Отчет о прохождении учебной практики в отделе сбыта

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию 
 
 
 
 
 

ОТЧЕТ 

о прохождении  учебной практики (ознакомительной  по специальности) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Челябинск

2011 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

   ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………..……………..3

1. ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ НА ПРЕДПРИЯТИИ ………………………....……………………………….4
2. СТРУКТУРА РАЗРАБАТЫВАЕМОГО АРМ………….……………...……….5
3. СПИСОК ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ПУТЕМ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ………………………………………………………………………………...……6
4. ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ АРМ………………………….…………..10
5. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ……...…………………….………..12
6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ…......………….….………….……...15
7. ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ ……………………………..17
8. РАСЧЕТ СТОИМОСТИ  РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ……….…...19
9. ПРИМЕНЕНИЕ ППП ДЛЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ………………….....……….20

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………...……………………….…..…………...22

   БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………..………………....23

       . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

   В настоящее время создание автоматизированных систем продаж является  актуальной задачей, так как способствует улучшению  качества обслуживания клиентов и, как  следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота  торговых компаний.

   Автоматизированная  система по управлению продажами  может включать в себя компоненты: автоматизации продаж; автоматизации  маркетинга, автоматизации обслуживания клиентов.

   Специалист  по сбыту призван осуществлять связь между покупателями и торговыми и производящими организациями. Суть его работы – реализация товара. Как правило, товар продают через сеть посредников, которые, в свою очередь, доставляют товар в магазины или торговые точки. Для того чтобы поток сбываемого товара был равномерным и постоянным, необходимо установить и поддержать партнерские отношения с клиентами. А после того, как подписан договор, следует проконтролировать поставку товара и выполнение участниками договора взятых на себя обязательств.

       Одним словом, необходимо, сделать все, чтобы  клиенты не пожалели о сделанной  покупке и постоянно обращались на предприятие. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       

1. ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

       Специалист по сбыту, прежде всего, занимается сбором и анализом информации, презентацией проектов, разработкой документации, заключением договоров, работает на выставках, отслеживает, чтобы товар был доставлен вовремя.

       Успешная и результативная деятельность специалиста по сбыту напрямую зависит от наличия своевременной, актуальной и достоверной информации о рынках сбыта, конъюнктуре и потребителях.

       Для обеспечения эффективной деятельности специалиста по сбыту необходимо обеспечить достоверной и актуальной информацией и организовать его рабочее место. Для этого

       - ПК с необходимым программным обеспечением

       - интернет

       - ксерокс, принтер и пр.

       - телефон

       Основная задача – увеличить объемы реализации‚ найти новых клиентов, продвигать свой товар или услугу на рынок, добиваясь наиболее выгодных условий сотрудничества 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. СТРУКТУРА РАЗРАБАТЫВАЕМОГО АРМ

 

            С появлением персональных ЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Под АРМ специалиста по сбыту следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. Структура рассмотрена на рисунке 1.

       

 
 
 

 

 

 
 
 
 
 
 

Рисунок 1 – Структура разрабатываемого АРМ.

3. СПИСОК ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ПУТЁМ РАЗРАЬОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ

 

   Специалист  по сбыту в ходе работы выполняет  ряд задач, многие из них могут  быть автоматизированы путём разработки АРМ:

• Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.
• Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.
• Разрабатывает и реализует коммерческие условия заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
• Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
• Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию дилерской сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с предприятиями-посредниками; развитие дилерских отношений).
• Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров и устанавливает деловые контакты.
• Проводит переговоры с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей; пр.
• Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам, разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.
• Организует преддоговорную работу, выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.
• Определяет способы и формы исполнения обязательств, разработки преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).
• Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
• Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
• Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.
• Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.
• Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
• Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
• Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления руководству.
• Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.
• Поддерживает в актуальном состоянии данные о контактах с клиентами в информационной системе.
• Организует учет выполнения заказов и составление предусмотренной отчетности о выполнении плана продаж.
• Принимает участие в выставках, ярмарках и других маркетинговых мероприятиях.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. ИНФОРМАЦИОННАЯ  МОДЕЛЬ АРМ.

