Дебиторлық берешек

• нақты сәтте төленбеген дебиторларға жіберілген есептер туралы мәліметтер;
• әр есептерден әр біреуі бойынша төлемнің мерзімі өту уақыты;
• ішкі фирманың белгіленген нормативтер негізінде бағаланған үмітсіз және күмәнді дебиторлық қарыз көлемі;
• контрагенттің несиелік тарихы (уақыты өтуінің орта кезеңі, несиенің орта сомасы) .

Дебиторлық қарызды басқару  кезінде компания туралы сіздің дебиторлар алдында қарызы бар ма екендігін  туралы мәліметтерді  есепке алуға  болады. Өзара  есептесу және дебиторлық қарыз негізінде өзінің несиелік міндеттемелерін жабуға болатындығы жиі кездеседі. Көптеген компанияларда мұндай өзара есеп айырысу ағымды дебиторлық қарыз 5-6 % қайтарылады екен.

Көптеген жағдайларда мынадай  ақпарат бухгалтерлік есепті әрі  қарай жетілдіру құралдары жолымен  алуға болады. Бухгалтерлік бағдарламалардың қалыпты қондырғыларын жетілдіруіне кірісер алдында компания – дебиторлардың міндеттемелерін орындалуын бақылау мерзімінің принциптерін анықтау керек.

Төлемнің  сындық мерзімі – бұл күн, берілген коммерциялық несие бойынша төлем орындалу мерзімінен кеш болмауы тиіс. Төлемнің сындық мерзімін бақылау мүмкіндік болу үшін, төлемнің мерзімін ұзарту ұзақтығын белгілеу керек, сондай – ақ дебиторлық қарыздын пайда болу күнін. Дебиторлық қарыз пайда болу сәті сатушыдан сатып алушыға өнімді иелену құқығы өткен кез болып табылады, келісім берілген. Бұл болып шартта қол қойылған күн, сатушы қоймасынан артылған тауар, сатып алушыға өнімнің түскен күні саналады.

Төлемнің  сындық мерзімі төлемнің кейінге  қалдыруымен тауарды жеткізу  шартының көбі дебиторлық қарыздың пайда болу күніне белгіленген күндер мөлшерін қосу жолымен анықталады. Төлемнің сындық мерзімін есептеуді жеңілдету үшін компания үшін  төлемді кейінге қалдыру типтік шарттарын және дебиторлық қарызды басқару жүйесіндегі оның есебін жүзеге асыру мүмкіндігін ұсынуға болады.

Осы кезде әр компанияда келісімшартқа отырған кезде әр түрлі жағдайлар туындауы мүмкін, төлем шарттары типтік түрден айырылатын.  Мұндай жағдайда есепте дебиторлық қарызды жабу бойынша есеп беру өңін өзгертетін типтік шарттарды қолданбау өте маңызды, бұл шарт бойынша есеп сомасын құралдың сома мөлшеріне бөлу керек, осы бойынша әр біреуі үшін төлемнің сындық мерзімін есептеуге болады .

       Дебиторлардан түсетін қаражаттарды жоспарлау.

Контрагенттер бойынша  компания төленген есептер бойынша төлемді кейінге қалдыру орта уақытын мәліметтерін қолдана отырып, дебиторлардан түскен ақша қаражаттарын жоспарлау нақтылығын жоғарлатуға болады. Бұл ақша қаражаттар түсімін болжау бөлігіндегі ақша қаражаттар қозғалысы бюджетін құру әдісін жеңілдетеді. Сатып алушылардан түсетін төлемді  болжау үшін дебиторлық қарыз инкассациясының коэффициенттерін қолданады. Инкассация коэффициенттері анықталған уақыт интервалындағы төлемнің барлық сомасынан   пайыз  түрінде анықталады.

Ақша қаражаттар түсімінің апталық  жоспары (басқа да уақыт интервалдары қолданады – декадалар, айлар) сатудың  жоспарланған мөлшеріне инкассациядан  алынған коэффициенттер көбейту  нәтижесінде құрылады. Ақша қаражаттар түсімі туралы ақпарат негізінде  кассалық үзілімдері нақты болжауға және қосымша қаржыландыруды жоспарлауға болады.

