Основные принципы обеспечения действенного режима секретности в системе государственной службы

В организациях (учреждениях), не имеющих штатных  органов секретного делопроизводства, разработка и хранение секретных  документов запрещаются. Для работы с секретными документами такие  организации по письменному указанию вышестоящих организаций прикрепляются к ближайшим организациям, имеющим штатные секретные органы. И это оправдано, ведь опасность разглашения конфиденциальной информации усиливается именно в момент передачи документов на рассмотрение или исполнение, при пересылке. И происходит это не только из-за небрежности или элементарного непрофессионализма служащего, но и по злому умыслу. Причем количество фактов "по злому умыслу" увеличивается. Не случайно все чаше в открытой печати появляются сведения, не подлежащие разглашению, поступающие в редакции, как говорят, из конфиденциальных источников.

Каналы преднамеренной утечки конфиденциальной информации самые  разнообразные:

• установление злоумышленником дружеских контактов с сотрудниками аппарата;
• профессиональный анализ информации, имеющейся в открытой печати;
• поступление на работу в аппарат с целью получения открытого доступа к интересующей злоумышленников служебной информации;
• работа с информационными сетями;
• криминальный доступ к информации: кража документов, шантаж должностных лиц, подкуп.

Выше уже  говорилось, что утечка информации может носить и непреднамеренный характер, скажем, в случае неумышленного  уничтожения документа; незнания сотрудником  порядка работы с секретными документами; излишней болтливости сотрудников, ведения ненужных кулуарных разговоров по служебным проблемам; работы с конфиденциальными документами в присутствии посторонних; неосторожного использования секретной информации в неслужебной переписке; самовольного копирования документов для большей комфортности в работе.

Закрытие  каналов утечки конфиденциальной информации - сложная, дорогостоящая и трудоемкая задача. Она предусматривает меры организационного, технического, материального  и морально-воспитательного характера, вплоть до усиления персональной ответственности сотрудников, их материальной и уголовной ответственности или, наоборот, серьезного материального и морального поощрения. При этом надо иметь в виду, что сами разработчики системы защиты информации никогда не должны быть пользователями этой системы.

Для подготовки работников секретных органов и  совершенствования знаний сотрудников  по секретной работе применяются  различные формы обучения (занятий). Подготовка работников секретных органов  может осуществляться в учебных  центрах или непосредственно в самих учреждениях и организациях по специальной системе под руководством наиболее квалифицированных сотрудников и руководителей организаций (учреждений).

Одной из основных функций секретных органов организаций (учреждений) является обеспечение надежной сохранности секретных документов. В связи с этим к выбору помещений для размещения секретных органов предъявляются особые требования. Руководители учреждений (организаций), а также начальники секретных органов при выделении помещений для секретных органов должны учитывать необходимость создания таких условий, которые бы обеспечивали конспирацию их работы и исключали всякую возможность проникновения в эти помещения посторонних лиц.

В повседневных условиях секретные органы должны размещаться в служебных зданиях в отдельных изолированных комнатах, как правило, на средних этажах и в таких местах, где меньше всего бывает посетителей, чтобы через окна нельзя было просматривать работу с секретными документами и порядок их хранения. Если по условиям расположения служебных зданий выбрать такие помещения для секретного органа не представляется возможным, то в этом случае их окна закрашиваются с внутренней стороны, тонируются или занавешиваются шторами, занавесями.

В зависимости  от особенностей работы, а также от количества работников, для размещения секретных органов выделяются помещения, в которых было бы возможно иметь необходимое количество сейфов (металлических шкафов) для хранения секретных документов и создать нормальные условия для работы сотрудников этих органов с соблюдением строгой персональной ответственности за сохранность секретных документов. Служебная площадь для секретных органов управлений и учреждений выделяется по отдельному расчету, исходя из условий их размещения, специфики работы, объема документооборота и штатной численности.

Двери помещений  секретных органов должны быть прочными, оборудованы надежными внутренними  и автоматическими замками с  индивидуальными ключами, которые  не должны подходить к другим помещениям служебного здания учреждения. Входная дверь может быть и металлической, и деревянной. В зависимости от условий размещения и организации охраны деревянные двери в необходимых случаях с внешней стороны обиваются металлом.

На окнах  помещений секретных органов  на первом и последнем этажах зданий, а также на других этажах, расположенных около пожарных лестниц, балконов и иных мест, откуда возможно проникновение в помещения секретных органов посторонних лиц, должны быть металлические решетки или прочные внутренние ставни. Ставни могут быть как металлическими, так и деревянными; по окончании работы они должны закрываться на запор и опечатываться.

Вход в  помещение секретного органа разрешается  только работникам этих органов и  должностным лицам, которым они  непосредственно подчинены по работе.

