14.2 Работа с электронными
таблицами
Глава 1 Выбор и покупка
компьютера > Глава 14.Офисные задачи
Офисные задачи
Работа с электронными
таблицами
Пакеты уже известных
вам офисных приложений OpenOffice.org
и Microsoft Office содержат и такие классы
программ, как электронные таблицы, системы
управления базами данных, программы создания
презентаций, а также
инструменты для создания диаграмм,
которые часто требуются в
офисной работе. В оставшейся
части данной главы мы кратко
рассмотрим эти средства. Электронные
таблицы - широко распространённый
класс программ, позволяющих хранить
табличные структуры данных, имеющих
автоматически вычисляемые значения,
гибко управлять записями, сортировать
по различным признакам, автоматически
строить диаграммы и пр. Например,
широко применяемое в офисах
приложение Microsoft Excel также принадлежит
к этому классу программ. В состав OpenOffice.org
входит программа OpenOffice.org Calc, a в Microsoft
Office - аналогичная программа Excel. Внешний
вид. программы OpenOffice.org Calc показан на 14.3,
а программы Microsoft Excel - на 14.4. Как видите,
данные здесь представлены в виде нескольких
таблиц - листов, которые вместе составляют
так называемую "книгу". Листы "книги"
представлены в виде вкладок, переключение
которых производится в нижней части окна.
На каждом листе-таблице колонки обозначены
буквами, а строки - цифрами. Таким образом,
каждая ячейка таблицы имеет свой уникальный
мер, который может использоваться
для доступа к её данным, о чём мы расскажем
чуть позже. Листы книги по умолчанию имеют
маловразумительные названия "Лист1",
"Лист2" и "ЛистЗ". Вы можете переименовать
их по своему усмотрению. Для этого щёлкните
на названии листа правой кнопкой мыши
и выберите из контекстного меню пункт
"Переименовать". Откроется окно,
в которое следует ввести новое название
листа. Листов по умолчанию три, но их количество
может быть любым. Можно вставить лист
или нужное количество листов перед текущим
листом или после него. Для этого щёлкните
на названии текущего листа правой кнопкой
мыши и выберите из контекстного меню
пункт "Вставка". Здесь можно определить
положение вставляемых листов - перед
текущим листом или после него, а также
их количество. Если вы вставляете один
лист, то можно сразу же ввести его имя,
для чего в окне "Вставить лист" есть
соответствующее поле. Можно также вставить
не пустой лист, а уже готовый, если онуже
хранится в каком-либо файле. Дляэтого
поставьте переключатель в положение
"Создать изфайла" инажмите кнопку
"Обзор", чтобы выбрать нужный файл.
Можно даже выбрать сразу несколько файлов.
Разумеется, все они должны содержать
табличные данные (или хотя бычто-то похожее
на них), чтобы программа могла правильно
разместить их в ячейках электронной таблицы.
Можно удалить текущий лист, если щёлкнуть
правой кнопкой мыши на его названии и
выбрать из контекстного меню пункт "Удалить".
Ввод данных.Чтобы ввести данные в ячейку
таблицы, выделите нужную ячейку, щёлкнув
поней мышью, и начинайте ввод. Если в ячейке
уже были до этого какие-то данные, онипросто
заменяются новыми так, какесли бы вы вводили
их в пустую ячейку. Если же вы хотите просто
немного отредактировать данные, находящиеся
в ячейке, выделите ячейку и нажмите клавишу
F2.В этом случае ячейка откроется для редактирования.
Чтобы удалить неправильно введенные
данные и восстановить старое содержимое
ячейки, нажмите клавишу Esc. Ввод данных
в несколько ячеек подряд. Завершив ввод
данных в одну ячейку, вам,какправило,
потребуется тут же перейти к другой ячейке.
Дляоблегчения ввода данных в несколько
ячеек подряд можно пользоваться следующими
средствами: + нажатие клавиши Enter запоминает
введённые данные и перемещает фокус ввода
на одну ячейку вниз; + нажатие клавиши
Tabзапоминает введённые данные и перемещает
фокус ввода на одну ячейку вправо; + нажатие
одной из клавиш-стрелок также запоминает
введённые данные и перемещает фокус ввода
на одну ячейку в указанном направлении.
