Финансовый аутсерсинг

Введение:

В условиях усиливающейся конкуренции поступательное развитие бизнеса становится возможным  во многом благодаря эффективному управлению активами, в том числе путем концентрации ресурсов на профильной деятельности.

Потому  специалисты все отчетливей призывают  предприятия более активно переходить к аутсорсингу как к действенному способу достижения экономических преимуществ перед конкурентами.

Аутсорсинг - неотъемлемая составляющая холдинговых структур, обеспечивающая повышение эффективности функционирования комплекса взаимосвязанных предприятий. Вопросы о дальнейшем структурировании бизнеса холдинга, о целесообразности передачи специализированным компаниям отдельных бизнес-процессов, оценка связанных с этим рисков нередко становятся предметом рассмотрения на заседаниях советов директоров акционерных обществ.

 

 

 

1. Понятие аутсерсинга

Исследователи аутсорсинга  условно разграничивают два вида аутсорсинга - производственный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. Производственный аутсорсинг предполагает передачу части  производственных процессов или  всего цикла производства сторонней  компании.

Кроме того, возможен вариант  продажи части своих подразделений  другим компаниям и дальнейшее взаимодействие с ними уже в рамках аутсорсинга. Исследования Американской ассоциации менеджмента (American Management Association) показали, что уже в 1997 г. более половины промышленных компаний передали на аутсорсинг хотя бы один компонент своего производственного  процесса.

Производственный аутсорсинг позволяет компании, во-первых, сосредоточиться  на разработке новых продуктов и  услуг, что важно в условиях стремительно изменяющихся технологий и спроса для  обеспечения конкурентного преимущества; во-вторых, увеличить гибкость производства - на небольших заводах проще заниматься перестройкой производственного процесса и диверсифицировать выпускаемую  продукцию, и, наконец, использовать дополнительные преимущества от ведения бизнеса  на рынках с дешевой рабочей силой.

Аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) включает передачу сторонней организации  отдельных бизнес-процессов, которые  не являются для компании основными, бизнес-образующими. Из их числа на аутсорсинг могут быть переданы управление персоналом, бухгалтерский учет, маркетинг, реклама, логистика.

По мнению специалистов Института  аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является необычайно динамично развивающимся видом  оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост проявляет аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета.

Исследование 600 фирм, проведенное  в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм - часть административных функций.

 

2. Достоинства и недостатки аутсерсинга

 

Преимущества, получаемые пользователем  услуг по внешнему ведению бухучета, можно условно разделить на 2 группы. Первая группа - стандартные преимущества, присущие аутсорсингу любого вида деятельности. Они включают в себя уже упомянутую выше возможность для руководства  не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого  уделять больше внимания основному  бизнесу компании.

Аутсорсинг позволяет  решить проблемы с привлечением, обучением  и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг.

Кроме того, появляется гибкость в управлении ресурсами - компании не нужно беспокоиться о сокращении численности своих сотрудников  при изменении ситуации на рынке, перепрофилировании деятельности, уменьшении объемов производства и т.п.

Клиент также может  избежать расходов на инвестиции в  оборудование и программное 

обеспечение, необходимое  для поддержки передаваемых бизнес процессов и на их последующую  техническую поддержку, а возможно, и сократить расходы на содержание офиса и аппарата управления.

Однако основной выгодой  являются возможность использовать чужой высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении аналогичных задач, и постоянный доступ к новым технологиям и знаниям. Компания, специализирующаяся на предоставлении определенных услуг, первой сталкивается с возникающими проблемами в данной области, инвестирует в выработку решений задач и развитие соответствующих технологий, в постоянное повышение квалификации своего персонала.

Узкая специализация в  предметной области позволяет ей обеспечивать надежное и качественное исполнение передаваемой ей на аутсорсинг функции, а благодаря выполнению однотипных операций для множества  клиентов поставщик может удерживать конкурентоспособные цены на свои услуги.

