Работа с электронными таблицами

 и имеет вид греческой  буквы 2 ("сигма"). А во-вторых, и это главное, с её помощью  можно вычислять суммы в некотором  диапазоне ячеек. Например, вместо =A4+B4+C4+D4+E4+F4+G4+H4+I4+J4+K4 можно ввести  формулу: =СУММ(А4:К4) Здесь знак двоеточия между номерами ячеек означает диапазонячеек, данные в которых следует суммировать. Диапазон ячеек может включать несколько строк истолбцов, итогда вычисляется сумма всех ячеек в некоторой прямоугольной области. Например, вот так: =CyMM(B4:Fl6) В этом случае программа просуммирует данные во всех 65 ячейках, находящихся в "прямоугольнике", верхней левой ячейкой которого является ячейка В4, а правой нижней - ячейкаF16. Для быстрого ввода подобных формул: + выделите нужную ячейку; + нажмите кнопку "Сумма"; + обведите мышью нужный диапазон ячеек (вокруг этих ячеек образуется красная рамка); + нажмите Enter. Таким образом кнопку "Сумма", включающую функцию СУММ, можно использовать длясуммирования значений большого количества ячеек таблицы. Другие функции. Кроме функции суммирования, для создания вычисляемых значений в табличных программах имеется достаточно богатый набор функций. В программе OpenOffice.org Calc при вводе многочисленных возможных функций удобнее всего использовать так называемый "Автопилот функций". Егоокно ( 14.7)открывается при нажатии соответствующей кнопки инструментальной панели илипри выборе изменю "Вставка" пункта "Функция". Здесь можно выбрать тип функции из раскрывающего списка "Категория", а затем саму функцию из списка функций соответствующего типа. Можно также выбрать категорию "Все", и тогда в списке будут отображены все доступные функции программы. Приэтом в правой части окна появится подсказка, поясняющая, что выбранная функция делает и как её употреблять. Кроме того, нажав кнопку "Далее", можно открыть окно дляудобного ввода каждого изнеобходимых значений для выбранной функции.

 В программе Microsoft Excel тоже есть соответствующие средства. Выбрав изменю "Вставка" пункт "Функция", выоткроете окно "Мастера функций" ( 14.8). Здесь в левом столбце выберите категорию функции. Если вынезнаете, к какой категории еёотнести, выберите "Полный алфавитный перечень", а затем в правом столбце выберите нужную функцию и нажмите кнопку ОК. Откроется дополнительное окно, в котором можно ввести параметры искомой функции. Замечание. Для ввода функций необязательно пользоваться окном "Автопилота". К нему следует обращаться только в том случае, если выточноне помните синтаксистой или иной функции. Востальных же случаях быстрее ввести функцию в формулу вручную, хотя это, конечно,дело вкуса. Другие классы функций. В программах данного класса чаще всего используются математические функции суммирования, вычитания, умножения, деления, возведения в степень, округления и пр. Однако помимо них в программах содержится ещёцелый набор различных категорий функций, например: + матричные - определение матрицы и обратной матрицы для заданной, вычисление параметров линейной и экспоненциальной регрессии, распределения частот, произведения матриц и пр.; + статистические - выполнение прямого иобратного преобразованияФишера, вычисление интегральной функции плотности бета-вероятности, выполнение прямого иобратного нормального и гамма-распределения, вычисление суммы квадратов отклонения выборки от среднего значения, вычисление асимметрии распределения и пр.; + табличные - определение числа строк илистолбцов в массиве,возвращение ссылок на ячейку, строку, столбец илилист, определение номера позиции заданного значения в массиве ипр. + информационные - выполнение проверки на заданный формат данных; + финансовые - вычисление дохода от ценных бумаг, расходов на амортизацию имущества, годового фактического процента для номинальной процентной ставки и многое другое; + функции даты и времени - преобразование даты и времени, вычисление количества дней между указанными датами, вычисление количества рабочих дней между указанными датами, определение дня Пасхи, вычисление номера недели для указанной даты ипр. ш функции управления базой данных - операции с данными в ячейках, выбранных по критерию ипр. Для просмотра полного списка функций в программе OpenOffice.org Calc выберите из меню "Вставка" пункт "Список функций". При этом в правой части экрана появится панель, на которой перечислены все доступные функции. В верхней её части расположен такой же, каки в окне "Автопилот функций" раскрывающийся список, из которого Мастер функций - шаг 1из 2 Функция; можно выбрать категорию функции. Двойной щелчок по какой-либо функции на этой панели позволяет вставить эту функцию в текущую ячейку. Эта панель очень удобна тем, кто любит набирать названия функций вручную. В программе Microsoft Excel для просмотра списка функций следует пользоваться тем же "Мастером функций", который мы уже рассмотрели выше.