При этом возникает вопрос: а какбыть,
если в ячейку вводятся текстовые данные
и нужно перенести часть их на другую строку
в тойже ячейке? Очень просто - нажмите
для этого сочетание Ctrl-Enter. Форматирование
данных в ячейке. Данные в каждой изячеек
можно визуально отформатировать различными
способами. Например, можно применить
выравнивание полевому краю ячейки, поправому
краю,по центру или поширине. Дляэтого
достаточно выделить нужную ячейку или
несколько ячеек и нажать соответствующее
сочетание клавиш: + Ctrl-L - выравнивание
полевону краю; + Ctrl-R - выравнивание поправому
краю; + Ctrl-E - выравнивание по центру; + Ctrl-J
- выравнивание поширине.
Можно также пользоваться
соответствующими кнопками на
инструментальной панели. Впрочем,
программа сама форматирует ячейки
в соответствии с типом введённых
в нихданных. Например, текстовые данные
поумолчанию выравниваются полевому краю
ячейки, ачисловые - по правому краю. Шрифты.
Кроме того, можно менять гарнитуру и размер
(кегль) шрифта, как для каждой ячейки в
отдельности, так и для группы ячеек илидаже
отдельных символов. Дляэтого достаточно
выделить нужные символы илиячейки и выбрать
нужную гарнитуру и размер из раскрывающихся
списков в верхней части окна программы.
Также можно использовать кнопки наинструментальной
панели или сочетания клавиш для эффектов
шрифта, а именно: + полужирный шрифт (Ctrl-B);
+ курсив (Ctrl-I); + подчёркивание(Ctrl-U). Атрибуты
ячейки. Для более гибкого изменения формата
данных в текущей ячейке или нескольких
выделенных ячейках выберите из меню "Формат"
пункт "Ячейка". Откроется окно "Атрибуты
ячейки", показанное на 14.5, если выработаете
в OpenOffice.org Calc. При работе в Microsoft Excel окно
атрибутов ячейки имеет вид, как на можно
изменить формат данных в ячейке. Обычно
бывают доступны следующие форматы: + "Число"
- числовые данные. Здесь можно определить
количество отображаемых знаков после
запятой (поле "Дробная часть"), минимальное
количество знаков до запятой (поле "начальные
нули"), указать программе выделять
отрицательные числа красным цветов (переключатель
"Выделение отриц. чисел"), а также
разделять разряды (то есть, например,
отображать 4 294 967 296 вместо 4294967296 - для
этого существует переключатель "Разделение
разрядов"). Можно также выбрать один
из заранее определённых числовых форматов.
Отображение числа в выбранном формате
можно сразу же видеть в поле предварительного
просмотра в правой части окна; + "Процент"
- то же, но с автоматическим появлением
знака процентов в конце; + "Валюта"
- то же, но с автоматическим обозначеним
валюты. При этом выше списка "Формат"
появляется раскрывающийся список, из
которого можно выбрать наименование
валюты и страну; + "Дата" - различные
способы представления даты, а также в
некоторых случаях времени. Например,
"фев 13, 2002" или 13/02/02, или 02-13-2002 16:07
и т. д. + "Время" - различные способы
представления времени, а также в некоторых
случаях даты; Формат ячеек
+ "Наука" - представление
чисел в стандартном виде (например,
4,50Е+001 вместо 45); + "Простая дробь"
- представление чисел в виде простых дробей
(например, 4 1/2 вместо 4,5); + "Значение
истинности" - булево значение, TRUE или
FALSE; + "Текст" - текстовые данные. Кроме
того, можно выбрать язык представления
данных, что повлияет, например, на выбор
кодировки символов программой, а также
гарнитуру, начертание и размер (кегль)
шрифта в ячейке, а также его цвет и язык
для использования проверки орфографии.
