Электронные архивы

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования

 

«Волгоградский государственный  технический университет»

(ВолгГТУ)

                      

Семестровая работа по курсу

Защита информации:

«Электронные архивы»

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

                                                                            Студент гр. ВТС 3.1С

                                                                            Михайлов М.С.

 
Проверил:

Македонский С.А.

 

 

 

 

 

 

 

2012

Содержание

 

Введение

1. Понятие «электронный архив»
2. Этапы создания электронного архива.
3. Проблема сохранения цифрового наследия.
4. Проекты по оцифровке документов.
5. Распределенный конфедициальный электронный архив.

Заключение

Перечень ссылок

 

 

Введение

 

Проблема возрастания  объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Отдельные организации  и учреждения культуры, науки, средств  массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.

Именно электронные  архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.

 

 

1. Понятие «электронный архив»

 

Электронный архив (cистема электронного архива) — система  структурированного хранения электронных  документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые документы, используем и изменяем имеющиеся, а  также применяем созданные заранее  заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?

Как правило, в таких  случаях для хранения необходимой  информации организуется архив —  выделенное помещение, в котором  собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

Как подобная организация  труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто  встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

- Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.

  -Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.

  -Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.

  - После ознакомления вернуть этот документ в архив.

 Если мы используем  подобную схему, то у нас  могут возникнуть определенные  трудности.

Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника. Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

Для выхода из сложившейся  ситуации прибегают к использованию  электронных архивов.

Электронный архив позволит вам:  -  обеспечить надежность хранения информации;

  -свести к минимуму потери информации;

  -сократить время на поиск;

  -организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;

  -организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;

  -обеспечить достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;

  - знать о местонахождении оригинала документа;

  -проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

  Любой электронный архив состоит из следующих основных подсистем:

   -  Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.

  -Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.

  -Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.

  -Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.

 

2. Этапы создания электронного архива.

 

Для создания электронного архива организации необходимо выполнить  ряд этапов:

1. Подготовка. На данном этапе  документы подготавливаются для  оптимального отображения в системе  хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота. Этап включает в себя:

   - получение, регистрацию и сортировку документов;

  -удаление скрепок и др.;

  -преобразование электронных документов в общепринятые форматы;

  -разработку специальных маршрутов документа;

  -проверку качества.

2. Сканирование. Документы  сканируются с использованием  сканирующих устройств (обычных  или поточных сканеров, МФУ и  т. д.), которые поддерживают необходимые  типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.

3. Преобразование. Отсканированный  документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы  хранения и производственным  стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.

4. Атрибутирование/индексирование. На  данном этапе каждому документу  автоматически или вручную ставятся  в соответствие ключевые слова,  по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.

5. Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы  передаются в необходимом формате  либо в систему хранения (как  правило, это подсоединенное к  сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.

6. Дополнительная проверка качества.

 Значительную часть всех  этих работ можно поручить  аутсорсеру.

 Внедрение системы электронного  архива позволяет:

   - существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;

  -повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;

  -повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;

  -обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;

  -повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;

  -снизить риски потери или порчи важных документов.

  Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения. Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.

Основные задачи и  проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения — хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа  к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архивы предприятий  накапливаются годами, некоторые  — десятилетиями. Естественно, за все  это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного  дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать  правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

В настоящее  время в архивном деле процесс  внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.
2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.

Основные преимущества электронных архивов:

• связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
• реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
• распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

• снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
• значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
• снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
• значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
• контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.