Організація роботи у Ассеss. Об'єкти Ассеss. Створення базових таблиць

Лабораторна робота

з навчальної дисципліни:

"Інформаційні системи та технологіі в туризмі"

Тема: Організація роботи у Ассеss. Об'єкти Ассеss. Створення базових таблиць.

Мета роботи: ознайомитись: з призначенням програми Ассеss; основними об'єктами бази даних; навчитися: завантажувати програму; створювати базу даних в режимі конструктора; призначати типи полів та інших атрибутів у таблиці базі даних.

Зміст і послідовність виконання завдань.

1.      Завантажити програму Ассеss.

Завантаження Microsoft Access можна виконати за допомогою меню ПУСК>ПРОГРАММЬІ> MICROSOFT ACCESS. На екрані з'явиться вікно (рис. 1), в якому треба задати потрібну операцію — створити або відкрити існуючу базу даних. Далі на екрані з'явиться вікно Microsoft Access.

Рядок меню містить усі команди, які використовуються під час роботи з Microsoft Access. Панелі інструментів одразу після запуску за замовчанням містять лише панель інструментів БАЗА ДАНИХ. Додаткові панелі інструментів такі, як для роботи з таблицями, формами, звітами тощо виводяться у відповідному режимі роботи та можуть додаватися за допомогою меню ВИД>ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ. Рис1 Початок роботи у Access

Створення бази даних виконується за допомогою меню ФАЙЛ>СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЬІХ або відповідної піктограми на панелі інструментів.

Відкриття бази даних виконується за допомогою меню ФАЙЛ> ОТКРЬІТЬ БАЗУ ДАННЬІХ або відповідної піктограми на панелі інструментів. Далі треба вибрати потрібний файл типу МDВ. Відкриття бази даних автоматично закриває попередньо відкриту БД.

Закриття бази даних відбувається за допомогою меню ФАЙЛ> ЗАКРЬІТЬ.

2. Створити структуру таблиць бази даних „Цена мест и услуг": введення назви поля, його типу, розміру:

      Таблиця 1 - під назвою „ Цена места и услуг"

      Таблиця2 - під назвою „Номера"

      ТаблицяЗ - під назвою „Гости".

СТВОРЕННЯ СТРУКТУРИ БД. Вибрати вкладенику Таблиці, натиснути на кнопку Создать та вибрати метод створення таблиці . Вважаючи, що структура таблиці, яка створена за допомогою майстра або в режимі таблиці, все одно підлягає редагуванню, розглянемо створення таблиці у режимі конструктора. Викликати режим роботи Конструктор.

Для цього треба у списку вибрати КОНСТРУКТОР і натиснути на кнопку Ок. На екрані з'явиться вікно (рис.2), де можна вводити імена полів та інші параметри нашої бази даних.

-              У графу Имя поля треба ввести   ім'я   першого   поля таблиці. Ім'я поля не повинно містити більше 64-символів, включаючи пропуски, та не повинно містити символ «.».

-              У графі Тип данних треба задати тип поля (Рис.З). Для цього необхідно розкрити список та вибрати потрібний тип даних. В програмі застосовуються такі типи даних:

Числовой — застосовується для  числових  даних, які використовуються у формулах. Тип та розмір значень задаються у властивостях РАЗМЕР ПОЛЯ та ФОРМАТ ПОЛЯ;

Текстовій — застосовується для тексту та чисел (наприклад, табельний номер), які не використовуються у формулах. Поле цього типу може містити до 255 символів, за замовчанням — 50. Для визначення розміру поля треба задати властивість Размер поля; та інші типи полів по умові задачі.

Рис 3. Типи даних полів таблиці.

- В області Свойства поля необхідно задати властивості поля. Змінюючи властивості поля можна керувати процесом зберігання, обробки та відображення даних.

Властивість Размер поля визначає максимальний розмір даних типу Текстовьш, Счетчик або Числовой (рис. 4).

Рис.4 Введення властивостей поля РАЗМЕР ПОЛЯ.

ВВЕДЕНЯ назви полів до таблиць бази даних для задачі. Використовувати данні  лише заголовка таблиць 1,2,3.

Таблиця 1- «Цена места и услуг»

Таблиця З-«Гости»

3.              Створення ключевого поля.

Після введення структури таблиці необхідно задати ключ запису, який може сладатися з одного поля або сукупності полів. Значення ключевого поля повинно однозначно ідентифікувати запис, а саме мати унікальне значення.

Для встановлення ключа в режимі конструктор, треба встановити курсор у поле, яке буде ключом запису, або виділити декілька полів у смузі виділення( ліворуч від імені поля). Далі натиснути на у піктограму панелі інструментів "Ключеве поле", або вибрати меню Правка — Ключеве поле. Відміна ключевого поля виконується так само.

Для нашого приклада в таблиці №2 «Номери» ключем повинно бути поле Номер або Категорія. В таблиці №1 - Код категорії, в таблиці №3 - можна задати складний ключ із полів Статус.

4.              Редагування назви поля або типу поля. Знищення поля.

ДЛЯ РЕДАГУВАННЯ імені поля або його типу можна виконати в режимі безпосереднього введення структури бази даних, та після створення самої структури.

Так, наприклад потрібно внести зміни, корективи до назви поля або його типу, якщо створення структури бази ще не завершено, то треба клацнути по назві поля та виконати редагування як звичайного текстового фрагменту. Якщо виникла ситуація редагування структури бази даних після її завершення, то потрібно після завантаження бази даних виділити назву таблиці та натиснути на панелі інструментів на кнопку Конструктор. А далі клацнути на імені поля і виконати редагування. Так само редагуються типи полів та інші параметри структури.

Щоб знищити імя поля необхідно його віділити, вибрати в меню Правка — Удалить строки. Клавіша DEL використовується при заміні назви поля.

Для додавання поля між двома введеними полями, необхідно вибрати в меню Вставка-Строки.

5. Збереження бази даних у своїй папці.

Для таблиці бази даних на диск вибирають один з відомих стандартних засобів збереження інформації.Вибрати меню Файл - Сохранить как... та задати імя таблиці. Якщо в таблиці ви забули визначити ключеве поле, то збереження інформаціії відкладеться, поки не буде виконано вибір ключевого поля.

Після виконаної лабораторної роботи студент повинен знати:

■   призначення бази даних;

■              об'єкти, з яких складається база даних;

Після виконаної лабораторної роботи студент повинен вміти:  

■ завантажувати програму;

■ створювати базу даних в режимі конструктора;