Совершенствования конкурсного заключения контракта и его коммерческой реализации

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

ВВЕДЕНИЕ...........................................................................................................3

ГЛАВА 1. ТЕНДЕР КАК СОСОБ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ В ОРГАНИЗАЦИИ....................................................................................................5

ГЛАВА 2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ТЕНДЕРА..................................................9

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.......................................................................................14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..........................................................................................................15

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.......................................................17

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Существующие в настоящее время технологии закупки товаров, работ и услуг для нужд коммерческих и государственных предприятий и организаций базируются на традиционных подходах к осуществлению коммерческой деятельности, подготовке материалов и документов, а также принятия организационных и управленческих решений.

Практика показывает, что для такой сложной и многоуровневой системы, как закупки в целом и конкурсные торги, в частности, данные подходы, а также соответствующие им технологии и инструментальные средства устарели и не обеспечивают в полном объеме эффективное ее функционирование.

Основной целью при проведении закупочной кампании, если ее сформулировать в наиболее общем виде, является обеспечение заданного результата, приобретение требуемого количества материальных ресурсов установленного качества, с наименьшими затратами. Для этого покупатель должен найти поставщика, который в состоянии предложить ему минимальную цену за продаваемые ресурсы. На поиски такого контрагента по торговой сделке и направлены все процедуры, проводимые в рамках организации и проведения закупочной кампании. В случае необходимости, кроме основного требования - минимальная цена, задаются и некоторые ограничения, определяющие дополнительные требования покупателя к поставляемому товару и характеру самой поставки. Они могут включать требования к качеству продукции, срокам поставки, формам и срокам платежей и т.п.

Вопрос заключается в том, как реализовать поставленную задачу. Мировая практика выработала важный универсальный инструмент ее решения - проведение открытых торгов (конкурсов).

Проблема заключается в том, что в настоящее время в России формирование рыночной среды находится еще на начальных стадиях и сразу достигнуть такого ее уровня, который сложился в странах с многолетними рыночными традициями, чрезвычайно трудно, но можно попытаться ускорить этот процесс. И подспорьем в решении возникающих здесь проблем может и должно стать изучение мирового опыта поведения субъектов на рынке, изучение методов и приемов осуществления торговых, финансовых и других операций.

Цель данной работы – раскрытие совершенствование конкурсного заключения контракта и его коммерческой реализации.

Исходя из цели, можно выделить следующие задачи:

изучить сущность, назначение тендеров и их роль в оптимизации затрат в организации;

рассмотреть классификацию тендеров;

изучить процесс организации тендеров.

тендер конкурсный контракт

 

ГЛАВА 1. ТЕНДЕР КАК СОСОБ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Тендер (от англ. tender - торги, конкурс) прямое заимствование из английского языка, используемое для обозначения торгов, конкурсов.

Тендер - конкурентные торги открытого типа (открытый тендер) или закрытые, для ограниченного числа конкурсантов (закрытый тендер), конкурсная форма размещения заказа; письменное предложение, заявление о подписке на ценные бумаги, о намерении заключить контракт или поставить товары; цена на товар, предложенная его производителем, исходя из уровня цен, предлагаемых его конкурентом.

Как и любые другие взаимоотношения, проведение тендера и участие в нем предполагает определение сторон (субъектов) этих взаимоотношений, наличие у них прав и обязанностей, порядка их осуществления и реализации. Сторонами взаимоотношений, связанных с проведением тендера являются заказчик и участник тендера (претендент). Заказчиком тендера согласно Закону о госзакупках выступают органы государственной власти и органы местного самоуправления и подчиненные им учреждения и организации, а также учреждения и организации, уполномоченные соответственно Кабмином или органами местного самоуправления осуществлять закупку товаров, услуг и работ за государственные средства.

Законом несколько иначе называется участник тендера. Согласно содержащегося определения, участник назван сразу же исполнителем. Под исполнителем подразумевается субъект хозяйствования (резидент или нерезидент), который подтвердил намерение взять участие в процедуре закупки и подает или подал тендерное предложение.

Маркетинговые требования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономической ситуации, конъюнктуры рынка. Так, на этапе экономического подъема требования к поставщикам могут ужесточаться, и, наоборот, смягчаться в период спада или ограниченности ресурсов (дефицитное снабжение).

Выбор поставщиков - задача сложная и ответственная, поскольку от них во многом зависит ритмичность производства, а в конечном счете - рентабельность и репутация фирмы перед потребителями ее продукции.

Важным положением закупки через тендерные процедуры является то, что договор может быть заключен только в соответствии с условиями, определенными в тендерной документации, так как тендер - это предварительная процедура. Поэтому можно констатировать, что тендер - это способ закупки товаров, размещение заказов и выдача подрядов, который предполагает привлечение к определенному, заранее установленному сроку предложений от нескольких поставщиков или подрядчиков, в том числе и зарубежных стран, и заключение контракта с тем из них, предложение которого наиболее выгодно организаторам торгов. Тендеры позволяют эффективно использовать средства, обеспечить конкурентный выбор партнеров для заключения договоров, способствуют повышению качества выполняемых работ. Сокращения расходов – один из ключевых аспектов закупочной деятельности предприятия, но не надо забывать про обратный, возможно, более важный аспект ее роли - динамическую и стратегическую функцию поддержки и реализации программ развития и реализации экономического роста предприятия.