Есть и некоторые дополнительные эффекты,
например тип подчёркивания и зачёркивания
(простой чертой, двойной, жирной, пунктиром
и пр.) Для подчёркивания можно также выбрать
цвет. Кроме того, в программе OpenOffice.org
Calc есть раскрывающийся список "Рельеф".
Выбрав один из пунктов списка, можно сделать
шрифт в ячейке контурным или имитирующим
выпуклые или вдавленные символы, а также
включить отображение тени. В программе
Microsoft Excel можно ввести анимацию, поместить
надпись под любым углом и задать расположение
рамки вокруг ячейки. В программе OpenOffice.org
Calc на вкладке "Фон" можно выбрать
цвет фона ячейки из предложенной палитры
из 91 цвета.- В программе Microsoft Excel на вкладке
"Вид" для фона ячейки есть выбор
из 40 цветов. Произвольный цвет фона ячейки
выбрать нельзя. На инструментальную панель
программы вынесены некоторые кнопки,
которые позволяют быстро изменять формат
выделенных ячеек, не открывая вышеописанное
окно "Атрибуты ячейки". Помимо кнопок
для горизонтального и вертикального
выравнивания,а также эффектов шрифта,
это могут быть кнопки: изменение формата
на "валютный"; показ знака процентов;
изменение формата на обычный числовой;
изменение формата на "экспоненциальный",
т. е. представление числа в стандартном
виде - по умолчанию не отображается; изменение
формата на "дату" - по умолчанию не
отображается; увеличение разрядности
дробной части; уменьшение разрядности
дробной части; обрамление; тип линий рамки
- по умолчанию не отображается; цвет линий
рамки - по умолчанию не отображается;
цвет фона ячейки.
Функция автозаполнения.
Привводе данных в таблицу иногда требуется
ввести одинаковые данные в ячейки одного
столбца или же какую-либо последовательную
нумерацию (1,2, 3,4 итакдо 1000- согласитесь,
чтоэтотоскливо набирать вручную). Дляэтого
в программе предусмотрена функция автозаполнения.
Например, введите в какую либо ячейку
число 1. Теперь щёлкните мышью поэтой
ячейке. Выувидите в правом нижнем углу
её манипулятор в виде маленького чёрного
квадратика. Потяните за него вниз, так,
чтобы "обвести" некоторое количество
ячеек в столбце. Когда вы отпустите кнопку
мыши, то увидите, что в обведённых ячейках
появилась последовательная нумерация
- 1, 2, 3, 4 и т. д. Функция автозаполнения
работает "интеллектуально". Например,
если вам нужно заполнить ячейки столбца
нечётными числами, введите в верхнюю
ячейку 1, а в следующую - 3. Теперь выделите
обеячейки и проведите автозаполнение.
Вы увидите, что в следующих ячейках появились
числа 5, 7, 9, 11 и т. д. Точно так же можно
задать любой числовой интервал. Например,
введя в первые две ячейки столбца числа
5 и 89 и проведя автозаполнение, получим
следующий ряд:5, 89, 173,257, 341,425, 509, 593,677 и т.
д. Можно заполнять ячейки увеличивающимися
группами чисел. Например, если указать
в первых трёх ячейках числа 7, 9 и 43, а затем
выделить все три ячейки и провести автозаполнение,
увидим, что числа в следующих ячейках
разместились так: 8, 10, 44, 9, 11,45, 10, 12, 46 и
т. д. Наконец, если разместить в ячейке
нечисловые, а текстовые данные, то автозаполнение
позволит заполнить ячейки одинаковыми
словами/ предложениями. Разумеется, автозаполнение
можно проводить нетолько повертикали,
но и по горизонтали. Приэтом данными заполняются
не столбцы, а строки. А вот сразу в обоих
направлениях проводить автозаполнение
нельзя. По умолчанию в таблицах программы
высота и ширина ячеек заданы неочень
большими. Однако можно произвольно менять
высоту и ширину каждого столбца и каждой
строки. Дляэтого наведите указатель мыши
на границу между строками илистолбцами
в области их служебной нумерации. Указатель
мыши примет вид двунаправленной стрелки.
