Отчёт по судебной практике в центре ОНАПТ

Зазначити ім'я  файла робочої книги, на основі якого створюється шаблон, а також ім'я та розташування самого файла шаблону.

Зазначити тип  та ім'я файла бази даних, куди будуть заноситися дані з комірок даного шаблона.

Зазначити, із яких комірок шаблона будуть зчитуватися  дані, і як будуть називатися відповідні їм поля бази даних. Для введення цієї інформації досить клацнути мишкою по відповідній комірці шаблона, а потім по відповідній їй графі Имя поля (див. рис. 14), щоб погодитися з запропонованим іменем або скоригувати його. Цю операцію потрібно повторити для всіх обраних комірок.

Зазначити, чи потрібно цю базу даних поповнити даними з  інших джерел.

Чи потрібно ініціювати розсилання електронної  пошти.  

Щоб створити файл на основі шаблона, треба вибрати  в меню Файл опцію Создать і зазначити ім'я шаблона. При закритті файла, створеного на основі зв'язаного з базою даних шаблона, користувачу буде задане питання про те, чи потрібно його вміст заносити в базу даних. 
 

                      4.3. Введення даних, введення формул 

                                         Введення даних

У комірки робочого листа можуть бути введені дані трьох  типів: числа, формули і текст. Числа (до них ми відноситимемо також  значення дати і часу) є величини, що використовуються в обчисленнях, скажемо для визначення кількості днів, на яку прострочено повернення відеокасети або для розрахунку нарахованих відсотків на депозит за певний період часу. Формулами називаються інструкції, що вводяться в комірки, відповідно до яких проводяться обчислення. Текст - це інформація, що не є ні числом, ні формулою. Текст обробляється як послідовність символів, навіть якщо він є набором цифр. Дані можуть вводитися тільки в активну комірку - або безпосередньо, або з використанням рядка формул, який розташований під панеллю інструментів у верхній частині екрану, Виберіть потрібну комірку, а потім починайте введення даних. У коміруі з'явиться курсор, а символи, що вводяться, відобразяться як в комірці, так і в рядку формул; при цьому стануть доступними кнопки управління рядка формул.  

Якщо при введенні даних відбулася помилка, клацніть в рядку формул на кнопці Відміна  із зображенням хрестика червоного  кольору. Відміняється введення і за допомогою натиснення клавіші [Esc] на клавіатурі. Натисніть кнопку Введення (на ній зображена галочка зеленого кольору), щоб закінчити введення даних, — кнопки рядка формул зникнуть. Для завершення введення і переходу до іншої комірки скористайтеся клавішею [Enter].  

За умовчанням програма Excel підтримує функцію автозавершення для введення даних в комірку. Якщо декілька початкових символів, введених в активну комірку, співпадають з символами, що знаходяться в будь-якій з комірок цього стовпця, то інша частина символів буде введена автоматично. У Excel проводиться автоматичне введення тільки тих записів, які містять текст або текст у поєднанні з числами. Записи, що повністю складаються з чисел, дат або часу, необхідно вводити вручну. У разі, коли введені числові значення не поміщаються в комірку із-за недостатньої ширини стовпця, замість них на екрані відображається декілька символів дієза (#). Проте, вміст такої комірки ви можете побачити в спливаючому вікні, встановивши на ній покажчик миші. 

                                     Введення формул  

Для введення і  перегляду формул використовують рядок  формул.

 Рядок формул  — панель у верхній частині  вікна  Microsoft Excel, що використовується для введення або зміни тексту, чисел та формул у комірках або на діаграмах. На ній відображається константа або формула, що зберігається в активній комірці.

 Рядок формул складається з трьох секторів. У першому секторі вказується адреса активної комірки і кнопка, що відкриває список функцій під час створення формул. При введенні даних у другому секторі з'являються три допоміжні клавіші:  Отмена, Ввод і Вставка функции. У  третьому секторі відображується вміст активної комірки. Формула може містити:

 •    посилання - адреси або імена  комірок;

 •    константи - текстові значення  або числа, введені в комірку;

 •    оператори - позначки або символи,  що визначають тип обчислення у формулі; існують математичні, логічні оператори, оператори порівняння й посилань і константи;

 •    вбудовані функції - заздалегідь визначені формули, що виконують обчислення за певними величинами, які називають аргументами, і в зазначеному порядку. Дозволяють спростити формули користувачів.