Программы экономического развития направлены на уменьшение операционных расходов. Для этого существует несколько механизмов, но очень важным компонентом может быть повышение эффективности и действенности закупочных операций. Международный опыт свидетельствует о том, что сочетание жесткой конкуренции, профессионализма в условиях рынка и эффективных процедур закупки может обеспечить значительное снижение цен, повышение качества и эффективность затрат у предприятия.

Главные плюсы тендерной системы закупок заключаются не только в сопоставлении условий различных поставщиков, но и в психологических аспектах. При тендерной форме закупке поставщик должен понимать, что покупатель легко и быстро может обратиться с заказом к его конкуренту, а удержать его можно рядом уступок. Таким образом, организатор тендера получает только самые выгодные предложения и, соответственно, имеет возможность сэкономить значительные средства.

Сейчас уже можно сказать, что тендер – это эффективный рычаг для сдерживания роста закупочных цен и проверенный способ снизить себестоимость выпускаемой продукции, это инструмент прямого внедрения рыночных отношений. Цель одна – создать настоящую конкурентную среду и, воздействуя на поставщиков таким образом, достичь взаимоприемлемых решений в рамках цивилизованных рыночных отношений.

Проведение тендера как способ выбора наиболее адекватного решения стоящей перед компанией задачи, в последнее время становиться распространенной практикой.

Правила и порядок проведения тендеров становятся общепринятыми, а сами тендеры – все более прозрачными.

Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам:

Первая из них – это корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок.

Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера. Сегодня аналогичное требование предъявляется ко всем заказам объявляемым государственными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей.

Вторая причина – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену.

Первая разновидность тендера – это «тендер цены».

В этом случае заказчик точно знает, какие виды работ и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене. Этот вид тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между подрядчиками производиться главным образом по цене.

Второй вид тендеров – это так называемый тендер «открытых решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений.

В этом случае компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании участники – со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в случае сложных решений) становиться двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой, компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ТЕНДЕРА

 

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения.

Для того, что бы компании-участники тендера смогли предложить вам решение, наилучшим образом отвечающее вашим пожеланиям, вам необходимо четко и внятно объяснить им, что вы от них хотите. Ну а что бы сам процесс выбора и пересмотра предложенных решений в вашей компании затянулся во времени и не превратился в дурную бесконечность переговоров и заседаний, вам необходимо четко описать критерии и сроки выбора участников, а затем и победителя тендера.

Перед вами стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри  компании списка задач выносимых  на тендер и согласование типа  организаций принимающих в нем  участие. Принятие решения о проведении  тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании – заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

• описание компании-заказчика
• постановка проблемы
• описание желаемого результата
• требования к участникам тендера
• описание формы подачи заявки (критерии документа)
• критерии оценки претендентов
• сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит общение с потенциальными поставщиками решений.

Содержание брифа:

1. Возможно, слава компании  велика и необъятна, а может быть она только еще начинаете свой путь к вершинам бизнес – олимпа, и все же, есть нечто, что обязательно знать провайдеру о компании для успешной подготовки предложения. История компании, ее численность, сектор экономики, в котором она работаете, вид бизнеса и его специфические особенности - все это будет важным для подготовки персонифицированного предложения. Достаточно информации, которую обычно публикуют в буклете или брошюре о компании. Нужно указать адрес сайта, где поставщик услуг сможет получить более полное представление о компании.

2. Раздел постановка проблемы  должен продемонстрировать адресату, что именно беспокоит заказчика, ответы на какие вопросы заказчик  планирует искать, что не устраивает  в сложившейся ситуации. Практика  показывает, что именно этот раздел  брифа неоднократно уточняется  во время последующих переговоров.

3. В этом разделе во-первых, нужно описать каких изменений (целей) желает достичь организация в результате. Во-вторых, наиболее актуальные и срочные задачи, которые хочет решить. Наконец, в-третьих, какие продукты (решения) должны стать результатом работ.

4. Требования к участникам  тендера обычно описывают критичные  для компании параметры организации  – участника. Например, для организаций работающих с государственной тайной важно, что бы поставщиками услуг для нее были российские компании. Среди требований может быть опыт проведения аналогичных проектов, наличие отзывов предыдущих клиентов, или срок существования самой компании – провайдера. К описанию требований стоит подходит с достаточной осторожностью: ведь излишне ужесточив их можно столкнуться с недостаточным выбором, как по цене, так и по качеству предложений. В то же время отсутствие ограничений приведет к тому, что будет сложно сделать первоначальный выбор.