Расчет экономического эффекта при внедрении информационных технологий

Чтобы несколько уменьшить  уровень абстракции, этот метод часто  объединяют с управлением портфелем  проектов, когда эти эффекты рассматриваются  по всему портфелю ИТ-проектов в  целом.

Еще больше конкретности в  этот подход вносит метод, получивший название IT Scorecard. Его идея состоит в том, чтобы адаптировать подход BSC для ИТ-отдела. Как и в традиционном BSC, в IT Scorecard выбираются четыре более-менее сбалансированных направления (перспективы в терминологии BSC) влияния ИТ на бизнес компании. В классическом и самом применяемом случае эти направления следующие: помощи в развитии бизнеса компании, повышение качества продукции (причем здесь имеется в виду качество, как для внутренних, так и для внешних пользователей), повышение качества принятия решений и повышение производительности труда. Заметим, что как сами направления, так и их количество могут быть любыми, которые важны для конкретной компании. Затем, как и в BSC, по каждому направлению (перспективе) определяются цели, другими словами - ориентиры, характеризующие желаемое место ИТ в бизнесе компании в будущем. Именно эти цели составляют стратегию развития ИТ-отдела (именно так можно трактовать перспективы) будут трансформированы на операционный уровень, то есть в конкретные ИТ-проекты. По сути, это те же приоритеты проектных критериев, что и в методе информационной экономики, только сгруппированные по направлениям. И наконец, как в классическом BSC из целей вытекают инициативы, так и цели ИТ-отдела определяют, будет ли ИТ-проект эффективен в разрезе приближения к одной или нескольким целям. Единственное отличие от BSC, которое здесь есть, - это несколько другие показатели приближения к цели.

Метод информационной экономики  страдает субъективизмом, особенно в  части анализа рисков проекта, с  другой стороны, IT Scorecard, как и BSC, требует наличия формализованной бизнес-стратегии. Для качественной оценки эффекта от инвестиций в ИТ компании применяют либо метод информационной экономики, либо IT Scorecard. И опыт показывает, что, как правило, для качественной оценки этого достаточно.

 

Эффект от подметания полов

Очень часто возникает  вопрос: что на самом деле привело  к появлению бизнес-эффекта от ИТ-проекта? Почему мы считаем, что, например, скорость приема заказов увеличилась именно от внедрения ИТ-технологии, а не от изменения бизнес-процесса? Как понять, из-за чего возник эффект, собственно из-за изменения бизнес-процесса или из-за внедрения ИТ-системы, повлекшего за собой необходимое изменение бизнес-процесса? Ответ — никак.

Это действительно нельзя понять. Все равно что оценивать  экономический эффект от того, будем  ли мы вкручивать дополнительный болт в машину. Каков экономический  эффект в банке от проекта по покупке  пылесосов для чистки полов? Выход  только один — все процессы рассматривать  неразрывно и оценивать комплексно. Если в рамках одного ИТ-проекта  происходят реорганизация процессов  и совершенствование работы и  внедрение системы, то какой смысл  разбивать эти задачи? Если оценивать  экономический эффект от каждой подзадачи  проекта, то можно дойти до вопросов об экономическом эффекте от, допустим, документирования хода проекта или  от тестирования системы.

Так и с приложением. Показать экономический эффект просто от приложения, в отрыве от проекта и его составляющих, невозможно. Ведь мы в любом случае должны привязываться к бизнес-эффекту от проекта.

 

 

Вероятностные методы

Наконец, последняя группа методов оценки экономического эффекта  от ИТ-проекта - вероятностные. Их, в  общем-то, два: прикладная информационная экономика (Applied Information Economics) и справедливая цена опционов (Real Options Valuation, ROV).

Метод прикладной информационной экономики достаточно тривиален, это  немного модифицированный качественный метод информационной экономики. Его  идея в том, чтобы для каждой из заявленных целей ИТ-проекта определить вероятность ее достижения и далее  из нее вывести вероятность улучшений  в бизнес-процессах компании. Например, позволяет ли проект по созданию корпоративного портала улучшить доступ к информации и принимать решения быстрее? Насколько увеличится скорость принятия решения? В какой степени это  ускорит заключение сделки? Отсюда мы выводим увеличение вероятности  заключения сделки.