Для того чтобы обеспечить такое же качество самостоятельно, заказчику необходимы

значительные инвестиции в развитие персонала, оборудование, программное обеспечение - не стоит  об этом забывать при оценке экономической  эффективности перехода на аутсорсинг. Очень часто ошибочно эти компоненты затрат исключают из расчета и  просто сравнивают стоимость услуг  с затратами на содержание персонала, вовлеченного в передаваемый бизнес-процесс.

Если принять во внимание все перечисленные выше факторы, чаша весов может склониться в  пользу аутсорсинга. Если же сравнивать не просто цену, а смотреть на проблему с точки зрения "цена-качество", то бизнес-модель с использованием аутсорсинга становится предпочтительной.

Аутсорсинг может позволить  компании воспользоваться ресурсами, доступ к которым в противном  случае был бы невозможен, например, при расширении географии деятельности фирмы или при создании новой  компании.

Это подтверждает недавний пример из нашей собственной практики: "Эрнст энд Янг" выиграл конкурс  на оказание услуг по аутсорсингу  финансовых и административных функций  для крупной телекоммуникационной компании.

Компания расширялась, выходя вслед за своими клиентами на новые  для нее рынки, и одним из факторов, приведших к выбору именно нашей  фирмы, оказалось существование  наших офисов во всех странах, где  клиент собирался вести бизнес.

Вторая группа преимуществ  специфична именно для аутсорсинга  финансовой функции и заключается  в переложении ответственности  за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсинговую компанию.

Возмещение убытков, связанных  с неправильным расчетом налогов  или с несвоевременным предоставлением  отчетности, происходит за счет поставщика услуг или по страховому договору (большинство серьезных бухгалтерских  и аудиторских фирм страхуют свою профессиональную ответственность).

Приобретая услуги по бухучету, клиент получает доступ к юридическим  и налоговым ресурсам аудиторских  компаний. Таким образом, аутсорсинговая компания становится "семейным доктором" для клиентского бизнеса. Весь комплекс вопросов решается профессионалами  своего дела, при этом детально знающими специфику работы предприятия клиента.

Аудиторская фирма может  найти нетрадиционные решения проблем, возникающих в ходе аутсорсинга, а затем и отстоять их в споре  с налоговыми органами или в суде. Таким образом, снижается риск принятия ошибочных решений и возрастают шансы на успех в дискуссиях с  налоговыми органами при защите выгодных для клиента решений по тем  спорным вопросам, для которых  существует двоякое толкование действующего законодательства.

Сказанное выше подтверждает опыт г-на Мития Аоямы, директора  автономной некоммерческой организации "Японский Центр": "Нашей организации  в России было необходимо обеспечить безупречное ведение учета и  исполнение налоговых обязательств в соответствии с требованиями российского  законодательства.

Хотя, на первый взгляд, стоимость  содержания собственной бухгалтерии  могла бы оказаться ниже стоимости  услуг "Эрнст энд Янг", мы решили обратиться к услугам профессиональной бухгалтерской организации и  в последствии ни разу не пожалели об этом. Помимо рутинной работы по ведению  бухгалтерского учета, мы получили в  виде "бонуса" еще целый пакет  услуг. Нам помогли зарегистрировать головной офис и пять филиалов по всей России, в каждом из которых была проведена работа по постановке учета с использованием программного обеспечения, позволяющего осуществлять удаленный доступ к базам данных, организован процесс консолидации бухгалтерской информации, а сотрудники внешней бухгалтерии постоянно выступали и в роли экспертов по российскому налоговому законодательству, помогая принимать оптимальные решения".

С чем же связан тот факт, что, несмотря на все перечисленные  выше достоинства, аутсорсинг бизнес-процессов  еще не очень распространен? Помимо того, что многие просто не знакомы с принципами аутсорсинга бизнес-процессов, есть и другие, более весомые причины. Компании боятся потерять контроль над ситуацией, избегают доверять посторонним коммерческие тайны.

У таких опасений есть основания  как в России, так и за рубежом, и решение лежит в тщательном выборе поставщика аутсорсинговых услуг  на основании его опыта и сложившейся  репутации на рынке. Кого-то останавливают  дополнительные расходы сил и  средств на этапе перехода и чисто  психологический барьер, связанный  с передачей "своей" бухгалтерии  в "чужие" руки.

