Основные принципы обеспечения действенного режима секретности в системе государственной службы

Основные  принципы обеспечения  действенного режима секретности в  системе государственной  службы

1) руководство  высших органов государственной  власти работой по предупреждению  утечки секретов в соответствии  с требованиями времени и складывающейся  политической обстановкой в стране и мире в целом.

Этот принцип  детерминируется тем, что вся  служебная информация в системе  государственной службы является государственной  собственностью. Управлять и распоряжаться  ею может только государство.

На основе глубокого анализа состояния дел с обеспечением сохранения тайн в стране намечаются пути постоянного совершенствования функционирующей системы режимных мер, определяются общие направления, необходимые формы и методы работы государственных органов по организации противодействия всем видам разведок, по повышению политической и социальной бдительности не только должностных лиц в аппарате органов власти, но и всего российского народа;

2) централизация  руководства режимом секретности.  Принцип централизации позволяет  вырабатывать единый замысел закрытия возможных каналов утечки секретных сведений, объединять и координировать усилия всех имеющихся сил и средств при его осуществлении. Кроме того, данный принцип обеспечивает единство взглядов сверху донизу на организацию режима секретности, а также требований к лицам, допущенным к работе с секретными документами, в плане их подготовки, овладения ими приемами и методами работ по обеспечению сохранения государственной и служебной тайны.

Гриф «Секретно» устанавливается для документов, изделий и работ, содержащих сведения служебного характера, не являющиеся государственной тайной.

Гриф конфиденциальности, или секретности представляет собой  соответствующий реквизит, который  проставляется на документе. Под  ним обязательно указывается  номер экземпляра документа, срок действия грифа и условия его снятия, а также уточняющие отметки типа «Лично», «Только адресату» и т.д.

Гриф секретности  может меняться. Причем основания  для его смены могут быть различные: изменения в перечне сведений, составляющих секретную информацию; истечение срока действия грифа секретности; свершившееся конкретное событие (окончание секретных работ, публикация в печати, патентование и т.д.).

Об изменении  грифа секретности делается соответствующая  отметка на самом документе, заверяется подписью руководителя и скрепляется печатью. После снятия грифа секретности документ передается в службу несекретного делопроизводства.

Кроме перечисленных  грифов секретности на несекретных  документах (в необходимых случаях  и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Пометка «ДСП» является как бы промежуточной между секретными и несекретными сведениями и при определении необходимых мер для их сохранности. В системе государственной службы это наиболее распространенная система обеспечения конфиденциальности служебной информации.

Установление  на несекретном, но несущем определенную конфиденциальность документе грифа  «Для служебного пользования» преследует вполне определенную цель - исключить бесконтрольное пользование и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах, данных, могущих вызвать нежелательные последствия для системы государственной власти.

Обоснование необходимости отнесения сведений к государственной тайне в соответствии с принципами засекречивания сведений возлагается на организации и учреждения, которыми эти сведения получены или разработаны. Эта работа осуществляется руководителями органов государственной власти в соответствии с Перечнем должностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждаемым Президентом Российской Федерации. Указанные лица несут персональную ответственность за принятие ими решения о целесообразности отнесения конкретных сведений к государственной тайне.

Основанием  для засекречивания сведений, полученных (разработанных) в результате управленческой, производственной, научной и иных видов деятельности органов государственной  власти, учреждений и организаций, является их соответствие действующим в данных органах, организациях и учреждениях перечням сведений, подлежащих засекречиванию. Носителям секретных сведений присваивается соответствующий гриф секретности.

Правильное  и строго аргументированное установление грифа секретности документов (изданий, работ) имеет большое значение. Однако правильное определение степени секретности документа невозможно осуществить без знания основных требований, которые должны быть положены в основу решения этой задачи. К таким требованиям можно отнести следующие.

Системный подход к решению проблемы по обоснованному установлению грифа секретности. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания с позиций ее государственной значимости. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежное сохранение государственной и служебной тайны, а с другой - не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Завышение грифа  секретности документов (изделий, работ) резко сужает возможности обмена организационно-управленческой, информационно-аналитической, научно-технической и другой ценной информацией между ведомствами  и учреждениями и тем самым наносит ущерб политическому и социально-экономическому прогрессу страны. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объемов секретной документации, что также усложняет сохранение действительно важных сведений как непосредственно в учреждениях, так и в архивах.

Другая крайность  в этой работе - занижение грифа  секретности, что таит в себе не менее  серьезную опасность, так как  создает предпосылки для утечки секретных сведений.

Объективность определения степени секретности документов. Степень секретности документов нельзя устанавливать, исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это за частую не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности, что, в конечном счете, может вызвать нежелательные последствия.