Метод справедливой цены опциона  сам по себе достаточно труден (за его  разработку недавно была получена Нобелевская  премия). Но мы опишем его вариант, адаптированный к нуждам ИТ. При использовании  метода справедливой цены опционов проект рассматривается с точки зрения его управляемости уже в ходе самого проекта. В любом проекте  выделяются пять параметров: выручка  от проекта, расходы проекта, сложность  проекта, стоимость поддержки получившегося  решения и жизненный цикл внедряемой ИТ-системы. Затем следует оценить, насколько мы можем влиять на эти  параметры по ходу проекта. Чем сильнее  мы можем влиять на эти параметры, то есть понижать расходы или сложность  проекта, тем выше наша оценка этого  проекта по данному методу. Соответственно, чем проект более жесткий, чем  строже заданы рамки, тем он менее  интересен.

Например, мы имеем два  ИТ-проекта. У одного стоимость поддержки  решения четко расписана по годам, зафиксирована в контракте на поддержку с поставщиком соответствующих  услуг, и мы не можем ее уменьшить  в ближайшие несколько лет. А  у второго проекта нет зафиксированной  стоимости поддержки, и есть вероятность, что через какое-то время он станет менее критичен для компании. Если так, то нам бы хотелось снизить затраты  на его поддержку. Можно это сделать  или нет? Это как раз и есть фактор управляемости, по которому и  происходит оценка эффекта по методу ROV. Аналогично мы анализируем каждый ИТ-проект по четырем оставшимся параметрам. Естественно, у каждой компании свои критерий и шкала оценки степени  влияния на эти параметры проекта. Здесь какие-то общие рекомендации дать невозможно.

 

Надо сказать, что вероятностные  методы нечасто используются для  оценки будущего эффекта от ИТ-проекта. Метод прикладной информационной экономики  очень субъективен и вообще мало похож на конкретную методику. Метод  справедливой цены опциона, напротив, очень конкретен, но достаточно труден и требует большого времени для  анализа.

 

Среднестатистические мировые  показатели эффекта от внедрения  ИТ-систем

 

Показатель	Средние внедрения	Лучшие внедрения
Снижение количества задержек при поставках продукции заказчикам	90%	97%
Уменьшение неснижаемых  остатков на складах материалов	30%	45%
Повышение оборачиваемости  запасов	20%	30%
Сокращение НЗП	17%	25%
Повышение оборачиваемости  средств в области реализации готовой продукции	12%	21%
Повышение производительности работников и оборудования	10%	17%
Снижение затрат на закупку  материалов и комплектующих	4%	6%

 

Статистический  метод

К вероятностным методам  оценки экономического эффекта от ИТ-проекта  близко примыкает статистический метод (некоторые относят его именно к вероятностным, поскольку эффект, который возможен, по статистике совсем не обязателен). Количество внедрений различных ИТ-технологий за рубежом, а также то, что ведется довольно внятная и четкая статистика, позволяет сделать некоторые качественные выводы. Конечно, говорят, что бывает правда, а бывает статистика, однако при обосновании экономического эффекта будущего ИТ-проекта от статистики отталкиваются достаточно часто. В таблице мы привели не все, но наиболее часто встречающиеся и актуальные показатели. (К сожалению, в России сейчас такой статистики нет. Наиболее продвинутые компании пытаются собирать свою статистику, чтобы наработать объем данных, достаточный для создания похожей таблицы. Однако, к сожалению, пока таких таблиц в российских компаниях нет. - Прим. ред.) Надо сказать, что отнюдь не все топ-менеджеры компаний воспринимают обоснования будущего эффекта от ИТ-проектов, базирующиеся на этих данных. Это как средняя температура по больнице. Понятно, что если девять из десяти пациентов выздоравливают, это еще не дает абсолютной уверенности в положительном результате. А ведь рисковать не хочется. Поэтому ИТ-директора вынуждены пользоваться другими методами, о которых мы и рассказали.