Для приема и  выдачи документов в тамбуре или  двери кабинета секретного органа оборудуется  специальное окно, выходящее в  закрытое помещение. Двери комнат секретного отдела должны быть постоянно на запоре.

Секретные органы должны надежно охраняться. Порядок охраны секретного органа устанавливается руководителем организации (учреждения).

Все помещения  секретных органов, спецхранилищ и  других мест хранения секретных документов должны быть оборудованы в противопожарном  отношении. Для быстрой эвакуации секретных документов в каждом секретном органе должны быть мешки или хранилища облегченного типа, приспособленные для опечатывания.

На случай пожара и других стихийных бедствий разрабатывается специальная инструкция, в которой устанавливается порядок  вызова должностных лиц и вскрытия помещений секретного органа, очередность спасения секретных документов и организация их охраны. Инструкция подписывается начальником секретного органа и утверждается руководителем организации (учреждения).

Типичные  недостатки в работе по обеспечению защиты государственных секретов и высокой эффективности секретного делопроизводства

1. Уровень  организаторской и практической  работы по обеспечению защиты  государственных секретов не  в полной мере отвечает требованиям  законодательных актов и принятых нормативных документов, в частности, требованию Закона РФ «О государственной тайне» по организации допуска сотрудников к государственной тайне.

2. Контроль  за исполнением директив и  распоряжений вышестоящих инстанций  малоэффективен.

3. Планы работы  по защите секретов в основном  намечают решение задач общего  характера и не учитывают специфики  деятельности конкретных организаций.

4. Функциональные  обязанности должностных лиц  организаций (учреждений) по защите  государственных секретов не пересматриваются и не уточняются.

5. Допускаются  обработка секретной информации  на ПЭВМ, не прошедших аттестацию  специальных органов, ведение  записей и хранение секретной  информации на несчетных дискетах, CD-дисках и магнитных носителях.

6. Охрана  помещений, в которых в нерабочее время хранятся секретные документы и установлены ПЭВМ, предназначенные для обработки секретной информации, осуществляется формально.

7. В процессе  обработки поступающей секретной корреспонденции с точки зрения защиты информации не всегда строго решаются следующие, казалось бы, несложные задачи: убедиться, что конверты и пакеты с секретной документацией не вскрывались в пути следования от отправителя к адресату; не допустить утери документа после вскрытия пакета; исключить возможность ознакомления с документом, имеющим пометку «Лично»; не допустить утери документа или его частей из-за неполного изъятия из конверта; убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров, отсутствии факта подмены документа.

В процессе многолетней  практики ведения секретного делопроизводства в органах государственной власти сложилась достаточно стройная система  защиты информации и обеспечения  необходимой конфиденциальности деловых отношений. Это особая система мер, четко и однозначно устанавливающая, кто и в каком порядке, когда, на какой срок и к каким сведениям допускается. Она предусматривает:

• обеспечение всех структурных подразделений аппарата органов государственной власти соответствующей нормативно-методической документацией, инструкциями по ведению секретного делопроизводства;
• регулярное обновление перечня документов и сведений конфиденциального характера;
• ограничение доступа к конфиденциальной информации кругом только тех лиц, которые в ней нуждаются в служебных целях;
• совершенствование технологий приема, обработки и хранения документации.

Сроки движения и исполнения документов должны быть строго ограничены и не должны увеличиваться. Мало того, сохранность информации обеспечивается также через:

• предотвращение утери черновиков, копирок, дискет и магнитных лент;
• через подтверждение передачи документов на отправку или исполнение соответствующими отметками в карточках или журналах учета секретных документов;
• через своевременную сдачу в секретную часть всех подписанных руководителем секретных документов и всех приложений к ним;
• целевое использование сотрудниками фирмы копировальной техники должно строго контролироваться. Копировальные аппараты должны размещаться в специальных помещениях и при необходимости в кабинете руководителя. По окончании рабочего дня эти помещения запираются, опечатываются и сдаются под охрану;
• организацию архивного хранения конфиденциальной информации;
• специальный отбор персонала для работы с секретной документацией, постоянное обучение и инструктирование сотрудников по вопросам секретного делопроизводства;
• регламентацию информационно-аналитической работы с точки зрения защиты конфиденциальной информации;
• оборудование и проверку помещений и рабочих мест. Для надежной работы с секретной документацией служащий должен быть обеспечен: постоянным рабочим местом; личным сейфом (металлическим ящиком или шкафом), специальной папкой или кейсом для хранения документов; номерной личной металлической печатью. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у работника, дубликаты ключей - в секретной части в опечатанном виде;
• регламентацию пропускного режима на территории и в здания органов власти;
• регламентацию действий службы безопасности.

История системы и органов  защиты информации