MS Excel. Руководство пользователя

4.СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ 

     Трехмерные  документы   (блокноты,   папки)   -   одно  из важнейших новшеств программы  Excel  версии  5.0,  позволяющее  значительно   упростить   и  ускорить  работу  с  таблицами  и управление рабочими листами.  В новой версии рабочие документы могут  содержать  до  255 таблиц,  диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,  относящуюся к  одной теме,  и хранить ее в одном файле,  что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

     Электронная таблица состоит из столбцов и  строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (А, С, АВ и т.п.), заголовки строк – числами (1, 2, 3 и т.д.)

     Ячейка – место пересечения столбца и строки. Это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

     Электронные таблицы, с которыми работает пользователь в приложении, называются рабочими листами. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих  листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Документы электронных таблиц могут включать несколько рабочих листов и называются рабочими книгами. 
 

            

5.ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ 

     Возможность использования формул и функций  является одним из важнейших свойств  программы. Это,  в частности,  позволяет проводить статистический анализ числовых значений таблице.

     Текст формулы,  которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака  равенства (=), чтобы программа Excel могла  отличить  формулу  от  текста.  После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение,  содержащее  аргументы, арифметические операции и функции. В формулу не может входить текст.

     По  умолчанию числа, вводимые в ячейку, выравниваются по правому краю. Это  объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом удобно иметь  выравнивание по разрядам.

     В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.  Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие  символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление). 

     При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.        

     Формула может  содержать  ссылки   на   ячейки,   которые расположены  на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.  Однажды введенная формула может  быть  в  любое  время модифицирована.    Встроенный    Менеджер    формул   помогает пользователю найти ошибку или неправильную  ссылку  в  большой таблице.

     Кроме этого,  программа  Excel  позволяет   работать   со сложными   формулами,   содержащими  несколько  операций.  Для наглядности можно включить текстовый  режим,  тогда  программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу. 

     5.1. Относительные и абсолютные ссылки.

     В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются  при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.

     Относительные ссылки в формулах используются для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.

     Абсолютные  ссылки в формулах используются для  указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании  формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемыми  значениями адреса ячейки ставится знак доллара ($). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     6.ФУНКЦИИ 

     Для удобства работы функции в Excel разбиты  по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

      При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

      С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

      Логические  функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

      В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

      С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа. 
 
 
 
 
 
 

     7.СОРТИРОВКА ДАННЫХ 

     Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных.  Данные (числа, текст, даты) можно сортировать по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:

• числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;
• текст сортируется в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит;
• пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

     Для сортировки строк таблицы необходимо выбрать столбец, данные которого будут  упорядочиваться. После сортировки изменяется порядок следования строк, но сохраняется их целостность.

     Можно проводить вложенные сортировки, то есть сортировать данные последовательно по нескольким столбцам. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого столбца, будут упорядочены по значениям в ячейках второго столбца, а строки, имеющие одинаковые значения во втором столбце, будут упорядочены по значениям третьего столбца.

 

      8.ПОИСК ДАННЫХ 

     В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями. Такие условия называются фильтром. В результате поиска будут найдены строки, удовлетворяющие заданному фильтру.

     Условия задаются с помощью операций сравнения. Для числовых данных это операции равно (знак =), меньше (знак <), больше (знак >), меньше или равно (знак <=) и больше или равно (знак >=). Для задания условия необходимо выбрать операцию сравнения и задать число.

     Для текстовых данных возможны операции сравнения равно, начинается с (сравниваются первые символы), заканчивается на (сравниваются последние символы), содержит (сравниваются символы в любой части текста). Для задания условия необходимо выбрать операцию сравнения и задать последовательность символов.

     Можно осуществлять поиск данных, вводя  условия поиска для нескольких столбцов. В этом случае фильтр будет содержать  несколько условий, которые должны выполняться одновременно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     9.ДИАГРАММЫ И ГРАФИКИ 

     Электронные таблицы позволяют визуализировать  данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы или графика. Диаграммы и графики наглядно отображают зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных. 

         9.1.Типы диаграмм.

     Microsoft Excel для Windows предлагает несколько  типов плоских и объемных диаграмм. Эти типы включают разные форматы.

       

     Для каждого набора данных важно правильно  подобрать тип создаваемой диаграммы. Для наглядного сравнения различных  величин используются линейчатые диаграммы. Для отображения величин частей от целого применяется круговая диаграмма. Для отображения изменения величин в зависимости от времени и построения графиков функций используются диаграммы типа «график».

     Диаграммы могут располагаться как на листе с данными, так и на отдельных листах. Диаграммы связаны с исходными данными на рабочем листе и обновляются при обновлении данных на рабочем листе.

     Графики выбирают в тех случаях, когда  хотят отобразить изменение данных с течением времени. Графики позволяют анализировать закономерности изменения величин

       10.СПИСКИ 

     Списком называется   упорядоченный   набор данных, имеющих одинаковую  структуру.  Например,  списком   является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их  телефонов.  Каждый  элемент  списка  занимает  одну строку,  в  которой  данные распределяются по нескольким полям (столбцам).  В программе  Excel  списки  являются  специальным видом  таблиц,  для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как  внутренние  базы  данных,  в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.

     Заголовки столбцов списка обязательно должны отличаться от основного текста. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

        11.НАДСТРОЙКИ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ 

       Возможности электронных таблиц не ограничиваются вычислениями по формулам и построением  диаграмм и графиков. С помощью надстроек электронных таблиц можно строить геоинформационные модели (выводить на географические карты данные), приближенно с заданной точностью решать уравнения методом подбора параметра, решать задачи оптимизационного моделирования методом поиска решений и т.д.  

       11.1.Поиск решений.

       Поиск решений является надстройкой, которая  позволяет решать задачи оптимизационного моделирования. Процедура поиска решения позволяет найти оптимальное значение формулы, содержащейся в ячейке, которая называется целевой. Эта процедура работает с группой ячеек, прямо или косвенно связанных с формулой в целевой ячейке. Чтобы получить по формуле, содержащейся в целевой ячейке, искомый результат, процедура изменяет значения во влияющих ячейках. Чтобы сузить множество значений, используемых в модели, применяются ограничения. Эти ограничения могут содержать ссылки на другие влияющие ячейки. 

       11.2.Подбор параметра.

       Подбор  параметра является одним из инструментов анализа «что, если». Этот метод используется при поиске значения аргумента функции, который обеспечивает требуемое значение функции. При подборе параметра изменяется значение в ячейке аргумента функции до тех пор, пока значение в ячейке не будет возвращать нужный результат.  
 
 
 

       12.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Рассматривая  данную тему, мы пришли к выводу, что  одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы. Из всего  вышесказанного можно сделать вывод, что электронные таблицы MS Excel являются очень удобным и почти незаменимым инструментом работы, как для опытного пользователя, так и для начинающих. Эта программа сильно упрощает и делает более лёгкой и приятной работу во многих отраслях нашей жизни. Каждый  человек, чья работа связана с  составлением каких-либо отчётов, построением  графиков, выполнением сложных расчётов должен уметь пользоваться программой MS Excel. Это сильно упростит и сделает более быстрой и менее трудоёмкой всю рутинную работу.