В нашей стране есть и  еще одна особенность ведения  бизнеса: многие компании не просто заботятся  о конфиденциальности информации, но и не заинтересованы в какой бы то ни было

открытости, так как зачастую бухгалтерский учет носит полулегальный  характер. Наконец, в наследство от советского периода осталась сильная вертикальная интеграция предприятий, ведущих, по сути, "натуральное хозяйство".

Боязнь перемен руководства  таких промышленных групп зачастую мешает им отказаться от самостоятельного выполнения некоторых функций. Во многих случаях они пытаются решить проблемы путем выделения вспомогательных  подразделений в дочерние предприятия, которые осуществляют "внутренний" аутсорсинг ряда функций в рамках группы.

Опыт развитых стран показывает, что при такой стратегии или  компания окончательно переходит на аутсорсинг, или снижается ее эффективность  в целом из-за сложности управления громоздкими структурами. Поэтому  следует ожидать, что российские предприятия будут в дальнейшем все более внимательно присматриваться  к аутсорсингу.

Необходимо четко регламентировать права, обязанности и ответственность  каждого из участников этого процесса в сфере управления производством, обеспечения охраны труда и техники  безопасности, решения социальных вопросов. Существующее законодательство не дает четких ответов на многие практические вопросы, возникающие при предоставлении услуг такого рода. Подобная неопределенность усугубляет проблемы, связанные с  преодолением психологического барьера  со стороны наемного персонала при  переводе их на работу в новую организацию.

Решение данных вопросов - задача государственной важности. Новые  технологии работы с персоналом приводят к повышению эффективности производства и повышению конкурентоспособности  производимых в нашей стране товаров  на мировых рынках".

В какой-то мере аутсорсинг можно сравнить с  профилактикой здоровья организации, особенно необходимой в периоды  таких финансовых катаклизмов как  сейчас. Конечно, как и у любого лекарства у него имеются своя дозировка, показания и противопоказания, а так же побочные эффекты. Попробуем  вначале разобраться с дозировкой. Какие же услуги возможно передать на специализированный бухгалтерский  и финансовый аутсорсинг? В основе своей это следующие компетенции:

- ведение бухгалтерского  и налогового учета;

- расчет заработной  платы и налогов с ФОТ;

- кадровое делопроизводство;

- ведение управленческого  учета и учета по МСФО.

Объем работ, как видим, перечислен огромный. Для его выполнения организации  потребуется формировать как  минимум два, а то и три отдела. При этом, перечисленный функционал достаточно легко аутсорсится, за некоторыми исключениями. Так, например, при наличии  кассового аппарата книга кассира-операциониста  должна вестись кассиром организации  и передача такой функции провайдеру невозможна. В кадровом делопроизводстве так же имеется ряд ограничений  и одно из них: заполнение трудовых книжек, которое логичнее оставить в ведении компании.

Очень часто предприятия сталкиваются с необходимостью организации системы налогового планирования. Между тем, на рынке труда не так много действительно грамотных специалистов в этой области. Большинство из них работают в сфере консалтингового бизнеса, получают солидную заработную плату и не думают о смене места работы. Решить эту проблему так же поможет аутсорсинг. Услуга по организации системы налогового планирования может быть предложена компаниям как входящая в состав комплексного пакета услуг, так и отдельным блоком.

В качестве противопоказания следует отметить, что применение такой схемы как мультисорсинг (распределение функций по нескольком провайдерам) для бухгалтерского и финансового учетов не подходит по ряду причин: нет смыла минимизировать зависимость от одного единственного поставщика услуг (т.к. это не ключевая компетенция), может способствовать существенному удорожанию услуги за счет роста транзакционных издержек и сравнительно высоких тарифов провайдеров, т.к. каждому из них передается лишь малый кусок ( в аутсорсинге применятся принцип: «Оптом - дешевле», который на практике выглядит как скидка для постоянного клиента).