Организация и использование информационных технологий в МБОУ ДОД «Центр развития творчества детей и юношества» Тамбовского района

Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений,  присваиваемых определенным переменным.

Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения.

 Различают два вида объяснений:

• объяснения, выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий;

•  объяснения полученного решения проблемы. После получения решения

пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено.

Система должна пояснить каждый шаг своих рассуждений, ведущих к решению задачи. Хотя технология работы с экспертной системой не является простой, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.

База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется. Все используемые в экспертной системе правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может содержать несколько тысяч правил.

Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Кроме того, во многих экспертных системах вводятся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректировки данных. Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль играет база данных, где содержатся плановые, физические, расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется для оперативного и своевременного отражения текущих изменений в базе данных.

Модуль создания системы. Он служит для создания набора (иерархии) правил.

Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля   создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.

Для представления базы знаний специально разработаны языки Лисп и Пролог, хотя можно использовать и любой известный алгоритмический язык. Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

Исторически сложилось, что для информационных технологий в управлении предприятием отводилась сервисная, вспомогательная роль. Это было обусловлено, прежде всего, существовавшим к началу 90-х годов уровнем развития теории и практики информационных технологий. Основные усилия в области   информационных  технологий в то время были направлены на автоматизацию отдельных функций на рабочих местах сотрудников предприятий. Соответственно, основная цель этих процессов формулировалась как облегчение работы при выполнении рутинных операций, ускорение выполнения работ и повышение качества конечного результата.

Революционные изменения, произошедшие в последнее десятилетие, связанные в первую очередь с удешевлением вычислительной техники, приближением вычислительных мощностей к рабочим местам сотрудников и развитием программного обеспечения, привели к переосмыслению роли ИТ в деятельности современных предприятий.  
 Информационные технологии в управлении — это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разнообразных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию).

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи: 
определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей); определение источников информации, обеспечение доступа к    ней   из   внутренних   и внешних  источников; унификация и организация процессов и средств  сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями; организация  потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;  организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);  формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения; формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;  организация обратной связи ; осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации.

 Информационная технология, как и любая другая, должна  отвечать следующим требованиям: 
обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия; включать  весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели; иметь регулярный  характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизованы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.  
     В настоящее время ИТ рассматриваются как рычаг для оптимизации бизнес-процессов предприятия на основе сквозной автоматизации составляющих их бизнес-функций. С этим связано появление специализированных инструментов для построения аналитических систем и систем поддержки принятия решений на всех уровнях управления предприятием.

3. Правовые основы внедрения информационных технологий.

Современная социокультурная ситуация требует подъема образовательных учреждений (ОУ), связанного с необходимостью их целостного развития по мере перехода из одного качественного состояния в другое. Развитие образовательных учреждений обусловлено процессом информатизации общества, который в последние годы приобрел глобальный характер. Информатизация образования выступает одним из направлений его фундаментализации. Информатизация образования — процесс обеспечения сферы образования методологией и технологией разработки и использования современных информационно-коммуникативных технологий (ИКТ), ориентированных на реализацию целей обучения, воспитания и развития, используемых в комфортных, здоровье-сберегающих условиях. Одним из направлений информатизации образования является разработка модели управления образовательного учреждения на основе использования средств информационно-коммуникативных технологий.

В настоящее время в компьютеризации управленческой деятельности доминирует культура, базирующаяся на естественнонаучном и техноцентрическом подходах, основанных на традиционных подходах поддержки принятия решений, а именно: подготавливаемое решение должно иметь ретроспективные аналоги. Недостаточно учитывается роль субъектных факторов в управлении, что приводит к широкому использованию обобщенной технологии решения управленческих проблем, которая была сформулирована под влиянием информационного подхода и адекватна технологии информационных процессов [11,с.45]. Они оставляют вне поля зрения все, что связано собственно с взаимодействиями и взаимодополнениями различных видов деятельности.

Информатизация управления образованием способствует моделированию высокоорганизованной информационной среды, оказывающей влияние на все стороны жизнедеятельности современного общества.

При внедрении информационной  технологии  в  организацию необходимо  выбрать одну из двух основных концепций,  отражающих  сложившиеся  точки  зрения  на существующую структуру организации  и  роль  в  ней  компьютерной  обработки информации.

  Первая  концепция  ориентируется  на  существующую   структуру   организации. Информационная технология приспосабливается к организационной  структуре,  и происходит лишь модернизация методов  работы.  Коммуникации  развиты  слабо, рационализируются только рабочие  места.  Происходит  распределение  функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска  от  внедрения новой информационной технологии минимальна, так как  затраты  незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

 Основной  недостаток  такой  стратегии  -   необходимость   непрерывных изменений  формы  представления  информации,  приспособленной  к  конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое  оперативное  решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска  и  затраты.

 Вторая   концепция   ориентируется   на   будущую   структуру   организации. Существующая структура будет модернизироваться.

 Данная стратегия предполагает  максимальное  развитие  коммуникаций  и разработку    новых     организационных     взаимосвязей.     Продуктивность организационной   структуры   организации   возрастает,   так   как    рационально распределяются архивы данных, снижается  объем  циркулирующей  по  системным каналам  информации  и  достигается   сбалансированность   между   решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

1. существенные затраты  на первом этапе,  связанном  с  разработкой  общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

2. наличие   психологической   напряженности,   вызванной   предполагаемыми изменениями  структуры  фирмы  и,  как  следствие,  изменениями  штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

1.рационализация организационной структуры организации;

2. максимальная занятость всех работников;

3. высокий профессиональный уровень;

4. интеграция профессиональных функций за счет использования  компьютерных сетей.

Новая информационная технология в организации должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между  собой  единым массивом информации.  При  этом  предъявляются  два  требования.  Во-первых, структура   системы   переработки    информации    должна    соответствовать распределению полномочий  в  фирме.  Во-вторых,  информация  внутри  системы должна  функционировать  так,  чтобы  достаточно   полно   отражать   уровни управления.

4. Организация и использование информационных технологий в МБОУ ДОД «Центр развития творчества детей и юношества» Тамбовского района.

Выполнение любой работы и решение любой проблемы всегда связано с использованием уже существующей и созданием новой информации. Важную роль при этом играют информационные процессы. Каждый информационный процесс имеет конкретную цель воздействия на информацию, может быть реализован определенным методом (или набором методов) на основе применения технических средств. Рассмотрим на примере МБОУ ДОД «Центр развития творчества детей и юношества» реализацию этих методов.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаше всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов); современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия); способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология, используемая в управлении учреждением, должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах МБОУ ДОД «Центр развития творчества детей и юношества» применяют автоматизированные информационные технологии, т.е. человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.