Теперь, чтобы установить нужный размер,
перетащите мышью границу между строками
илистолбцами. Какие-то столбцы или строки
можно скрыть, не удаляя их. Для этого сделайте
ихвысоту или ширину нулевыми. Можно даже
"попросить" программу
самостоятельно подобрать
оптимальную высоту строки или
ширину столбца. Вообще говоря,
для функционирования электронной
таблицы совсем не обязательно,
чтобы данные, находящиеся в ячейке,
целиком отображались на экране.
Поэтому размеры ячеек, внешний
вид которых не имеет значения,
можно сделать меньше, чем это
необходимо для отображения всех
данных в них. При этом на
экране будут отображаться только
первые символы данных в ячейке,
а в правой части её появится
маленький треугольник, который
указывает на то, что в ячейке
есть данные, которые находятся
"за кадром". Объединение нескольких
соседних ячеек в одну. Иногда
это делается в таблице "для
красоты". Для этого следует
выделить нужные ячейки, а затем
выбрать из меню "Формат" пункт
"Объединить ячейки" и далее
подпункт "Задать". Вместо всех
выделенных ячеек появится одна
большая. Однако, как вы уже
знаете, в электронной таблице
все ячейки имеют служебные
номера: Al, A2 и т. д., причём буквы обозначают
столбцы, а числа - строки. Это нужно для
доступа к данным (о чём см. чуть ниже).
Но как быть, если несколько ячеек объединены
в одну? Создатели программы поступили
просто: в случае объединения ячеек "большая"
ячейка получает номер самой левой и самой
верхней из своих "составляющих".
Например, если вы объединили ячейки F12
и G12, то в результате получается ячейка
за номером F12, а ячейка G12 как бы вообще
исчезает из таблицы. Кстати, объединённые
ячейки фигурируют только при отображении
на экране, никак не затрагивая структуру
самой электронной таблицы. Объединение
ячеек в любой момент можно отменить, выбрав
из меню "Формат" пункт "Объединить
ячейки" и далее подпункт "Снять".
Вставка ячеек. При работе с таблицей часто
требуется вставить или удалить некоторые
ячейки. При этом содержимое части ячеек
сдвигается вправо или вниз для того, чтобы
освободить место для новых данных. Для
вставки ячейки выделите ячейку, в которой
должны будут появиться новые данные,
щёлкните на ней правой кнопкой мыши и
выберите из контекстного меню пункт "Вставить
ячейки" ("Добавить ячейки" в MS
Excel). Откроется окно вставки ячеек. Здесь
вам будет предложены четыре варианта
вставки ячеек: + "Переместить ячейки
вниз" - данные в текущем столбце, начиная
с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или
более, если выделено несколько ячеек)
ячейку вниз, остальные данные остаются
на месте;
+ "Переместить ячейки
вправо" - данные в текущей строке,
начиная с текущей ячейки, сдвигаются
на одну (или более, если выделенонесколько
ячеек) ячейку вправо, остальные данные
остаются на месте; + "Вставить строку"
- все данные, начиная с текущей строки,смещаются
наодну (или более, если выделено несколько
ячеек) строку вниз; + "Вставить всюколонку"
- вседанные, начиная с текущего столбца,
смещаются наодин (или более, если выделено
несколько ячеек) столбец вправо. Удаление
ячеек. Аналогично выполняется иобратная
операция - удаление ячеек. Дляэтого выделите
ненужные ячейки, а затем щёлкните правой
кнопкой мыши поним и выберите изконтекстного
меню пункт "Удалить ячейки". Откроется
окно с четырьмя вариантами выбора, аналогичными
предыдущим. Чтобы удалить содержимое
выделенных ячеек, никуда не сдвигая остальные
данные, нажмите клавишу Delete или выберите
пункт "Удалить содержимое" того
же контекстного меню. Размещение вычисляемых
данных. Однако пора переходить к рассмотрению
самой главной функции электронных таблиц
- размещению вычисляемых данных. Именноэтафукнция
отличает электронную таблицу от обычной
таблицы, набранной в любом текстовом
редакторе. Что такое вычисляемые данные?