Дебиторлық қарызды бақылаудың негізгі құралы болып дебиторлық қарыздың тізілімі табылады. Тозу тізілімі кесте түрінде, мұнда төленбеген есептер сомасы, олар төлемнің ұзартылу кезеңі бойынша топтастырылады. Топтастыру контрагенттерді несиелеу шеңберіндегі компанияның саясытынан шыға отырып орындалады. Мысалға, компания менеджменті төлем жеті күн бойы кейінге қалдыруға мүмкін, егер де дебиторлық қарызды қайтару бойынша контрагенттермен белсенді жұмыс істеу керек  болса, ал 30 күн бойы созылған жағдайда сотқа шағымдануға болады. Дебиторлық қарыздың тозу тізілімінде келесідей топтар құрастырылады:  0-7 күн, 8-15, 16-30, 30  күннен жоғары.

Кейінге қалдырудың ортаөлшенген уақытын  және дебиторлар бойынша несиелеу кезеңін және барлық компания бойынша алдыңғы кезеңдердегі аналогиялық көрсеткіштермен салыстыруға болатындығын ұсынуға болады. Салыстыру дұрыс болу үшін төлемнің кейінге қалдыру ортаөлшенген уақыты есептеуінен ағымды сәтке үмітсіз деп есептелінетін есептерді, дебиторлық қарыздарды  кірістірмеу қажет. Егер есептеуден үмітсіз дебиторлық қарызды алып тастамаса, онда бар үмітсіз қарыз, алдыңғы кезеңдерде пайда болған және компаниямен есептен шығарылмаған, ағымды кезеңде де көрініс тауып, дұрыс салыстыруға мүмкіндік бермейді.

Кейінге қалдырудың ортаөлшенген уақыты мен ағымды және есепті кезеңдегі  несиелеуді теңестіруі компаниямен жүргізіліп отырған коммерциялық несиелеу саясатының тиімділігін бағалауға мүмкіндік береді. Анық көріп отырғандай, кейінге қалдырудың ортаөлшенген кезеңі ағымды кезеңде өсуі дебиторлармен жұмыстың төмен тиімділігін куәлірандырады, және керісінше.

Дебиторлық қарызды басқарудың әдістері

Барлық фирмалар тауарды өзуақытылы төлеммен өткізуге тырысады, бірақ  бәсекелестік талаптары төлемді кейінге қалдыруға келісуіне  мәжбүр етеді, нәтижесінде дебиторлық қарыз пайда болады. Дебиторлық қарыз – бұл фирмадан қандай да бір тауар не қызметті несиеге сатып алған сатып алушылар қарыз ақша қаражаттары. Дебиторлық қарыз - айналым активтерінің маңызды бөлігі, сонымен бірге дебиторлар есебі деп аталатын, және нақты ақша қаражаттары мен төлемдерге тікелей қатысы бар.

Фирманың дебиторлық қарыздарын басқару  жүйесінің маңызды бөлігі болып  әдістер табылады. Таза қаржылық әдістерге: Э. Альтманның әдісі, дебиторлық қарыз пайда болу мерзімі бойынша ранжирлеу, дебиторлар есебінің «тозу» тізілімін құру, үмітсіз дебиторлық қарыздың ықтимал сомасын болжау, дебиторлар есебінің «өлшенген тозуын» анықтау, қаржылық коэффициенттерді есептеу және бағалау.

Басқару әдістеріне: «шешімдер талы», «3С» несиеқабілеттілік талдауының есебі, фирманың несие саясатының жоба матрицасы, ақпараттық база құру, сыйақы жүйесін қолдану, кредиторлық қарыздың төлемін «созу».

Айналым активтерінің айналымдылығы. Дебиторлық қарыздың өтімділік мәселесі ( активтің ақша қаражатына бағадан мәнсіз ұтылымсыз ауысу қабілеті)- әр ұйымның маңызды мәселесі болып саналады. Ол, өз кезегінде, келесі мәселелерге бөлінеді: оптималды көлем, айналымдылық, дебиторлық қарыздың сапасы.

Осы мәселелерді шешу  мамандандырылған дебиторлық қарызды басқаруды талап етеді, ал бұл фирманың қаржылық жағдайын жақсартудың бір түрі болып табылады. Кәсіпорынның қайта құру тәжірибесі көрсетіп отырғандай, дебиторлық қарызды қайтару бойынша шаралар кәсіпорынның ішкі қорлар арқасында тиімділікті жоғарлататын шаралар тобына кіреді және тез арада жағымды нәтиже әкеледі.  Қарызды қысылған мерзімде қайтару – тапшылық айналым құралдарының толтыру мүмкіндігі. Дебиторлық қарызды басқарудың басқа түрлерімен теңестірілуі мүмкін: жоспарлау, ұйымдастыру, мотивация және бақылау.

