ФГОУ  ВПО КОСТРОМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ  АКАДЕМИЯ 

     Экономический факультет 

     Кафедра экономической кибернетики 
 
 
 
 

     Курсовая  работа  

     Тема: Разработка БД "Отдел кадров" средствами MS Access 
 
 
 
 

Выполнил(а):

Студентка факультета заочного обучения Экономика и управление на предприятии АПК 2 курса 2 группы

Голубкова Олеся Алексеевна 

Руководитель:

Доцент, к.э.н., Обенко О.Т 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Кострома - Караваево 2010г.

 

Содержание

 

     Введение

     В связи со стремительным развитием  информационных технологий в нашей  стране и мире необходимо на предприятиях внедрять современные электронные базы данных, в которых бы велся учет всех основных средств предприятия и  сотрудников. Это позволит не только сократить время поиска и обработки информации, но и сократить штат сотрудников занятых в этой работе. Тем самым предприятие может получить экономическую выгоду внедрения таких технологий, а именно сокращение денежных затрат.

 

     

1. .Предметная область автоматизации.

     1.1. Описание предметной  области и функции решаемой задачи

     Учетом  сотрудников на предприятии занимается отдел кадров, на каждого сотрудника заводится «Личное дело», так называемая «Карточка сотрудника». В случаи если предприятие имеет штат сотрудников более 100 человек. Хранение таких карточек занимает много места и усложняет их поиск. Для облегчения этой задачи необходимо электронные базы данных.

     1.2. Документы предметной  области, содержащие  информацию, необходимую для решения задачи:

• Информация  о сотрудниках (карточка сотрудника)
• Учет принятых сотрудников
• Учет уволенных сотрудников

2. Постановка  задачи

     2.1. Сущность задачи

     С целью сокращения затрат времени  на

• На хранение и поиск информации о сотрудниках;
• Учета принятых на работу сотрудников;
• Учета уволенных сотрудников;

     Необходимо:

     2.1.1. разработать учебную  базу данных (БД) «Отдел  кадров», позволяющую вести:

• Карточку сотрудника,
• Учет принятых на работу сотрудников,
• Учет уволенных сотрудников,
• Вести поиск сотрудников и вывод поискового списка.

     2.1.2. Основные требования  к БД по функциональному  набору:

     Требования  по учету принятых сотрудников

• Фиксирование даты приема на работу,
• Заполнение карточки сотрудника,
• Осуществление поиска принятых на работу сотрудников по дате их принятия на работу,
• Формирования списков всех сотрудников.

     Требования  по учету уволенных сотрудников

• Фиксирование даты приема на работу,
• Добавление в список уволенных сотрудников и удаление из него,
• Поиск и вывод уволенных сотрудников.

     2.2.Описание  входной информации

     В результате решения поставленных задач  на ПК должны быть разработаны следующие документы:

• Электронная форма учета всех принятых сотрудников;
• Электронная форма карточки сотрудника;
• Электронная форма учете всех уволенных сотрудников;
• Отчеты по всем принятым и уволенным сотрудникам.

3. Выбор программного обеспечения

     Приложение  Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

     База  данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

     Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

     Существует  три принципиальных отличия между  СУБД и программами  электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

     Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

     Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase.

     Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word) , электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

     Access специально спроектирован для создания   многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

     База  данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты  приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

     В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE) –библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

     Несмотря  на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

     2.3. Основные функции

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.
2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных,  отличных от табличных (формы).
4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.
5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.
6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры       на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.
7. Защита базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

     Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

     2.4. Элементы базы  данных

1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
3. Формы. Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.
4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
5. Макросы (см. выше)
6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения  операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

     База  данных может содержать до 32768 объектов.

     В состав Access  входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

     2.5. Таблицы

1. Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

     Процесс создания объекта базы данных при  помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 образцов таблиц личного применения (для английской версии Access  соответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц.

     Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

2. Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

     Если  импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются  в режиме конструктора, который позволяет  определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

3. Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

     Access  дает  возможность создания таблиц непосредственно в режиме  таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Access  анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля.