Планирование стоимости проектных параметров в программе MS Project

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

      ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….……...…3

1. Стоимость ресурсов…………………………………….….…...……….....4
2. Стоимость назначений…………………………………..……...………….6
3. Стоимость задач………………………………………….……..…….……8
4. Метод начисления задач……………………………………….……....….9

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..….13

      ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………...……..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Microsoft Project   — программа управления проектами.  Она создана, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

  Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений. Данная стоимость, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса.

Известно, что для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

Целью данной работы является рассмотрение наиболее важных аспектов планирования стоимости проектных параметров в программе MS Project.

 

 

 

 

 

 

 

1. Стоимость ресурсов

Стоимость использования  ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены  пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между  которыми можно с помощью вкладок  А, В, С, D и Е (рис. 1, файл \Cost\1.mpp).

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость  его использования. Первая указывается  в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая — в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья — в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица  времени, например 1000$/то (1000$/мес), что  соответствует оплате $1000 за месяц  трудозатрат (о том, как обозначаются единицы времени, см. раздел «Настройки отображения временных единиц»).

Рис. 1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А

Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального  ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рис. 1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, равную 1000$/то (1000$/мес) с начала проекта и 1100$/то (1100$/мес) с 01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат этой настройки виден на рис. 14.2 (файл \Cost\1.mpp). Задача В с теми же трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.

 

Рис. 2. Начиная с 1 марта  ставки оплаты ресурса вырастают

Во втором и далее рядах  таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в  процентном отношении от ставок в  ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно  ввести +10%, а для уменьшения —10%.

Ставки определяют стоимость  использования ресурса в зависимости  от затраченного им времени. Затраты  же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной  цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости  этого ресурса нужно заполнить  только последнюю колонку таблицы.

 

2. Стоимость назначений

 

При создании назначения его  стоимость определяется автоматически  путем умножения ставки ресурса  на трудозатраты и прибавлением к  результату умножения затрат на использование  ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у  него могут быть особые командировочные  ставки. В таком случае их нужно  поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу  при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается  в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование  задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица  норм затрат).

 

Рис. 3. Определение таблицы  норм затрат для назначения

 

Пример использования  разных таблиц норм затрат представлен  на рис. 4 (файл \Cost\2.mpp). После того как  мы в таблице норм затрат В для  Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем  выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

Рис. 4. Расчет стоимости задач  с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

При активном использовании  таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в  таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица  норм затрат), как это сделано  на рис. 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные  затраты (Fixed Cost) на задачу — это затраты, не связанные с использованием проектных  ресурсов. Например, для задачи «Подготовка  проекта дома» фиксированными затратами  будут $10 на подготовку брошюры с  чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей  с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку  ее стоимость не зависит от трудозатрат  авторов на подготовку статей, а  равняется лишь средствам, которые  редакция может потратить на покупку  статей у авторов.

Для ввода фиксированных  затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные  затраты) в таблице Cost (Затраты) в  любом из представлений для работы с задачами. Например, на рис. 5 (файл \Cost\3.mpp) мы указали фиксированные  затраты у задач из предыдущего  примера, и они сразу добавились к общей стоимости.

 

Рис. 5. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат

Иногда задачи имеют фиксированную  стоимость независимо от числа задействованных  в них ресурсов и их ставок. В  таком случае нужно указать фиксированные  затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

 

 

4. Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую  стоимость), но и определить, как  этот бюджет будет расходоваться  на протяжении проекта. Расходование бюджета  зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и  оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько  способов оплаты.

Способ оплаты можно указать  и для ресурсов, и для фиксированных  затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (рис. 1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют  предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и  цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще  в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким  ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго  продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса  не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в  начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 6, файл 1.mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для  выполнения задачи материалы, то нужно  использовать метод начисления в  начале, а если материалы приобретаются  по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок — по мере надобности.

Метод начисления фиксированных  затрат определяется в зависимости  от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка  проекта дома» брошюра с чертежами  будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены  по завершении работы.

Рис. 6. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения

Метод начисления затрат может  определяться как для ресурса, так  и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных  затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рис. 7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, А и В, задействованы  ресурсы с разными настройками  начисления: для Иванова установлено  начисление в начале задачи, а для  Петрова в конце. Каждая из задач  длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В — во второй.

 

Рис. 7. Использование различных  методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены  фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано  начисление фиксированных затрат в  начале задачи, а у задачи D — по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются  из затрат на использование ресурса  и фиксированных затрат. А у  задачи D в первый день исполнения начисляются  затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные  затраты.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Есть несколько методик  планирования стоимости проекта: по аналогии, «сверху вниз», по параметрам и «снизу вверх». Определение стоимости проекта по аналогии можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами.

Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость  проекта оценивается таким образом  только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен и нельзя использовать более точные методики. Чтобы использовать этот метод в MS Project, достаточно вручную  заполнить в таблице соответствующие  поля .

Определение стоимости проекта  по параметрам (parametric modeling) является довольно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося  дома по площади или определение  стоимости мебели по погонным метрам.

Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его  использование зависят от числа  оцениваемых параметров. Применять  примитивные методики можно в небольших проектах, особенно если накоплен большой опыт их выполнения. Для масштабных проектов могут применяться методики, использующие большое число параметров. Точность таких методик значительно выше, но и времени их применение отнимает больше. Чтобы применить параметрическую методику в MS Project, нужно воспользоваться настраиваемыми полями и функциями.

Методика определения  стоимости проекта «снизу вверх» (bottom-up estimating) заключается в расчете  стоимости отдельных задач проекта  и формировании общей стоимости  проекта из суммарной стоимости  всех работ.

Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее использование  ориентирована программа MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализации  состава работ и ресурсов.