Базы данных в Excel

                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ...............................................................................................................3

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL..................................................................................4

1.1. Как создать базу  данных....................................................................................4

1.2. Как выполнить поиск,  изменение и удаление записей.....................................6

1.3. Обработка данных в  БД......................................................................................8

1.4. Обмен данными..................................................................................................15

2.1. Проектирование базы  данных...........................................................................16

2.1.1. Структура базы данных..................................................................................16

2.1.2. Определение формул  для вычисляемой части базы  данных........................17

2.2. Создание базы данных.......................................................................................18

2.2.1 Создание заголовка  таблицы и первой строки...............................................18

2.2. Заполнение таблицы  с помощью Мастера форм..............................................18

2.3. Ведение базы данных..........................................................................................18

2.3.1. Редактирование полей......................................................................................18

2.2. Редактирование записей......................................................................................19

2.4.Начальная обработка  данных..............................................................................19

2.4.1. Добавление суммы по столбцам......................................................................19

2.4.2. Добавление суммирования  по критерию.........................................................19

2.5. Сортировка базы данных.....................................................................................19

2.5.1. Простая сортировка  по полю...........................................................................19

2.5.2 Сортировка по нескольким  полям.....................................................................20

2.6. Формы представления  информации, содержащейся в базе  данных..................20

2.6.1. Добавление промежуточных  итогов.................................................................20

2.6.2. Работа со структурой..........................................................................................20

2.7. Анализ информации, содержащейся  в базе данных............................................21

2.7.1 Вычисление статистических  характеристик......................................................21

2.7.2. Работа с функциями  из раздела Базы данных...................................................21

Литература....................................................................................................................22

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             ВВЕДЕНИЕ

 

Термин электронные таблицы  можно определить как "программный  продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают  определять, какую информацию следует  представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными  соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения  электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем  рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность  в приобретении пакета ведения электронных  таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены  ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком  или независимой консультационной  компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими  функциями (например, передачи данных  из электронных таблиц в текстовый  процессор или введение информации  из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной  памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения  твердых копий принтера. Сферы  использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк  и столбцов" таблицы.

 

 

 

 

 

 

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

База данных (date base) – это  совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние  некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным  образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что  соответствует так называемой реляционной  точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять  множество других операций. Excel дает  возможность предварительно проанализировать  последствия принятия тех или  иных решений при конкретных  обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать  не только расчеты как таковые,  но позволяет создавать и работать  с разнообразными картотеками,  системами учета, базами данных  и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно  решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для  обозначения базы данных.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой  не столько вычисляются новые  значения, сколько размещаются большие  объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать  базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией  об итогах сессии и о размере соответствующей  стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в  записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и  отводится столбец.

 

 

1.1. Как создать базу  данных.

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность  централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого  поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность  баз данных в Excel.

База данных создается  в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

Каждая запись должна размещаться  в отдельной строке.

Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно  за строкой заголовков.

Следует избегать пустых строк  между записями.

Создание и поддержка  базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму  данных для новой базы, следует  ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить  в следующей строке запись ? образец  заполнения базы.

Фамилия Имя Отчество матем. Информ. История Укр. Физик Ср.балл Стипе.

Шаповал Анна Сергеевна   4 5         3                       3    3,75          0

При этом необходимо отформатировать  каждый элемент поля, помня, что таким  же образом будут отформатированы  все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Так в приведенном  примере в столбцы «Ср.балл»  и «Стипендия» введены формулы:

Ср.балл Стипендия

=СРЗНАЧ(E2:H2)=ЕСЛИ(I2<4;0;ЕСЛИ(I2<4,5;12;15))

Примечание. В ячейки E2:H2 таблицы вводятся оценки, а в ячейку I2 – средний балл. Стипендия вычисляется  по формуле: если Ср.балл меньше 4, стипендия  не начисляется (=0); если Ср.балл больше 4, но меньше 4.5, начисляется стипендия 12 гр., а если больше 4.5, то – 15гр.

Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей  и формулами ) и выбрать команду  Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает  форму с данными, в которой  сверху вниз перечислены все имена  полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах  рядом с ними. Текстовые окна у  вычисляемых полей отсутствуют.

Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для  перехода к очередному полю следует  нажимать клавишу <Tab> .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие  правила:

Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится  неполная запись!

Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в  нужное поле.

Чтобы заменить ранее введенное  значение, необходимо просто начать вводить  нужное в этом поле.

Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < ¬– > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

При вводе даты необходимо придерживаться известного программе  формата

При вводе чисел с лидирующими  нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что  воспринимается Excel как текстовая  метка (при этом апостроф в БД не вводится).

После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней  в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей  записи.

После завершения ввода записей  следует нажать клавишу <Esc > или  щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы  закрыть форму данных.

Сохранить рабочую таблицу  командой Сохранить из меню Файл или  щелкнуть на инструменте Сохранить  на стандартной панели инструментов.

1.2. Как выполнить поиск,  изменение и удаление записей. 

Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.

Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи.

Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом:

установить табличный  курсор где-либо в БД;

выполнить последовательность команд Данные – Форма ;

нажимать кнопку Далее  в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или  воспользоваться полосой прокрутки  справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;

для перемещения к предыдущей записи нажать <Shift+Enter> или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;

для перемещения к первой записи нажать <Ctrl+PgUp> или передвинуть  бегунок прокрутки в самый  верх полосы прокрутки;

для перехода на последнюю  запись нажать <Ctrl+PgDn> или передвинуть  бегунок полосы прокрутки в самый  низ;

для перехода по БД на 10 записей  вперед нажать <PgDn> , на 10 записей  назад – <PgUp> .

Для поиска нужной записи в  большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска. Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей  в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены  условия, заданные критериями.

Для задания критериев  и выполнения поиска удовлетворяющих  им записей небходимо выполнить  такие действия:

Щелкнуть на первой записи .