 

 

Microsoft Office Excel — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Входит в состав пакета Microsoft Office.

 

 Благодаря мощным программным  средствам анализа, взаимодействия  и совместного использования  результатов Excel 2003 позволяет превращать обычные данные в ценные сведения. Excel 2003 повышает эффективность работы в группе, обеспечивает защиту данных и управление доступом к ним. Кроме того, имеется возможность работы с данными формата XML, являющегося отраслевым стандартом, что значительно упрощает подключение к бизнес-процессам.

 

Сбор и повторное использование  данных

 Имеется возможность  включения в электронные таблицы  важных бизнес-данных для получения своевременного доступа к сведениям, необходимым для принятия верных решений.

 

Возможность использования  данных, где бы они ни находились. Excel 2003 может считывать данные из любой заданной пользователем схемы XML без изменения форматирования. Можно анализировать источники XML-данных и работать с ними с помощью диаграмм, таблиц и графиков.

Разработка собственных  решений для работы с данными. Опытные пользователи Excel могут с помощью нового средства графического связывания документов XML сопоставлять заданные пользователем схемы XML с полями электронной таблицы Excel.

Усовершенствованный анализ данных. В Excel, как и раньше, обеспечивается надежный и точный численный анализ. Реализованы усовершенствования в следующих областях: выявление коллинеарности, вычисления суммы квадратов отклонения, нормальные распределения и непрерывные функции распределения вероятностей.

Настройка функциональных возможностей с помощью усовершенствованных  смарт-тегов. Смарт-теги в Excel обеспечивают дополнительную гибкость. Связывание действий смарт-тега с определенным разделом электронной таблицы обеспечивает его появление только тогда, когда пользователь наводит указатель мыши на соответствующий диапазон ячеек.

Взаимодействие с бизнес-системами. Разработчики могут создавать решения на основе документов, используя поддержку XML в Excel 2003. Например, можно программировать области задач для отображения определенных задач и данных для автоматизации бизнес-процессов.

 

Расширение возможностей совместного использования данных

 Возможность эффективной  совместной работы — как внутри  организации, так и на внешнем  уровне — и защита важных  корпоративных данных.

 

Повышение эффективности  совместной работы. Электронные таблицы  Excel 2003 можно сохранять в общих рабочих областях, где другие члены группы могут получать последние их версии и сохранять списки задач, связанные файлы, ссылки и списки пользователей. Для общих рабочих областей необходим сервер Microsoft Windows® Server™ 2003 со службами Microsoft Windows SharePoint™ Services.

Редактирование списков  в службах Windows SharePoint Services. Интеграция со службами Windows SharePoint Services позволяет составлять списки в электронных таблицах Excel и передавать их на узлы служб Windows SharePoint Services для упрощения редактирования. Редактировать списки можно в Excel или на узле служб Windows SharePoint Services.

 Управление распространением  материалов. Средства управления  правами на доступ обеспечивают  безопасность ресурсов компании, запрещая получателю пересылать, копировать и печатать важные  электронные таблицы. Можно предоставлять  другим пользователям разрешения  на просмотр, проверку и изменение  электронной таблицы. Кроме того, можно задать срок действия, по  истечении которого другие пользователи  не смогут просматривать или  изменять электронную таблицу.  Для работы средств управления  правами на доступ требуется  Windows Server 2003, на котором выполняются службы Microsoft Windows Rights Management Services.