Дело в том,что некоторые ячейки таблицы
могут содержать нестатичные данные, а
результат каких-то вычислений, сделанных
на основе данных, содержащихся в других
ячейках таблицы. Возможна также связь
с данными, находящимися на другом листе
"книги" или даже в другой "книге".
Однако чаще всего исходные данные длявычисляемых
значений берутся изтой же таблицы - этонаиболее
простой случай. В качестве примера рассмотрим
таблицу, куда заносится сумма дохода
некоторой компании за каждый день. При
этом в нижней части таблицы имеются ячейки,
в которых можно посмотреть доход за каждый
месяц, неделю, а также общий доход с начала
года и сумма чистого дохода после различных
отчислений (налоги и пр.). Всё этоданокак
в рублях, так и в некоторой другой валюте.
Очевидно, чтоесли в подобной таблице
вседанные будут статичными, то призаписи
о доходе каждый день придётся одновременно
изменять много других данных: приплюсовывать
сегодняшний доход к месячному, недельному
игодовому, пересчитывать вдругую валюту,
считать процентные отчисления ипр. Выполнять
такие операции каждый раз вручную утомительно,
иктому жене исключены ошибки впроцессе
вычислений. В результате данные перестанут
"сходиться" друг с другом.
Поэтому всю работу
по вычислениям лучше поручить
программе. Тогда в нашем примере
оператору придётся ввести только
сумму дневного дохода (и, может
быть, ещё сегодняшний курс валюты),
а всё остальное будет сделано
автоматически. Итак, в некоторых
ячейках таблицы могут содержаться
вычисляемые данные, которые будут
автоматически обновляться, если
изменятся данные в "исходных"
ячейках. Например, если содержимое
ячейки D4 должно автоматически обновляться,
чтобы всегда содержать сумму
чисел в ячейках А2 и F1, нужно
ввести в ячейку D4 формулу =СУММ(А2;П)
и задача будет решена. Таким образом,
электронные таблицы весьма удобны для
хранения связанных данных, когда изменение
одного или нескольких исходных значений
(например, текущий курс доллара и закупочная
цена какой-либо детали) отражается сразу
на многих значениях. В данном примере
это цены на 100 различных моделей оборудования,
содержащих эту деталь. Вычисляемое значение
вводится в ячейку с помощью "ключевого"
символа "=". Если вы начинаете ввод
данных в ячейку с этого символа, то для
программы это значит, что данные являются
вычисляемыми. Вслед за знаком равенства
следует формула, по которой должны вычисляться
данные в этой ячейке. В формулах могут
использоваться обычные знаки арифметических
действий. Например, если ввести в ячейку
формулу =2+3 то в ячейке окажется число
5. Конечно, в такой записи пока не очень
много смысла - ведь можно было просто
написать число 5 и не мучиться. Ведь в
этом примере пока нет данных, которые
берутся из других ячеек. Тем не менее,
можно пользоваться и этим способом, чтобы
не вычислять значения вручную. Например,
если нужно поместить в какую-либо ячейку
результат какого-нибудь выражения вроде
456-23x4/11+465, то можно не хвататься за калькулятор
(и не открывать программу-калькулятор),
а просто ввести с ячейку =45б-(23*4)/11+465 и
нажать Enter. В ячейке автоматически появится
результат вычислений. Обратите внимание,
что при этом можно установить точность
отображения дробной части с помощью уже
рассмотренного нами окна "Формат ячейки".
Например, по умолчанию результат вышеп
риведённого выражения отобразится
в ячейке как 912,64. Однако можно увеличить
количество отображаемых знаков дробной
части и получить в ячейке более точное
значение результата, например 912,636 или
912,6364 и т. д. При записи арифметических
выражений можно использовать знаки +
(сложение), - (вычитание), * (умножение),
/ (деление) и " (возведение в степень),
а также скобки. Однако самое главное начинается,
когда для вычислений начинают использоваться
данные из других ячеек. Как вы уже знаете,
все ячейки таблицы пронумерованы, причём
столбцы нумеруются буквами, а строки
- числами. Таким образом, самая верхняя
левая ячейка имеет номер А1, следующая
в той же строке - В1, первая во второй строке
- А2 и т. д. Кстати, это вовсе не означает,
что количество столбцов ограничено количеством
букв. После 26-го столбца, обозначаемого
буквой Z, начинаются двухбуквенные обозначения
столбцов: АА, АВ, AC, AD и т. д. до AZ, затем
ВА, ВВ, ВС и т. д. По умолчанию программа
позволяет разместить данные в 256 столбцах.
