Проблемы защиты персональных данных

       Главным здесь является четкая  регламентация функций работников  отдела кадров по разным видам  документов, дел, карточек, журналов  персонального учета и баз  данных. Посторонние лица не должны  знать распределение этих функций,  рабочие процессы, технологию составления,  оформления, ведения и хранения  документов, дел и рабочих материалов  в отделе кадров. Под посторонними  лицами понимаются не только  злоумышленники или их сообщники,  но и сотрудники предприятия,  функциональные обязанности которых  не связаны с работой отдела  кадров. Следует также учитывать,  что работник отдела кадров  не должен быть осведомлен  о порядке работы других сотрудников  отдела.

     Для этого первый руководитель предприятия  должен издать приказ о закреплении  за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для  информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа  работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных  подразделений к документам отдела, введена личная ответственность  указанных должностных лиц и  работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

     Не  допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них  был закреплен за определенной группой  персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора  кандидата на вакантную должность  до хранения документации.

     В случае необходимости перераспределения  обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором  регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

     Следует соблюдать следующие особенности  обработки и хранения документов.

     Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.

     Операции  по оформлению, формированию, ведению  и хранению личных дел выполняются  одним работником отдела кадров, который  несет личную ответственность за сохранность документов в делах  и доступ к делам других работников.

     Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований  с  кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

     Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное  дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания  для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается  на место изъятого документа. Отметка  в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые  исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

     Приказом  первого руководителя предприятия  должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава  с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие  места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного  разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной  карточке. При возврате дела тщательно  проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений  в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в  присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через  их секретарей или референтов не допускается.

     Другие  руководители предприятия могут  знакомиться с личными делами только непосредственно подчиненных  им сотрудников; к справочно-информационному  банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении  отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и  ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия  вправе ознакомиться только со своим  личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его  персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется  в контрольной карточке.

     Не  менее строгого контроля требует  работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального  учета сотрудников).

     Отчетная  и справочная работа отдела формирует  каналы несанкционированного получения  и незаконного использования  персональных данных. В связи с  этим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

     На  документах, выходящих за пределы  отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно  остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования  в них надобности возвращались в  отдел кадров для включения в  дело вместо хранящейся там копии.

     В структурных подразделениях предприятия  могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

• журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, - табельщика),
• штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),
• дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика).

     Руководитель  подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные  документы следует хранить в  соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих  гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в  подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

     В отделе кадров дела, картотеки, учетные  журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время  в металлических запирающихся и  опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности  выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или  оставлять шкафы незапертыми. У  каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем  столе в нерабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.

     Помимо  операций с документами работники  отдела кадров значительную часть времени  тратят на прием посетителей. Этот вид  работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела. Приемные часы должны быть разными для сотрудников  предприятия и лиц, не входящих в  эту категорию. В часы приема посетителей  работники отдела не должны выполнять  функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

     На  столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме  тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично  тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

     Подбор  персонала для работы с персональными данными ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений; оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами.

     Иными словами, порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению  задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от разного  рода злоумышленников.

2. Передача  информации содержащей персональные данные

     Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена  государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

     Работодатель  не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне  без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это  необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных  федеральным законом.

     В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом  на получение персональных данных работника  либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его  персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

     Персональные  данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в  том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями  их функций.

     Работодатель  обеспечивает ведение журнала учета  выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем  запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в  предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

     В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом  или настоящим Положением на получение  информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в  выдаче информации, копия уведомления  подшивается в личное дело работника.

3. Хранение  информации содержащей персональные данные

     Хранение  персональных данных требует особого  режима, так как информация, содержащаяся в данных документах, является объектом защиты. Режим хранения персональных данных предусматривает соблюдение следующих правил:

• Помещение, где хранятся персональные данные, не должно находиться на первом или последнем этажах здания, потому что данные этажи потенциально наиболее доступны для проникновения.
• Вход в помещение разрешается только лицам, имеющим доступ к работе с документами.
• По окончании рабочего дня двери помещений для хранения персональных данных не только закрываются, но и опечатываются печатью службы безопасности. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск не возможно было снять и восстановить.
• Перед открытием двери в начале рабочего дня проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещение необходимо немедленно поставить в известность службу безопасности и доложить первому руководителю. До принятия решения первым руководителем помещение не открываются.
• Для предотвращения несанкционированного входа в помещение в течении рабочего дня на двери устанавливаются электромеханические или электронные замки.
• Входные двери, окна, сейфы, шкафы, стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией.
• Ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток, дверей в не рабочее время должны храниться в опечатанном пенале (конверте) в службе безопасности или в бюро контроля защиты информации. Факт передачи ключа регистрируется в специальном журнале приема-передачи помещений и ключей под охрану.