Жоспарлау –бұл алдын ала қаржылық шешімдер. Оның тиімді болу үшін ұйымның  ұзақмерзімді мақсатын анықтау, ұйымның  ұзақмерзімді жоспарын құрастыру, әрекеттер  саясатын анықтау, әрекеттердің рационалды процедураларын таңдау қажет.

Басқаруды ұйымдастыру келесідей  тәртіп бойынша  әрекеттер координациясын мәнін білдіреді: барлық әрекеттер облысы тандалған функциялар бойынша топтастырылуы қажет: өз қызметі үшін жауапты тұлғаларға бірдей құқықтар берілуі.

Мотивация   түсінігінде барлық кездегі адамдардың міңез- құлықтарының психологиялық сәттерінің жиынтығы жатыр.

       Бақылау бойынша  әрекеттер – бұл әрекеттер стандарттарын әзірлеу, нақты нәтижелерді стандартты нәтижелермен салыстыру.

Осындай үлгімен, дебиторлық қарызды басқару өзімен барлық айналым активтерін басқарудың және кәсіпорынның маркетингтік саясатының бөлігін көрсетеді, өнімді өткізудің көлемін ұлғайтуға бағытталған және осы қарыздың барлық көлемін оптимизациялауға қорытындыланған, өзуақытылы инкассациялауға қамтамасызданған. Фирманың дебиторлық қарызын мамандандырылған басқару негізінде келесі негізгі сұрақтар бойынша қаржылық шешімдерді қабылдау жатыр:

• әр есепті күнге дебиторлар есебі;
• дебиторлық қарыз өтімділігімен байланысты фирмада жағымсыз жағадайлар қалыптасуының жағдайы мен себебінің диагностикалық талдауы;
• барабар саясатты әзірлеу және дебиторлық қарызды басқаруына фирманың тәжірибесіне қазіргі заманға сай әдістерді ендіру;
• дебиторлық қарыздың ағымдық  жағдайына бақылау.

Дебиторлық қарыздың пайда болуы.  Дебиторлар шотындағы  нақты сәтке бар қаражаттардың барлық сомасы келесі екі факторлармен анықталады: 1) несиеге өткізудің көлемімен; 2) тауарды өткізу мен тауардан түскен пайданы алу арасындағы орта аралық  уақыты.

Дебиторлық қарызды бақылау жағдайы. Оптималды несиелік саясат, демек,дебиторлық қарыздың оптималды деңгейі әр фирманың нақты қызметінің ерекшелігінен тікелей тәуелді болады. Мысалы, өндірістік қуаты мен өзгерісті шығындардың төмен деңгейінің ауыртпалығы болса, онда олар сабырлы саясатты ұстануына болады толық қуатпен және шамалы үлес салмағы бар фирмаларға қарағанда.  Оптималды несие саясаты бір салада жұмыс істейтін фирмаларда өзгеше болады,  сонымен қатар кейбір фирмаларда әр түрлі кезеңде.

Инвесторларға, яғни акционерлерге  және банктік менеджерлерге, компанияға несиелерді ұсынумен айналысатын, дебиторлық қарызды басқаруына мұқият көңіл аудару қажет, өйткені пайдалануға берілетін қаржылық есеп беру оларды  қателесуге әкелуі мүмкін, ал бұл өз кезегінде салынған қаражаттарды жоғалтуына әкеледі [8. 46].

Тауарды несиеге өткізу кезінде  келесілер пайда болуы мүмкін: 1) қорлар өткізілген өнімдерге кеткен шығындар көлеміне азаяды; 2) дебиторлық қарыз сатудан түсетін пайда  сомасына өседі; 3) пайда мен шығындар арасындағы айырма «бөлінбеген табыс» шотында көрініс табады.

Егер тауар төлемі дереу төленсе, пайда нақты болады, ал егер несиеге  сатылса, онда пайда баланста есептелсе де, төлем төленгенше дейін ол нақты болмайды да. Қысқамерзімді пайда табу үшін фирмалар несиеге тауарды өткізу келісімдерін көбейтіп, соның ішінде сенімсіз клиенттермен, ал бұл жағдай қаржылық есеп беруде оңтайлы болып саналады. Бұл акцияның нарықтық құнын уақытша өсіруі  мүмкін, бірақ олардың нәтижесінде нақты пайданың төмендеуі болмағанша дейін; кейін акция бағамы түседі.

Дебиторлық қарызды инвестициялайтын (ДҚИ) ақша қаражаттарының мүмкінді көлемін  келесі формула бойынша есептеуге  болады:

ДҚИ= НӨК* ӨБК*( НБК+ КК) ( 1.1.)

