Хранение, анализ и представление данных о деятельности КСУП «Ударный»

 

 

 

 

П.1.5   Структура электронных таблиц

    Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

   Рабочая  книга представляет собой набор  рабочих листов, каждый из которых  имеет табличную структуру. В  окне документа отображается  только текущий (активный) рабочий  лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет  название, которое отображается  на ярлычке листа в нижней  части окна. С помощью ярлычков  можно переключаться к другим  рабочим листам, входящим в ту  же рабочую книгу. Чтобы переименовать  рабочий лист, надо дважды щёлкнуть  мышкой на его ярлычке и  заменить старое имя на новое  или путём выполнения следующих  команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

   Рабочий  лист (таблица) состоит из строк  и столбцов. Столбцы озаглавлены  прописными латинскими буквами  и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки  последовательно нумеруются числами  от 1 до 65536.

     На пересечении столбцов и  строк образуются ячейки таблицы.  Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения  данных. Каждая ячейка имеет свой  адрес. Адрес ячейки состоит  из имени столбца и номера  строки, на пересечении которых  расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются  при записи формул, определяющих  взаимосвязь между значениями, расположенными  в разных ячейках. В текущий  момент времени активной может  быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

    На  данные, расположенные в соседних  ячейках, образующих прямоугольную  область, можно ссылаться в  формулах как на единое целое.  Группу ячеек, ограниченную прямоугольной  областью, называют диапазоном. Наиболее  часто используются прямоугольные  диапазоны, образующиеся на пересечении  группы последовательно идущих  строк и группы последовательно  идущих столбцов. Диапазон ячеек  обозначают, указывая через двоеточие  адрес первой ячейки и адрес  последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек  можно осуществить протягиванием  указателя мышки от одной угловой  ячейки до противоположной ячейки  по диагонали. Рамка текущей  (активной) ячейки при этом расширяется,  охватывая весь выбранный диапазон.

     Для ускорения и упрощения  вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

    В  целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

  финансовые  функции;

  функции даты и времени;

  арифметические  и тригонометрические (математические) функции;

  статистические функции;

  функции  ссылок и подстановок;

  функции баз данных (анализа списков);

  текстовые  функции;

 логические  функции;

 информационные  функции (проверки свойств и значений);

 инженерные  функции;

 внешние  функции.

     Запись любой функции в ячейку  рабочего листа обязательно начинается  с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

 

   . П.1.6 Технологии OLAP в анализе больших объемов данных

OLAP (On-Line Analytical Processing) – технология оперативной аналитической обработки данных использующая средства и методы для сбора, хранения и анализа многомерных данных и целях поддержки процессов принятия решений.

Создание OLAP-системы  позволит:

1) Интегрировать  данные различных информационных  систем, создав единую версию  правды;

2) Проектировать  новые отчеты несколькими щелчками  мыши без участия программистов; 

3) В реальном  времени анализировать данные  по любым категориям и показателям  на любом уровне детализации; 

4) Производить  мониторинг и прогнозирование  ключевых показателей.

      Двенадцать правил, которым должны удовлетворять продукты, позволяющие выполнять оперативную аналитическую обработку:

 Многомерность;

 Прозрачность;

 Доступность;

 Постоянная  производительность при разработке  отчетов;

 Клиент-серверная  архитектура;

 Равноправие  измерений;

 Динамическое  управление разреженными матрицами;

 Поддержка многопользовательского режима;

 Неограниченные  перекрестные операции;

 Интуитивная манипуляция данными;

 Гибкие  возможности получения отчетов;

 Неограниченная  размерность и число уровней  агрегации.

 

П.1.7 Выводы и требования к проекту

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) –мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера. Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией.

Проект  направлен на создание прототипа информационной системы, которая позволяет:

-представлять, анализировать, хранить данные  о кадровом составе КСУП «Ударный»,

-решать задачи, связанные  с анализом кадрового состава КСУП«Ударный»,

-готовить сводные ведомости, отражающие различные данные и зависимости с последующим размещением на Web-сервере.

 

Программы, которые просто хранят данные только в одной таблице, часто называют плоскими базами данных. Access хранит информацию в нескольких связанных между собой таблицах, но в одном файле. При правильной организации информации все таблицы можно трактовать как единую область памяти и извлекать из них данные в соответствии с потребностями.

Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией.

Access - одна из самых  удобных и простых.

Преимущества  Access:

Быстрое и легкое создание базы данных, с  использованием встроенных шаблонов.

Возможность централизованно управлять таблицами.

Возможность использования средств автоматизации  и добавление сложных выражений  без написания кода.

Связь с  другими приложениями Microsoft Office (MS Word,  MS Excel).

В Microsoft Access включены свойства, позволяющие публиковать данные из Microsoft Access на Web-сервере.

Проект  направлен на создание прототипа информационной системы, которая позволяет:

-решать задачи, связанные  с анализом кадровый состав КСУП «Ударный»,

-представлять, анализировать, хранить данные  о кадровом составе КСУП «Ударный»,

-готовить сводные ведомости, отражающие различные данные и зависимости с последующим размещением на Web-сервере.

 

Глава 2. Модель проекта

П.2.1 Задачи, которые необходимо решить

Разработать прототип информационной системы, которая  позволяет:

-анализировать  студенческий состав КСУП «Ударный»,-представлять, анализировать, хранить данные о кадровом составе КСУП «Ударный»-подготавливать сводные ведомости, отражающие ФИО рабочих, дату рождения, образование (бюджетное или платное), категорию, адрес, наличие ,  номер договора и срок действия контракта, курсы повышения квалификации, семейное положение (кол-во несовершеннолетних детей), и многое другое, а также разместить на Web-сервере.

Для хранения и представления данных предполагается использовать Microsoft Excel и MS Access.

 

П.2.2 Модель данных задачи

Модель  данных задачи должна иметь 5 таблиц,  отражающих:

1-я таблица  – «ФИО»- фамилия, имя, отчество, дата рождения, .

2-я таблица  – « Должность» - год принятия  на работу, занимаемая должность

3-я таблица  – «Семейное положение» - нахождение  в браке, наличие несовершеннолетних детей.

4-я таблица  – «Образование»-образование, год окончания, курсы повышения квалификации, специальность

5-я таблица  – «Адрес» - адрес, телефон,  e-mail.

Основная  таблица – «ФИО», связь данных – один к одному.

Таблицы должны иметь следующий вид:

 

Таблица 1. «ФИО»

№	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения

 

Таблица 2. «Должность»

№	Занимаемая должность	Год принятия на работу

 

Таблица 3. «Семейное  положение»

№	Замужем/женат	Наличие детей	Несовершеннолетние

 

 

Таблица 4. «Адрес»

№	Улица	Дом	Квартира	Телефон дом	Телефон моб	Индекс	e-mail

 

Данные таблицы  создаются в режиме Конструктора путем задания имен полей, их типов и свойств. В каждую из таблиц впоследствии будут внесены необходимые данные. Создадим ключевое поле.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных. После подготовки и заполнения таблиц необходимо соединить их определенным видом связи. В данном случае подойдет связь «один к одному», так как каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице и наоборот.

 

Целесообразно ввести некоторое количество данных для проверки, еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты.

Предварительно проверив, отвечают ли структуры таблиц поставленным требованиям, ввести все данные.