 

Повышение производительности

 Использование свободы  передвижения с доступом к  данным, позволящим создавать электронные таблицы высочайшего качества.

 

Возможность сосредоточиться  на работе. Благодаря новой области  задач «Исследования» пользователь может с легкостью находить нужные данные, не выходя из Excel. Эта область задач обеспечивает доступ к электронным словарям, тезаурусам и поисковым веб-узлам непосредственно из Excel, что позволяет быстро находить нужные сведения и включать их в электронные таблицы. Для использования некоторых функций области задач «Исследования» требуется подключение к Интернету.

Поиск справочных материалов. Из областей задач «Приступая к работе» и «Справка» можно получить доступ к службе Microsoft Office Online Assistance на веб-узле Microsoft Office Online, где публикуются справочные материалы и статьи по поддержке, которые регулярно обновляются на основе вопросов, возникающих у пользователей. Для использования некоторых функций этих областей задач требуется подключение к Интернету.

Мобильность. При наличии  планшетного компьютера можно вносить  рукописные пометки в электронные  таблицы Excel 2003 с помощью устройства рукописного ввода. Можно делать заметки или посылать сделанные примечания коллегам.

 

 

Глава 9. Работа с OpenOffice.org

9.1. Обзор OpenOffice.org

 

OpenOffice.org — мощный офисный  пакет, включающий текстовый процессор,  программы работы с электронными  таблицами и слайдами. Он содержит  все широко известные офисные  пакеты и использует некоторые  дополнительные инструменты, что  позволяет создавать документы  профессионального качества.

 

 Одно из преимуществ  использования офисного пакета  с открытыми кодами состоит  в том, что сообщество пользователей  OpenOffice.org делится в Интернете шаблонами,  инструкциями и другой информацией.  Различная документация для пакета OpenOffice.org доступна в сети, как на  его собственном сайте, так  и на личных сайтах пользователей. 

 

 В этой главе дается  беглый обзор возможностей пакета  в целом и затем более подробно  описано каждое приложение, входящее  в пакет. Более подробную информацию  вы найдете в меню справки  OpenOffice.org.

9.1.1. Совместимость с другими  форматами

 

OpenOffice.org совместим с наиболее  распространенными форматами документов, такими как: 

MS Office, начиная с версии 6.0

 RTF (Rich Text Format)

 StarWriter

HTML (Hyper Text Markup Language)

 PDF (Portable Document Format)

 

 На данный момент OpenOffice.org не совместим с такими форматами,  как: 

MS Works

 WordPerfect

 

 Возможна установка  специального фильтра, который  позволит работать с документами  WordPerfect. Фильтр, называемый WriterPerfect, доступен в сети по адресу: http://libwpd.sourceforge.net/.

9.1.2. Стили

 

Стиль — это набор параметров форматирования, который используется на протяжении всего документа.

 

 Многие пользователи  форматируют документы вручную,  при каждом изменении в документе  выделяя отдельно каждый блок  текста и выбирая нужные опции  форматирования. Такой способ подходит  для небольших документов, но  при редактировании документов  большого объема отнимает слишком  много времени. 

 

 Форматирование с использованием  стилей является более эффективным.  Создание стиля, соответствующего  вашим потребностям, займет некоторое  время, но в дальнейшем это  позволит сэкономить усилия. Во-первых, стиль можно применить к другим  документам, создаваемым в OpenOffice.org, например, при создании однотипных  документов. Во-вторых, сделав только  одно изменение стиля, можно  изменить весь документ.

 

 Чтобы применить стили  к тексту, щелкните по значку  на панели инструментов, выберите  Формат (Format)->Стили (Styles) или нажмите клавишу [F11]. Затем выделите текстовый блок и дважды щелкните по соответствующему стилю в окне Мастер стилей (Stylist), например, Заголовок 1 (Heading1) или Основной текст (Text body).

 

 Чтобы изменить стиль  для всего документа: 

 Выделите текстовый  блок, для которого нужно изменить  стиль, например, Заголовок 1.

 Измените параметры  форматирования — цвет, шрифт  и т.д. 

