Электронные архивы

 

Защита электронных  документов

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронного архива, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию собственники, владельцы и пользователи электронного архива должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронного архива.

 Объектами защиты  наряду с электронными архивами являются их обязательные реквизиты и электронно цифровая подпись.

 Средства защиты электронного архива должны быть сертифицированы на соответствие требованиям по защите информации уполномоченными на это органами.

3. Проблема сохранения цифрового наследия

 

Задача сохранения цифрового наследия не ставится ни в федеральной государственной программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)», ни в программе «Развитие единой образовательной информационной среды (2001-2005 годы)», ни в федеральной программе «Культура России (2001 – 2005)».

В России нет единого  государственного органа, занимающегося  вопросами сохранения цифрового  культурного и научного наследия, хотя эта проблема широко обсуждается  в последние годы в рамках профессиональных сообществ.

Учет и инвентаризация цифровых информационных ресурсов, лежащая в основе деятельности по сохранению цифрового наследия, является предметом целого ряда российских и международных проектов.

В 1999 году на рынке появилось ПО, разработанное ВНИИДАД. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, такое ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы — учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации не очень подходит.

Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных» архивов в  электронный вид с применением  технологии поточного сканирования.

Отмечен опыт работы Российского  государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) по созданию полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, выбору формата архивной информации на оптическом диске, принципам построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.

Огромная часть возникающей  в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя  социальный информационный потенциал.

При колоссальном потенциале ретроспективной информации традиционные методы хранения и распространения архивной информации теряют свою эффективность.

Кардинальное решение  проблемы заключается в применение современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов.

 

4. Проекты по оцифровке документов

 

Потребности общества в  ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.

ЭПАС [от Э (кспериментальный) П (олёт) «А (поллон)» — «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и «Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического пространства в мирных целях (24 мая 1972).

Определенный опыт получен  в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр космической документации). Представляют интерес два проекта:

• электронный архив “Вирт Йозеф — канцлер Германии”,
• электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.

В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из фонда “Вирт Йозеф — государственный канцлер Германии”.

Особенности этого  проекта:

1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).

2. Тексты машинописные  и рукописные.

3. Бумага разных оттенков  от серого до желтого; папки  с делами при сканировании  не расшивались, кроме дел,  в которых подшивка затронула  текст. 

Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.

Для сканирования текстовых  документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых  изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.

В 1996 г. была разработана  системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.

Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования  в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.

В качестве инструмента  для разработки программного обеспечения  баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.

В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны  технологии создания полнотекстовых страховых  копий на оптическом диске, решены вопросы  выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Автоматизированная  информационно-поисковая система  в проектах содержит следующие блоки:

1. База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.
2. Массив цифровых копий документов, записанный на оптический диск.

Связь между  базой данных и массивом отсканированных  документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:

• программа воспроизведения оцифрованных документов или их частей (фрагментов);
• имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);
• программа организации доступа к оцифрованным документам;
• файл информации для программы организации доступа к оцифрованным документам.

 

 

5. Распределенный конфедициальный  электронный архив.

Область применения: распределенный конфиденциальный электронный архив (РКЭА) может использоваться в любой  организации как местного, так  ирегионального значения (администрация, ВУЗы, частные компании и корпорации).

В настоящее время  наблюдается устойчивая тенденция  к развитию электронного документооборота и внедрение его в организациях. Это обусловлено, в первую очередь, удобством в работе и хранении электронных документов, экономией  времени на осуществлении бизнес-процессов. Ядром любой системы электронного документооборота является хранилище электронных документов или электронный архив. Однако, в случае развития системы электронных архивов, остро встает вопрос обеспечения информационной безопасности при организации хранения, работы и передачи документов, обеспечения юридической значимости электронного документооборота. При проектировании подобного программно-аппаратного комплекса необходимо учесть ряд факторов:

• Использование современных технологий при проектировании структуры

электронного архива.

• Организация распределенной структуры архива, позволяющей строить 

систему на региональном уровне и повысить ее надежность и 

отказоустойчивость.

• Рекомендации и ограничения, накладываемые на систему архива

российским законодательством  в области информационной безопасности и 

нормативно-правовой документацией  регулирующих органов (ФСТЭК и ФСБ).

• Необходимость построения инфраструктуры открытых ключей на базе регионального Удостоверяющего Центра (или использование готовой инфраструктуры) и интеграции ее с электронным архивом.

Преимущества:

• Ориентация на концепцию Web 2.0 при построении архитектуры  системы 

(использование технологии "тонких клиентов" и Web-сервисов).

• Учет российских законодательных  и нормативных требований при 

построении архитектуры  системы (как в области конфиденциального

электронного документооборота с юридически-значимой ЭЦП, так и  в 

области защиты персональных данных).

• Применение новейших разработок в области криптографии, основанной на биометрических данных человека.

• Учет необходимости  построения распределенного программноаппаратного хранилища конфиденциальных электронных документов на региональном уровне.

• Учет необходимости  построения инфраструктуры открытых ключей на базе регионального Удостоверяющего  Центра и интеграции данной инфраструктуры в систему распределенного конфиденциального электронного архива.

• Использование надежных методов аутентификации, разграничения  доступа и контроля целостности  на базе российских стандартов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключение можно отметить, что ведение архива, с одной стороны, важно для деятельности компании, но, с другой стороны, требует значительных ресурсов, которые не приносят немедленной отдачи. Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.

 

 

Перечень ссылок

 

1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML
2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа:

http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631

3. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html
4. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct
5. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/