 Введення  формул починають зі знака  «=», який є ознакою початку  математичної операції і вказує системі на необхідність збереження наступного за ним виразу у вигляді формули.  Microsoft Excel  зберігає формули у внутрішньому форматі та виводить їх у рядку формул, але в комірці замість формули розміщує результат обчислень. У формулах використовуються, крім стандартних арифметичних операції («+», «-», «/», «*», «^»), спеціальні операції, які будуть розглянуті пізніше.

 Технологія  введення формул

1.Виділити комірку  для введення формули.

2.Набрати знак  «=» або клацнути на значку  у рядку формул для введення функції, потім набрати вираз.

3.Для збереження  формули натиснути клавішу  <Enter> або виділити нову комірку. Якщо з'явиться повідомлення про помилку, формулу редагують за допомогою функціональної клавіші <F2>.

 Для введення  формули можна використати можливості миші. Для цього слід:

·         виділити потрібну комірку;

·         клацнути на ній клавішею миші;

·         ввести знак «=»;

·         клацнути на комірці, адреса якої повинна  стати складовою формули;

·         набрати математичний оператор, наприклад, плюс «+», та вказати другий  операнд,  наприклад, адресу іншої комірки, клацнувши на ній мишею тощо;

 Після останньої  операції навколо комірки з'являється  рамка, а її ім'я відтворюється  у рядку формул. Приклади формул:

·         прості формули:

= 125*5+638 = 135^5 - 327

·         формули, що містять посилання:

-         на адреси комірок: = (A1+B1)*(C1-D1)

• на ім'я комірки: =  Загальний_прибуток/12

 • формули,  що містять вбудовані функції: =ПИ()*А21^2, де - ПИ() - функція, що обчислює число Пи. 

 Для введення  даних одразу в кілька комірок  слід:

 •    виділити комірки, до яких вводяться  дані. Для виділення комірок, які  не мають спільної межі, достатньо  утримувати натиснутою клавішу  <Ctrl>;

 •    ввести необхідні дані і натиснути клавіші <Ctrl> +<Enter>. 

                      4.4. Використання вбудованих функцій 

Функції. Excel містить  більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція  має ім'я і список аргументів у  круглих дужках. Аргументами можуть бути числові та текстові константи, клітинки, діапазони клітинок. Деякі функції доступні лише тоді, коли відкрита відповідна надбудова. Для відкриття надбудови слід виконати команду Сервис/Надстройки і у діалоговому вікні Надстройки вказати надбудови, які треба відкрити.  

Ввести функції  у формулу можна вручну або з використанням майстра функцій. Для роботи з майстром функцій слід натиснути кнопку Мастер функций панелі інструментів Стандартная або виконати команду Встав-ка/Функции. При цьому відкривається діалогове вікно Мастер функций — шаг 1 из 2 (мал. 13.16), в якому можна вибрати категорію функцій. При виборі категорії в поле Функций виводиться список функцій даної категорії. У цьому списку можна вибрати потрібну функцію. У рядку стану виводиться короткий опис функції.  

Після вибору функції  слід натиснути кнопку Далее, у результаті чого відкриється вікно діалогу Мастер функций — шаг 2 из 2 (мал. 13.17), в якому можна вказати аргументи функції.  

Після натискування кнопки Готово формула вставляється в активну клітинку.  

Обчислення формул.  

Коли встановлено автоматичний режим обчислень (цей режим встановлюється за замовчуванням), зміна вмісту клітинок веде до перерахунку формул, які використовують ці клітинки. Для встановлення ручного режиму обчислень слід у вкладці Вичисления діалогового вікна Параметри у блоці Пронзводить перерасчет встановити режим Вручную. У  

У цьому режимі Excel виводить слово Вичислить у  рядок стану всякий раз, коли в  листі з'являється необчислена  формула. Для переобчислення формул слід натиснути клавішу [F9] (формули  переобчисляться в усіх відкритих книгах) або [Shift-F9] (формули переобчисляться тільки в активному листі).  