Чтобы взять данные из какой-либо ячейки,
введите в выражение номер этой ячейки.
Например, если ввести в какую-либо ячейку
=A3+F12 то в этой ячейке всегда будет сумма
значений ячеек A3 и F12. Замечание. Вы, наверное,
обратили внимание, что в самом первом
примере для вычисления суммы использовался
другой способ.Действительно, оба способа
имеют право на существование. Про-функцию
СУММ мы ещё расскажем чуть ниже. Можно
также совмещать в выражениях обычные
числа и номера ячеек. Например, если в
какую-либо ячейку ввести значение =А5Л
2 то в этой ячейке всегда будет квадрат
значения из ячейки А5. Вводить номера
ячеек не обязательно вручную. Дело в том,
что при вводе формулы в ячейку, значение
которой вычисляемое (т. е. начинается
со знака "=") вместо ввода номера
ячейки можно просто щёлкнуть на этой
ячейке левой кнопкой мыши. При этом в
поле ввода автоматически появляется
номер ячейки, на которой вы щёлкнули,
а сама ячейка выделяется красной рамкой.
Красную рамку можно перемещать с помощью
клавиш-стрелок, и при этом будет автоматически
изменяться номер ячейки в поле ввода.
Если данные, которые
должны использоваться при вычислении
результата, расположены надругом листе
книги, тоссылка нанихбудет выглядеть
несколько сложнее, например вот так: =А1+Лист2.А1
Если данные каких-либо ячеек используются
достаточно часто, можно дать этим ячейкам
осмысленные имена, чтобы облегчить работу
сними. Тогда вместо номеров ячеек можно
использовать этиимена. Чтобы задать имена
ячеек, выберите изменю "Вставка"
пункт "Имена" и далее подпункт "Задать".
Откроется окно, в котором можно ввести
любое имя, используя как латинские, так
и русские буквы. При нажатии кнопки "Добавить"
имя заносится в "Список имён" ячеек
таблицы. После этого выделите введённое
имя в этом списке. Приэтом в поле "Ссылка
на" появится номер текущей ячейки.
Если теперь нажать кнопку ОК, то имя будет
присвоено текущей ячейке. Можно также
изменить значение поля "Ссылка на",
и тогда имя будет присвоено той ячейке,
номер которой вы введёте в этополе. Отныне
во всех формулах вместо номера ячейки
можно писать её имя. Например, если в ячейке
Z1у вас находится текущий курс евро к рублю,
а в ячейке DS465 цена в евро на какой-нибудь
продукт, то, присвоив этим ячейкам имена
соответственно "курс_евро" и "цена",
вы впоследствии сможете при вводе формул
невспоминать каждый раз номера этих ячеек,
прокручивая таблицу, а писать просто
что-нибудь вроде =курс_евро*цена Кстати,
весьма удобно, что имена можно давать
не только ячейкам текущего листа, но и
ячейкам других листов. Это весьма облегчает
работу повводу формул, особенно если
в книге содержится множество листов.
Вычисление суммы. Поскольку вычисление
суммы значений нескольких ячеек является
одной из самых основных операций, которые
приходится выполнять программе, для неё
придумали специальную функцию СУММ. Таким
образом, вместо =А2+С4 можно написать =СУММ(А2;С4)
и результат будет один и тот же. Но какой
в этом смысл? Почему просто не использовать
знак "+" - спросите вы. Во-первых, функцию
суммирования СУММ можно ввести всего
лишь нажатием кнопки "Сумма". Она
расположена напанели инструментов