Оптимальность объемов секретных сведений в документах. Любой документ может содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для решения того или иного вопроса. Излишняя, так называемая информация для сведения, приводит к бесконтрольному "растеканию" секретных данных и возможному их разглашению. Наличие оптимального объема секрета в каждом документе исключает этот канал утечки секретных сведений.

Периодичность пересмотра степени секретности документации, изделий и работ. Систематический, непредвзятый, лишенный бюрократической перестраховки подход к засекречиванию позволяет оптимально регламентировать порядок классификации документов (изделий, работ) по степени секретности и своевременно разгружать службы секретного делопроизводства от ненужных для работы документов.

Гриф секретности  документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное  должностное лицо совместно с  исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений. Гриф секретности сопроводительных писем должен соответствовать высшему грифу секретности приложений. В том случае, когда документ разработан как несекретный, но по решению лица, подписавшего его, подлежит засекречиванию, на нем проставляется установленный гриф секретности.

Однако понятно, что мало сформулировать принципы и общие требования к обеспечению конфиденциальности информации и определения секретности в системе делопроизводства. Нужны и соответствующие механизмы их обеспечения, причем в высшей степени конкретные механизмы. Сейчас такие механизмы уже сложились и действуют достаточно эффективно. На практике эти механизмы еще называют «секретная работа». Это неотъемлемая органическая составная часть режима секретности в целом.

Под секретной  работой понимается установление и  проведение комплекса режимных мер, направленных на сохранение тайны при обращении с секретными документами (информацией, материалами, изделиями). К основным режимным мерам, определяющим содержание и объем секретной работы, относятся:

1) строгое  соблюдение требований по организации и ведению секретного делопроизводства, размещению и оборудованию секретных органов, их охране. Поддержание секретных органов в постоянной готовности к высокоэффективной работе;

2) установление  должного порядка в организации  практической деятельности всех должностных лиц, исключающего утечку секретных сведений и утрату документов, содержащих такие сведения. На рабочем столе, скажем, всегда должны находиться только те документы или материалы, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в сейфе или шкафу. Рабочее место должно быть так оборудовано, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен также просматриваться из окна;

3) максимальное  ограничение круга лиц, допускаемых  к работе с секретными документами,  определение персональной ответственности  за сохранность связанных с  их работой секретов, а также  порядок ознакомления с секретной  информацией должностных лиц  и организаций, взаимодействующих в процессе решения служебных задач;

4) осуществление  систематического контроля и  оказание помощи нижестоящим  организациям (учреждениям) в организации  секретной работы и сохранении  секретных документов;

5) тщательный  подбор сотрудников, допускаемых к работе с секретными документами. Отсюда вытекает задача организации их непрерывного профессионального обучения и воспитательной работы по повышению бдительности и личной ответственности за сохранение государственной и служебной тайны, за строгое соблюдение требований системы секретного делопроизводства.

Именно этим определяются и те ограничения, которым  подвергается персонал государственной  службы. Запрещается:

• использовать конфиденциальные служебные сведения в публикациях, в открытых докладах и переписке, в информационно-рекламных изданиях;
• передавать кому-либо конфиденциальную информацию, если это соответствующим образом не санкционировано вышестоящим руководством;
• вести переговоры с использованием секретной информации по незащищенным каналам связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
• снимать копии с конфиденциальных документов и делать выписки из них без письменного разрешения непосредственного руководителя;
• знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать на их компьютерах;
• делать записи секретной информации в записных книжках, дневниках, календарях, неучтенных листах бумаги и т.д.;
• вносить в помещение личные технические средства - компьютеры, плееры, видеотехнику, магнитофоны для использования в служебных целях;
• выносить конфиденциальные документы из помещения, работать с ними в неприспособленных помещениях;
• оставлять документы на столах без контроля, оставлять компьютер с загруженной официальной информацией;
• разглашать сведения о характере автоматизированной системы обработки конфиденциальной информации и ее защиты.

Для ведения  секретного делопроизводства создаются  специальные органы и структуры. Называются они по-разному: секретными частями, отделами секретного делопроизводства. Их состав определяется соответствующими штатами в зависимости от количества сотрудников управленческого аппарата, объема и важности решаемых задач. Указанные структуры подчиняются непосредственно руководителю или его первому заместителю. Не разрешается включать секретные органы в состав других отделов и служб или подчинять другим должностным лицам, а также возлагать на них задачи, не связанные с выполнением секретных работ.

Органы секретного делопроизводства комплектуются из числа наиболее квалифицированных, проверенных и положительно зарекомендовавших себя с точки зрения личностных качеств сотрудников. Причем и они должны допускаться к секретным работам и документам только после получения допуска органов ФСБ, тщательного изучения ими требований нормативных документов по секретной работе и сдачи зачетов.