 Не снимая выделения,  нажмите на кнопку Обновить стиль (Update Style) в окне Мастер стилей.

 Изменения стиля будут  применены ко всему тексту, имеющему  этот стиль. 

 

 За более подробной  информацией обратитесь к документации, доступной на сайте OpenOffice.org: http://documentation.openoffice.org/manuals/oooauthors/IntroStyles.sxw.

9.1.3. Шаблоны

 

 Шаблоны — это по сути бланки, которые пользователи заполняют содержимым. Простой пример шаблона — печатный бланк, содержащий в верхней части информацию об отправителе и пустое место для записи текста. Шаблоны в OpenOffice.org могут содержать текст, изображения и параметры форматирования. Создание шаблонов для однотипных несложных документов позволит сэкономить время.

 

 Чтобы создать шаблон:

 В одном из приложений OpenOffice.org создайте обычный файл, содержащий  отформатированный в соответствии  с вашими потребностями текст. 

 Сохраните файл как  шаблон, выбрав Файл (File)->Шаблоны (Templates)->Сохранить (Save).

 Введите название нового  шаблона и нажмите кнопку OK.

 

 Чтобы воспользоваться  шаблоном:

 Запустите OpenOffice.org.

 Выберите Файл (File)->Создать (New)->Шаблоны и документы (Templates and Documents).

 Откроется окно, содержащее  папки с шаблонами. Ваш образец,  скорее всего, окажется в папке  Обычные (Default).

 Откройте папку и  выберите нужный шаблон.

 Внесите в файл необходимые  изменения. 

 Сохраните файл, как  обычно. При этом будет создан  новый файл, а шаблон не изменится. 

 

 Более подробную информацию  вы найдете в сети по адресу: http://documentation.openoffice.org/HOW_TO/word_processing/HowTo_Work_with_Templates.sxw.

9.1.4. Специальные средства OpenOffice.org

Проверка орфографии

 

 В OpenOffice.org Writer включен большой словарь для проверки орфографии, а также возможность проверки орфографии по мере набора текста — Автоматическая проверка орфографии (AutoSpellcheck). Если функция Автоматическая проверка орфографии включена, слова, возможно содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красной чертой. Если щелкнуть правой кнопкой мыши по такому слову, будут предложены возможные варианты исправления ошибки. Выберите из списка правильное слово. Для проверки орфографии всего документа выберите Сервис (Tools)->Проверка орфографии (Spellcheck)->Проверка (Check). Чтобы отключить автоматическую проверку орфографии, выберите Сервис (Tools)->Проверка орфографии (Spellcheck) и снимите пометку Автоматическая проверка орфографии (AutoSpellcheck), щелкнув один раз по наименованию пункта. Чтобы вновь включить автоматическую проверку, щелкните по наименованию пункта еще раз.

Тезаурус

 

 В OpenOffice.org также включен  тезаурус. Щелкните кнопкой мыши  по слову, подлежащему замене, или выделите слово двойным  щелчком мыши, затем выберите  Сервис (Tools)->Тезаурус (Thesaurus). В правой части окна появится список синонимов этого слова. Просмотрев весь список, выберите наиболее подходящее слово, щелкните по нему один или два раза и затем нажмите кнопку OK, чтобы вставить его в текст. Если в списке нет нужного слова, можно выбрать слово, щелкнув по списку и нажав кнопку Найти (Search). Список слов для замены обновится.

Автозамена/Автоформат

 

 Инструмент Автозамена/Автоформат используется для автоматического исправления грубых ошибок и применяется для форматирования текстов определенных типов. Для подключения этой возможности выберите Сервис (Tools)->Автозамена/Автоформат (AutoCorrect/AutoFormat). Откроется таблица настройки. Во вкладке Параметры (Options) можно выбрать, каким способом будет производиться замена. Во вкладке Дополнение слова (Word Completion) можно включить или отключить этот параметр и настроить дополнительные опции. Если изменения в настройках инструмента Автозамена/Автоформат никак не отразились на вашем тексте, выделите нужный участок текста и выберите Формат (Format)->Автоформат (AutoFormat)->Применить (Apply).