Разработка БД "Отдел кадров" средствами MS Access

     В основном отчёты проще всего построить  при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный  вариант окончательного отчета с  первой попытки. Обычно мастер в достаточной  степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

     2.9. Макросы

     При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

     Назначать макросы, зависящие от событий, можно  с помощью окна свойств форм и  отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами  можно запускать макросы с  помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макросы, связанные с событиями.

     Макросы можно запускать и на уровне отдельных  элементов управления, используя  для этого соответствующие события. Например, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

     Любой макрос может состоять из одной или  нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введения дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.

     После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.

     2.10. Панели и меню

     До  сих пор  приходилось иметь  дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.

     Но  можно связать объекты в единое приложение. При этом вам не потребуется  умение создавать сложные программы. Благодаря использованию кнопочных  форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в текущий момент объекты Access.

     Кнопочная форма представляет собой созданную  пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать  макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты  можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и прямоугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.

     Помимо  кнопочной формы  Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

     В Access можно создать три типа меню:

1. Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.
2. Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.
3. Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.

4. Описание технологии решения задачи

     1 этап. Схема данных

     Для решения поставленной задачи была разработана  схема БД, показанная на рис.1.

     

     рис.1 «Схема данных» 

     БД  включает четыре таблицы:

• Сотрудники;
• Увольнение и увольнение 1 (подчиненная);
• Принятие на работу.

     Структура таблицы «Сотрудники», предназначенной для учета и хранения информации о сотрудниках, представлена на рис. 2.

     

     рис. 2 Структура таблицы «Сотрудники» 

     В данной таблице в качестве ключевого  поля выбрано «Код сотрудника», тип  данных – счетчик, сто позволяет автоматически присваивать уникальный номер каждому сотруднику, этот номер является уникальным и не может повторяться.

     Таблица «Принятие на работу» позволяет учитывать всех принятых на работу сотрудников, представлена на рис.3.

     

     рис. 3 Структура таблицы «Принятие на работу» 

     В данной таблице содержится только два  поля «Код прин на работу», тип данных – счетчик, и «Дата принятия», связь между таблицами «один  – ко – многим » (см.рис.1). 

     Таблицы «Увольнение» и «Увольнение 1» предназначены  для учета всех уволенных сотрудников, представлена на рис.4. 

     

     рис.4 Структура таблиц «Увольнение» и  «Увольнение 1» 

     Связь между двумя этими таблицами  «один – ко – многим» (см. рис. 1). В свою очереди таблица «Увольнение 1» имеет связь с таблицей «Сотрудники» «один – ко – многим».

• «Код прин на работу» «Код прин на работу» – в дин и тот же день может быть принято на работу несколько сотрудников;
• «Код увольнения» «Код увольнения» и «Сотрудник» «Код сотрудника»  – в дин и тот же день может быть уволено несколько сотрудников;

     Связи между таблицей «Сотрудники» и таблицами  «Семейное положение», «Тип родства» и «Тип образования», необходимы для организации списков. 

     2 этап. Формы.

     Для реализации интерфейса в курсовой работе созданы формы.

1. Главная кнопочная форма (рис. 5.)

     

     рис.5. Главная кнопочная форма БД «Библиотека»

2. «Прием на работу» (рис. 6)

     

     рис. 6 Форма «Прием на работу»

     Эта форма позволяет заносить дату приема на работу, вносит данные о принятом сотруднике (ФИО, Должность), есть возможность  удалять и добавлять в список сотрудников, осуществлять поиск по дате.

     При нажатии на кнопку «Карточка сотрудника»  открывается форма, в которую заносится более полная информация о сотруднике (рис. 7).

     

     рис. 7 Форма «Карточка сотрудника»

     Здесь также есть возможность сохранить, удалить, найти или добавить сотрудника, нажав на соответствующие кнопки. При нажатии на кнопку «Паспортные данные» появляется форма рис. 8

     

     рис. 8 Форма «Паспортные данные» 

     в данной форме указываются все  паспортные данные данного сотрудника. После заполнения всех данных необходимо для сохранения нажать кнопку «Сохранить».

     При нажатии на кнопку «Состав семьи» появляется форм рис.9

     

     рис. 9 Форма «Состав семьи»

     в этой форме указываются все ближайшие  родственники сотрудника.

     При нажатии на кнопку «Военная служба» рис. 10

     

     Рис. 10 Форма «Военная служба»

     При нажатии на кнопку «Образование»  появляется форма рис. 11

     

     Рис. 11 Форма «Образование»

3. «Увольнение» (рис. 12)

     

     Рис. 12 Форма «Увольнение»

     В этой форме ведется учет всех уволенных  работников.

     3 этап. Запросы

     Для реализации необходимых функции  по ведению БД были созданы запросы:

• Поиск по дате приема
• Паспортные данные сотрудника
• Список В/О сотрудников
• Список уволенных работников

     Запрос  «Поиск по дате приема» построен с  использованием двух таблиц. Тип запроса – выборка. Запрос предназначен для вывода на экран всех сотрудников принятых на работу, в какой либо день.  В качестве условия отбора определено выражение:

     Форма для ввода данных показана на рис. 13

     

     рис.13 Форма для ввода даных

     Аналогичным образом устроен запрос «Паспортные данные сотрудника» рис. 14

     

     рис 14 Результат запроса «Паспортные данные сотрудника»

     запрос  предназначен для вывода в отчетной форме паспортный данных конкретного  сотрудника. В качестве условия для отбора записей определено выражение:

     4 этап. Отчёты

           Для определения  всех уволенных сотрудников формируется  отчет на основании запроса «Список  уволенных работников» рис. 15