 

Как правило, компании не используют какой-то один конкретный метод оценки экономического эффекта от ИТ-проекта, которому они очень доверяют. Опыт показывает, что в разных ситуациях  ближе к истине оказываются разные методы. Часто компании используют сразу четыре метода - два финансовых и два нефинансовых. Именно на основании  таких оценок экономической эффективности  уже можно принять оптимальное  решение, запускать ли Ит-проект или нет и определиться, какой из ИТ-проектов компании более выгоден.

 

Расчет эффективности  внедрения ИС

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями на приобретение технических средств  и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование  целесообразности внедрения.

Эффективность информационной системы означает, что должна быть исчислена эффективность применения автоматизированных информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного  преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной  техники при формировании, передаче и обработке данных.

Рассмотрим расчет экономической  эффективности внедрения информационной системы на примере задачи, которая  подлежит автоматизации - «Формирование  табеля рабочего времени  и начисление заработной платы».

 

Уменьшение прямых затрат

Выбор метода расчета.

Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление  приведенных затрат по базовому и  внедряемому вариантам.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

Эг = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B ,

где  Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;

Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;

Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;

B - число единиц ПП, внедрённого  в текущем году.

Срок окупаемости затрат в годах определяется по формуле:

Ток = ( Кв - Кб ) / Эг , 

При определении экономического эффекта, в расчете капитальных  и текущих затрат, учитываются  только те статьи затрат, которые имеют  различие в базовом и внедряемом вариантах.

Сведения о базовом  и внедряемом вариантах.

При расчете экономического эффекта в качестве базового варианта принят ручной метод обработки документации и создания табеля рабочего времени.

Например: в отделе организации  и оплаты труда для выполнения работы по формированию табеля рабочего времени и начисление заработной платы используются один шкаф и две тумбы, в котором хранятся табеля рабочего времени.

При внедрении ИС обработку  документации будет вести один человек, который будет работать на персональном компьютере, используя специально разработанную  программу и 50 % времени.

Капитальные затраты.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые  для приобретения программного продукта, оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря и т.д.

Капитальные затраты в  базовом варианте определяются затратами  на организацию рабочих мест (офисная  мебель, оборудование). Суммарная их стоимость составляет 20000 руб.

Кб = 20000 руб.

Капитальные затраты во внедряемом варианте определяются стоимостью лицензионного  программного обеспечения 15000 и установки  компьютера 20000 руб.

Кв = 15 000 + 20000 = 35000 руб.

 

Текущие затраты.

Текущие расходы складываются из заработной платы работников и  других расходов, связанных с обслуживанием  выполнением проводимых работ.

Заработная плата определяется как сумма основной заработной платы  и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы, связанные  с затратами на обслуживание выполняемых  работ (организация работ, амортизация  и ремонт оборудования, использование  производственных площадей, обеспечение  энергией и другие статьи затрат) могут  рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные  расходы, составляющие определенный процент  от заработной платы.

Например, в выполнении вышеуказанных  расчетов заняты, тем или иным образом 4 человека с зарплатой в 4000 рублей каждый, в среднем на выполнение данной задачи используют 50 % рабочего времени. Их годовая заработная плата  равна:

Зоб = 4*4000*12*0,5 = 96000 руб.

Зсб = 0.37 * Зоб = 35520 руб.

Зб = Зоб + Зсб =57600+21312 = 78912 руб.

Накладные расходы приняты  равными 50 % заработной платы:

Нб = 78912 * 0.5= 39456 руб.

Текущие расходы в базовом  варианте составляют:

Тб = 78912+39456 = 118368 руб.

 

При внедрении ИС будет  занят 1 человека с зарплатой в 5600 руб. выполняет работу с использованием программы за 50 % времени. Его годовая  заработная плата за аналогичную  работу равна: