Информационное обеспечение финансового менеджмента

     Процесс проектирования ИУС можно разделить  на пять этапов [11,с.36]:

     Анализ  системы принятия решений. Процесс  начинается с определения всех типов  решений, для принятия которых требуется  информация. Должны быть учтены потребности  каждого уровня и функциональной сферы.

     Анализ  информационных требований. Определяется, как описано выше, какой тип  информации требуется для принятия каждого решения.

     Агрегирование решений. Решения, для принятия которых  требуется одна и та же или значительно  перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Другими словами ИУС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или группой, значительным образом “направляет” процесс создания ИУС.

     Проектирование  процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, должны учитываться  возможности персонала для обработки  данных.

     Проектирование  и контроль за системой контроля. Последний, важнейший этап - это создание и  воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей  распознавать и исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать ИУС в соответствии с изменениями  ситуации. Нужно допустить, что проектируемая  система будет иметь много  недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы  с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему  так, чтобы она была гибкой и приспособляемой.

     При обсуждении вопросов проектирования ИУС  отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения [11,с.38].

     К сожалению, множество потенциальных  проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая, на первый взгляд, хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или  будут испытывать перед ней страх  и не захотят ею пользоваться. Может  также оказаться, что система  получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как  разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась  эффективной не только на бумаге, но и на практике.

     Сложные компьютеризированные информационно-управляющие  системы обычно проектируются группой  специалистов с помощью сторонних  консультантов. Чтобы проектируемая  ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые впоследствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для  их принятия.

     Кроме того, если те руководители, которые  будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в  процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет  перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что  привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям.

     Уменьшить сопротивление переменам также  можно, если как следует обучить  пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить  страх перед неизвестностью, который  внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности  системы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут  оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать  себя так, будто ИУС управляет  ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой [7,с.167].

     ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно  не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС - это не обязательно  такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и  скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для  целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит  затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Однако, оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают.

     Одна  из важных проблем, связанных с новой  технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток  информации также затрудняет процесс  принятия решения, как и ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов, руководитель или может просмотреть  важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией  лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно  плотнее “сжимать”, чтобы ускорить процесс ее накопления.

     Необработанная  информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой  данных, должна быть организованна  так, чтобы ее можно было извлечь  в пригодном виде. Разные управляющие  имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение  системы, были разработаны разнообразные  пакеты программного обеспечения. Некоторые  их этих пакетов программного обеспечения, их применение и название, под которыми они реализуются на рынке показаны в таблице 1 [37,с.171]. 

Таблица 1 - Программное обеспечение для разных целей

     Как и большинство  других вспомогательных средств  управления, на работу ИУС оказывают  влияния изменения внутренних и  внешних обстоятельств. Любое изменение  в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому  адресу. Например, если высшее руководство  принимает шаги к децентрализации  организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей более  низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло изменение  целей, например, вследствие решения  выпускать новое изделие, нужно  также изменить и модернизировать  ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов  поступают новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.п., необходимо модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации [7,с.176].

     Руководящие работники не могут предвидеть, какая  именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую  ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные  вопросы.

2 ТЕХНОЛОГИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

  С ИНФОРМАЦИОННЫХ  ПОЗИЦИЙ 

2.1 Менеджер в информационном поле 

     Принципы  управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и  задачи, достаточно хорошо разработаны  в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям, прежде всего, отразился на проблеме поведения  предприятия во внешней среде, которая  все более активно осуществляет регулирующую роль.

     Принимая  внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней  средой, а для этого он должен их знать и понимать.

     Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных  систем. Одной из таких оргсистем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

     В метасистеме существует глобальное информационное поле, создаваемое продуктами деятельности физических и юридических  субъектов, а также результатами отражения одних материальных объектов и явлений в других, которые  можно рассматривать как точечные источники информации (ТИИ).

     В глобальном информационном поле можно  выделить ситуативное информационное поле, точечные источники информации которого определяют регламентированное поведение предприятия [2,с.211].

     Управляющие системы изготавливают и “выпускают”  в информационное поле точечные источники  информации, разные по содержанию (законы, распоряжения, рекомендации, учебники и т.д.), форме (книги, статьи в газетах  и журналах, письма, файлы, базы данных и т.д.), на различных материальных носителях (бумага, магнитный диск, лента и т.д.).

     Точечные  источники информации, предназначенные  для управляющего воздействия на поведение предприятия, называются информационными продуктами (ИП), а  не предназначенные - информационными  изделиями (ИИ). Как правило, управляющая  система изготавливает конкретный ИП, предназначенный для множества  предприятий, в единственном экземпляре. Другие системы, не имеющие статуса  управляющих, изготавливают информационные копии этих ИП, то есть такие информационные продукты, которые должны восприниматься предприятием, как ИП, изготовленные  непосредственно управляющими системами.

     Глобальное  информационное поле наполняется множеством копий управляющих ИП, которые  могут быть относительно равномерно распределены в пространстве или  скапливаться в отдельных точках этого пространства.

     Собранные в отдельных местах ИП образуют в  информационном поле информационные накопители в виде библиотек, архивов, отделов  нормативной или иной документации, которые могут быть внутри или  вне создающих их управляющих  систем, они соответственно называются ведомственные (ВИН) и независимые (НИН) информационные накопители.

     На рис. изображена структура глобального информационного поля в метасистеме с точки зрения менеджера предприятия [2,с.214].

     В метасистеме можно выделить государственные  и негосударственные управляющие  системы и нейтральные системы. Последние посылают в глобальное информационное поле свои информационные изделия, которые по внешнему виду, структуре и технологии изготовления не отличаются от ИП.