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в  клітинку виводиться повідомлення про  помилку, яке починається із символу '' #''. Excel виводить такі повідомлення про помилки: # дел 0 — спроба поділити на нуль або на порожню клітинку; # имя ? — формула використовує неіснуюче ім'я; # н/д — формула посилається на клітинку з невизначеними даними; # число ! — помилка у числі, число неможливо подати в Excel; # ссыл ! — формула посилається на неіснуючу клітинку; # знач ! — помилка при обчисленні функції. 
 
 

                                 4.5. Побудування діаграм 

Побудова  діаграм за допомогою  майстра 

Діаграми і  графіки дозволяють наочно представити  зміну числових даних. Вони стають незмінними помічниками ділових людей. З їх допомогою можна прослідити динаміку зміни курсу акцій, швидкість забудови нових районів міста тощо.  Excel дозволяє побудувати діаграму у вигляді гістограми, стовпчиків, пірамід, конусів, циліндрів тощо. Можна побудувати кругову, точкову, кільцеву, бульбашкову, пелюсткову або поверхневу діаграму. До неї можна додати текст пояснення, заголовки тощо. 

 Побудова, форматування  і редагування діаграм в Excel можна виконати за допомогою   Майстра  або автоматично. 

 Майстер діаграм  полегшує побудову діаграми  . Він розбиває процес створення  діаграми на декілька кроків. Для відкриття діалогового вікна  Майстера діаграм (Chart Wizard) найпростіше  скористатися командою /Вставка/Діаграма(/Insert/Chart). 

Для того, щоб  відображати на діаграмі назви стовпців і рядків, потрібно включати їх у  виділений діапазон комірок. Для  виділення декількох несуміжних діапазонів потрібно утримуйти клавішу Ctrl.  

Кожен тип діаграми має декілька різновидів. Наприклад, стандартна гістограма представлена в 7  варіантах, лінійчата діаграма — в 6  варіантах . Від версії до версії  ця кількість може змінюватися. Без сумніву , можна залишити тип і вигляд, виділений по замовчуванню.  

Друга вкладка  Нестандартні (Custom Types) надає додаткові можливості по вибору типу діаграми . Для багатократного використання нестандартного типу діаграми потрібно встановити перемикач в групі Ввести (Select form) у положення додаткові (User-defined).  

Еxcel пропонує 14 типів діаграм ( ?), кожен з яких рекомендується для ефективного представлення даних певного класу. Їх сфера застосування приведена в наступній таблиці. Тип діаграми Сфера застосування

Гістограма (Column charts) Показує зміну даних впродовж відрізку часу. Для наочного порівняння різних величин використовуються вертикальні стовпці, які можуть бути об'ємними і плоскими. Висота стовпця пропорційна значенню, представленому в таблиці. Тривимірна гістограма показує розкладку значень по категоріях і рядах даних.

 Вісь категорій  в гістограмі розташовується по горизонталі, вісь, значень — по вертикалі. Таке розташування осей підкреслює характер зміни значень в часі. На об'ємній гістограмі . з перспективою порівнювані значення розташовуються в площині (уздовж двох осей). Гістограма з накопиченням дозволяє представити відношення окремих складових до їх сукупного значення.

Лінійчата (Bar chart) Дає можливість порівнювати значення різних показників. Зовні нагадують повернені на 90 градусів гістограми. Вісь категорій розташована по вертикалі, вісь значень — по горизонталі. Це дозволяє звернути більшу увагу на порівнювані значення, ніж на якийсь час. Може бути побудована з накопиченням, аби показати вклад окремих елементів в загальну суму, і нормованою на 100%.

Графік (Line chart) Показує, як міняється один з показників (Y) при зміні іншого показника (X) із заданим кроком. Excel дозволяє побудувати об'ємні графіки і стрічкові діаграми. Графік з накопиченням відображує зміну загальної суми за часом або по категорії.

Кругова діаграма (Pie chart) Показує співвідношення між різними 'Частинами одного ряду даних, що становить в сумі 100%. Зазвичай використовується в доповідях і презентаціях, коли необхідно виділити головний елемент і для відображення вкладу у відсотках кожного джерела. Для полегшення відображення маленьких секторів в основній діаграмі їх можна об'єднати в один елемент, а потім показати на окремій діаграмі поряд з основною.