Хранение информации в современном мире

     Недостатки  же данного способа заключаются  в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться  от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или  полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информацию бумажных носителей достаточно неудобно.

     С перечисленными недостатками существуют определенные «способы борьбы». Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В «сложенном виде» такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия проходов между полками).

     Для хранения особо ценной информации на бумаге можно создать систему  микроклимата.

     Для тиражирования документации бумажных носителей применяют копировальные  аппараты. Пионером в их разработке и производстве является небезызвестная фирма Xerox, благодаря которой и возник термин «ксерокопия». Для копирования сшитых документов, книг достаточно эффективно применение копиров Minolta. При копировании «с бумаги на бумагу» объем «бумажных масс» растет. При всем уважении к данной технологии, отметим: если качество подлинника низкое и часть информации уже потеряна, то на копии это повторится. Улучшение качества таких копий без использования информационных технологий невозможно.

     Сделать более удобным учет «на бумаге», упростить процесс быстрого доступа к информации, создать эффективную систему тиражирования (копирования) с возможностью повышения качества и даже восстановления информации (в пределах разумного) уже невозможно.

     Микрофильмирование [4]

     Микрофильм  имеет ряд преимуществ перед  традиционным «бумажным» носителем. Применение микрофильмирования позволяет иметь значительно меньший «физический» объем носителя. В «шпионских» фильмах 50-х — 60-х годов часто одним из трюков сюжета являлась передача злодеями микропленки, несущей объемную и важную информацию. Действительно, в те годы кибернетика в Советских энциклопедических изданиях трактовалась как «лженаука». Более «компактного» носителя информации, чем микрофильм не существовало. Технология микрофильмирования получила серьезное развитие.

     Основным  преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение «физического» объема архива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специальное оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее место пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устройством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подвержены «уксусному синдрому». Такое название получили необратимые химические процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название «синдрома» произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения материала.

     Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутствие системы быстрого поиска и быстрого тиражирования  информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета «бумажного» архива. Предпринимались и предпринимаются попытки «борьбы» с этими недостатками. Все они ведут, опять же, к использованию информационных технологий и к созданию систем электронного архива. Например, целесообразнее организовать систему учета с использованием СУБД, а подверженные необратимым процессам микрофильмы не «переснимать», а переводить в электронный вид специальными сканерами. Далее можно осуществлять необходимую работу по восстановлению информации на электронных изображениях. Появляется возможность разграничения по правам пользователей, внесения изменений в создаваемые версии документов и их быстрого тиражирования. [4]

     Свет  далёких звёзд добирается до нас  годы, века, тысячелетия… Свойства света  от звезды несут  информацию  о  ней. Пока свет летит, он хранит о ней  информацию , но это очень ненадежный  способ   хранения . Стоит только свету попасть в телескоп или просто в глаз человеку, хуже — просто встретить случайную преграду, так тут же  информация  о звезде преобразуется в другой вид, да в такой, что никакими ухищрениями нам её преобразовать к понятному представлению не удастся. После получения  информации  её нужно где-то хранить.

     Один  способ   хранения   информации  — человеческий мозг. Человек, что-то услышал, что-то увидел, что-то почувствовал и  информация тут же сохранилась у него в мозгу. Потом все, что он запомнил, он рассказывал своим детям и внукам, так хранились легенды и предания.

     Наскальные  рисунки это тоже  способ   хранения   информации , достаточно трудоемкий, но зато очень надежный.

     Очень долго бумага была практически главным  способом   хранения   информации . И только за последние два века человечество изобрело целую кучу  способов   хранения   информации .

     На  виниловых пластинах записывается звук, на целлулоидной пленке хранятся фотографии и фильмы. Магнитную ленту в аудиокассетах используют для хранения и звука и в видеокассетах хранятся фильмы. Магнитные диски различных размеров и плотности (дискеты, жесткие диски), магнитооптические диски, оптические диски (CD, DVD) используются для хранения различных видов информации (текстов, фильмов, музыки, результатов экспериментов, математических расчетов и т.п).

4. База данных. Понятие

     Базу  данных (БД) можно определить как  унифицированную совокупность данных, совместно используемую различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы (ИС).

     Теория  управления базами данных как самостоятельная  дисциплина начала развиваться приблизительно с начала 50-х годов двадцатого столетия. За это время в ней  сложилась определенная система фундаментальных понятий. Приведем некоторые из них.

     Предметной  областью принято называть часть  реального мира, подлежащую изучению с целью организации управления в этой сфере и последующей  автоматизации процесса управления. В рамках данной книги для нас в первую очередь представляют интерес предметные области, так или иначе связанные со сферой экономики и финансов.

     Объектом  называется элемент информационной системы, сведения о котором хранятся в базе данных. Иногда объект также  называют сущностью.

     Классом объектов называют их совокупность, обладающую одинаковым набором свойств. [1; 104c]

     Атрибут — это информационное отображение  свойств объекта. Каждый объект Ключевым элементом данных называются такой  атрибут (или группа атрибутов), который  позволяет определить значения других элементов данных.

     Запись  данных — это совокупность значений связанных элементов данных.

     Первичный ключ — это атрибут (или группа атрибутов), который уникальным образом  идентифицируют каждый экземпляр объекта (запись). Вторичным ключом называется атрибут (или группа атрибутов), значение которого может повторяться для нескольких записей (экземпляров объекта). Прежде всего, вторичные ключи используются в операциях поиска записей.                 

• Процедуры хранения данных в базе должны подчиняться некоторым общим принципам, среди которых в первую очередь следует выделить:
• целостность и непротиворечивость данных, под которыми понимается как физическая сохранность данных, так и предотвращение неверного использования данных, поддержка допустимых сочетаний их значений, защита от струк­турных искажений и несанкционированного доступа;
• минимальная избыточность данных обозначает, что любой элемент данных должен храниться в базе в единственном виде, что позволяет избежать необходимости дублирования операций, производимых с ним. [1; 105c]

     Ученые  И. Семакин и С.В. Симонович считают, что база данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. [2]; [3].

     Например:

• База данных книжного фонда библиотеки;
• База данных кадрового состава учреждения;
• База данных законодательных актов в области уголовного права;
• База данных современной эстрадной песни.

     Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

     Конечно, вся эта информация может храниться  и на бумаге (например, книжный каталог  библиотеки). Но современным средством  хранения и обработки баз данных является, безусловно, компьютер.

     Базы  данных бывают фактографическими и документальными.

     В фактографических базах данных содержатся краткие сведения об описываемых  объектах, представленные в строго определенном формате.

     Документальная  база данных содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.

     Для хранения баз данных может использоваться как один компьютер, так и множество  взаимосвязанных компьютеров.

     Если  различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью, то такая база данных называется распределенной базой данных. [2; 134c]

     Базы  данных – это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами  других типов, создаваемых прочими  приложениями. Выше мы видели, что всю  работу по обслуживанию файловой структуры  берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

     Базы  данных – это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень  часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. [3];

     Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД — система управления базами данных.

     1.5 Системы управления базами данных (СУБД)

     С понятием базы данных тесно связано  понятие системы управления базой  данных. Это комплекс программных  средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

       В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

       Язык описания данных (ЯОД) –  Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные. [3; 254]

       Язык манипулирования данными  (ЯМД) – язык для выполнения  операций над данными, позволяющий  менять их строение.

       Для различных СУБД реализация  этих уровней языков может  быть различной. В одних случаях  ЯОД и ЯМД требует составления  пользователем программы полностью  “вручную”, в других (что отражает  современную тенденцию) в СУБД  присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы – генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.