 мұнда НӨК – жоспарланған несиеге өткізідетін көлем;

            ӨБК - өнімнің өзіндікқұны және  баға қатынасының коэффициенті;

          НБК – сатып алушыларға несие берілетін орта кезең (күндерде);

            КК – берілетін несие бойынша төлемдерді кейінге қалдырудың орта кезеңі (күндерде).

Мысалға, сатумен айналысатын компания тауардың бірлігіне 35 ш.б.бағасы бойынша сатып алады, бұл тауарды жеткізу мен сақтау үшін бір бірлігіне   5 ш.б. көлемінде шығындар артады  және тауарды бір бірлігі  46 ш.б. бағасы бойынша қайта сатады. Сондықтан тауарды неиеге өткізудің әр күндік көлемі 100 бірлік, ал өткізу сәті мен дебиторлық қарызды қайтару мерзімі 40 күнге тең, сату компаниясының дебиторлық қарызды жіберілетін  көлемі 160 000 ш.б.(46 ш.б. * 100 бірлік *40 ш.б. / 46 ш.б. * 40 күн = 160 000 ш.б.)

Компанияның мақсаттары, жоспарлары, нарықтық шарттары және басқа да маңызды факторлар өзгерген кезде несие саясатын қайта қарастыру керек.

 Персоналды мотивациялау. Дебиторлық қарыздың маңызды бөлігі болып үрдіске қатысы бар  компания  қызметкерлерін мотивациялау табылады.

Мотивация жүйесі тиімділігі жоғары болу үшін  кейінгеқалдырылған  дебиторлық қарыз көлемін төмендетуге бағытталған, әр қызметкерде дебиторлық қарыздың жоспарланған деңгейіне  жетуге  қызығушылық болу қажет. Мысалы, сату бойынша менеджер тек қана сату бойынша жоспарды орындаған үшін сыйақы алмайды, сонымен қоса төлемді кейінге қалдырған контрагенттер бойынша міндеттерді орындаған үшін.Сыйақы жүйесі жазалау жүйесімен теңестірілуі керек (ескертпелер, сыйақыдан босату, қызметтік тексеріс, қызметкерді жұмыстан босату). Жиналған кейінгеқалдырылған дебиторлық қарыз үшін менеджерге  айып пұлды  төлеткізбейді (егер менеджер әрекеттер тәртібінің барлығын орындаса, онда кейінгеқалдырылған қарыз үшін тек клиент қана жауапты), ал дебиторлық қарызды басқару регламенттері мен процедуралары бұзылған үшін айып пұл төленеді. Персоналды мотивациялау жүйесі  еңбек заңдарына сәйкес компанияның нормативтік құжаттарында бекітілуі қажет.

Тәжірибе көрсетіп отырғандай, дебиторлық қарыздың кейінге қалдыруын туындауы – көптеген кәсіпорындар үшін тән емес. Біріншісі, клиентке төлемді орындау  туралы ескерту. Осы кезде қаржы бөлім қызметкерлері дебиторлық қарызды қайтаруға бақылау жасау, ал сату бөлімі менеджерлері клиентермен келіссөздер жүргізеді. Сонымен қатар, компания санкцияларды қолдану бөліміндегі  келісімдегі  шарттарды  өзгертуге дайын ба екендігін шешу керек. Мысалы, пайыздарды есептеусіз төлемді күту мүмкіндігі бар ма.   

     Дебиторлық қарызды басқару жауапкершілігін қатаң түрде коммерциялық, қаржылық және заңдық бөлімдер арасында бөлу. Сатулар мен қарызды қайтару үшін әр түрлі бөлімшелер жауап береді, қарама – қайшылық міндеттері бар. Мысалға, сату бойынша менеджер (коммерциялық бөлім) көбірек тауарды өткізу үшін жауапты, ал дебиторлармен жұмыс жасайтын менеджер (қаржылық бөлім) ақша қаражаттарын алу және қарызды азайту деңгейімен айналысады. Бұл клиенттер наразылығы мен бөлімшелер арасындағы қарама -  қайшылыққа әкеледі. Сол себептен әрбір бөлімшеге қызметтерін бөліп беру қажет.

Дебиторлық қарызды төлеудің сындық мерзімі бойынша есеп беру негізінде  сату менеджерлері есеп айырысулар бойынша  жағдайды күнделікті бақылайды. Олардың  еңбек ақысының  бөлігі дебиторлық қарызды өзуақытылы төленуінен тәуелді.