 

   Информационная модель в виде диаграммы взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и процессов обработки данных представлена на рисунке 2.

   

   Входные документы:

   1) «Приходная накладная» - оформляется  при поступлении товара от  поставщика, на основании полученной  от поставщика накладной.

   2) «Заявка от покупателя» - оформляется  при желании клиента приобрести  товар. Заявка может быть отклонена  в случаях, когда клиент не  согласен с условиями выполнения  заявки, когда клиента не устраивают  цены, когда клиент не оплатил  заявку до оговоренного срока  и т.д.

   При принятии заявок от покупателей осуществляется входной контроль и их анализ. При  принятии заявки производится покупка  требуемого товара у поставщиков  и последующая его реализация.

   Выходные  документы:

   1) «Расходная накладная» - оформляется  при реализации заявок, отражает  факт реализации товара.

   2) «Счет на получение» - представляет  собой распечатанную форму документа  «Заявка покупателя». Выдается  клиенту при покупке за наличный  расчет, когда между датой оформления  заявки и датой отгрузки есть  временной промежуток. К счету  прилагается кассовый чек для  подтверждения оплаты заявки.

   3) Отчет «Требуемые товары» - необходим  для организации закупок у  поставщиков. Содержит информацию  о товарах, необходимых для  исполнения заявок.

   4) Отчеты «Анализ прибыльности  фирмы по товарообороту», «Анализ  продаж», «Динамика продаж», «Анализ  прибыльности товаров» формируются  на основании данных о движении  товара (продажа, покупка). Данные  отчеты необходимы руководству  для эффективного управления  и анализа деятельности предприятия,  для принятия управленческих  решений. 
 
 
 
 
 

 

5. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ

 

     Базовыми  прикладными программными средствами при создании АРМ для организации  сбытовой деятельности являются программные  средства для подготовки текстов, табличных  документов, программные средства для  автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых  сведений для подготовки различных  документов, бухгалтерские программы, специализированные программы по обработке коммерческой информации.

     Программное обеспечение позволяет: усовершенствовать  организацию работы АРМ с целью  максимального использования его  возможностей; повысить производительность и качество труда пользователя; адаптировать программы пользователя к ресурсам конкретной предметной области.

     Большое распространение получили интегрированные  пакеты прикладных программ, в составе  которых имеются текстовый редактор, табличный процессор, СУБД, а также  конкретный командный файл настройки  ПО на конкретный вид (режим) обработки информации. Это позволяет организовать работу пользователя на АРМ в сбытовой деятельности в диалоговом режиме с максимальным учетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку коммерческой информации.

     Специалисты по сбыту могут использовать различные  программы для автоматизации  своей работы, например такие как:

1. «АССистент: Менеджера по продажам 1.0.»

Данная программа призвана облегчить труд специалистов по сбыту в компаниях, где цены на товары устанавливаются не только исходя из существующего прайс-листа, но и с учетом статистики продаж в регионе клиента, текущих цен поставщиков, текущих цен конкурентов, прошлых продаж данному клиенту и другим покупателям. Для того чтобы увидеть всю статистику по товару в соотношении к выбранному клиенту достаточно просто выбрать клиента в списке покупателей и товар в списке товаров, разделенном на товарные группы (все списки и вся статистика выводятся на одном экране, избавляя от необходимости прыгать из одного окна в другое, а также позволяя быстро менять товар и покупателя). Эта операция занимает считанные секунды и на экране вся история установления цены и продаж данного товара.

2. «Клиентская база 1.9.3»

   Работа с единой базой клиентов (а также потенциальных клиентов и партнеров) значительно повышает эффективность работы компании в целом, исключает дублирование звонков, позволяет поддерживать контактную информацию по каждому клиенту в актуальном состоянии.