприятиям предоставлять новые услуги, проводить рекламные акции и анализировать результаты своей маркетинговой деятельности. Среди таких сервисов можно выделить: взаимодействие со справочными системами; возможности проведения маркетинговых акций (установки целей, учета и контроля результатов маркетинговых акций); реализация дисконтных программ разного типа; реализации различных «непрофильных» услуг; работа с банковскими картами; реализация современных технологий управления бизнесом организации – управление взаимоотношений с клиентами (CRM), управление персоналом (мотивация персонала для увеличения продаж и т.п., HRM), бизнес-аналитика (BI, OLAP) и др.

Кроме того, время  от времени появляются новые актуальные аспекты деятельности аптечных организаций, для реализации которых требуются  доработки автоматизированных систем. В этом случае компании-разработчики создают различные инновационные модули и сервисы, реализуемые в новых версиях программ, чтобы соответствовать уровню развития бизнеса и достойно продолжать конкурентную борьбу на рынке.

В следующих статьях мы более подробно рассмотрим роль автоматизированных систем управления в реализации бизнес-процессов аптечных организаций и управления льготным лекарственным обеспечением. Планируется затронуть вопросы внедрения автоматизированных систем (и «подводные камни» при их внедрении в бизнес-процессы аптечных организаций) и принципы работы сервисных служб в компаниях, занимающихся автоматизацией аптек. Не останутся без внимания некоторые ключевые функциональные возможности современных АСУ и многое другое.