Служебный этикет юриста

применять положения психологии о периодическом  воздействии на собеседника в  ходе беседы, а именно: неблагоприятные  моменты чередовать с благоприятными, начало и конец беседы должны быть положительными;

постоянно помнить о движущих мотивах собеседника, его интересах, его ожиданиях, его  позиции, чувстве собственного достоинства, самолюбии;

излагать  свои мысли и предложения ясно, кратко и понятно;

никогда и ни в какой ситуации не оскорблять и не обижать собеседника, быть с  ним вежливым, предупредительным, тактичным  и деликатным;

никогда не относиться к другим пренебрежительно;

комплименты говорить умеренно;

всегда, когда есть возможность, признавать правоту собеседника;

избегать  пустого разговора, отвлечений на посторонние  темы, нарушающие логический ход беседы.

Прием населения.

Прием граждан является одним из главных  факторов, способствующих пропаганде деятельности юристов и укреплению их связи с населением.

Как правило, в подразделении или учреждении определяются конкретные дни и часы приема. Если прием проводится не в  кабинете должностного лица, то для  этого выделяется отдельная комната, оборудованная соответствующим  инвентарем. Если есть возможность, то перед комнатой, где производится прием, отводится помещение для ожидания, также оборудованное необходимой мебелью.

Сотрудник, ведущий прием граждан, должен быть компетентен в вопросах, на которые  ему приходится давать ответы посетителям, для чего, зная заранее вопросы, их интересующие, он консультируется со специалистами соответствующих служб.

Принимающий посетителей сотрудник обязан быть внимательным к заявителю, выслушивать  каждого без торопливости, не перебивая, проявляя уважительность и такт, должен быть психологически готов к восприятию заявителя, который может быть излишне эмоционален, многословен, даже агрессивен. Он должен владеть приемами нейтрализации этих проявлений и уметь ввести беседу в спокойное русло.

Ведущий прием, должен стремиться давать максимально исчерпывающие ответы на вопросы заявителей, решая их как со специалистами служб или подразделений, так и с соответствующими органами и управлениями, от которых зависит решение поставленных посетителями проблем. В том же случае, когда принимающий руководитель не в состоянии ответить на вопрос, он сообщает посетителю, что ему будет дан письменный (если требуется) или устный ответ, определяя при этом срок ответа. Это делается для того, чтобы посетитель покинул подразделение удовлетворенным как характером встречи с руководящим лицом, так и результатами этой встречи. Покидая подразделение, посетитель должен быть уверен, что его вопрос получил должное разрешение или взят под действенный контроль. Если же руководитель принимает отрицательное решение по вопросу заявителя, то он должен дать аргументированное, исчерпывающее объяснение этого решения, не отпуская посетителя до тех пор, пока тот не будет убежден в том, что это решение основано на законах или иных нормативных актах, либо же согласиться с выводом о том, что в настоящее время для удовлетворения его просьбы действительно не имеется возможностей.

В последнее  время в правоохранительных органах  появились и такие формы общения  с населением, как телефон доверия  или же выставленный в дежурных частях специальный ящик для писем, жалоб  и заявлений граждан, в которых  они сообщают о тех или иных действиях сотрудников правоохранительных органов. Эти формы дают возможность руководящему составу быть в курсе общественного мнения о деятельности правоохранительных органов и вопросов, нуждающихся в разрешении.

Служебные отношения влияют на настроение людей, создают тот нравственный микроклимат, без которого невозможно существование коллектива. Нормальные служебные отношения формируются на основе двух основных требований: ответственность за дело и уважение к коллегам.

Ответственность предполагает честное и обязательное отношение к своему слову и делу. Необязательный человек, болтун приносит вред не только своим личным поведением, но и создает вокруг себя атмосферу безответственности, недисциплинированности. Праздные разговоры, перекуры, выполнение домашних или личных дел в служебное время, не только снижают эффективность работы, но и разлагающе действуют на добросовестно относящихся к делу людей. Нарушение деловой обстановки не компенсирует самая изысканная вежливость и предупредительность.

Деловая обстановка в немалой степени зависит и от уважения к коллегам, умения на чем-то настоять, а в чем-то и уступить способности разрядить конфликтную ситуацию. Уважение к коллегам в немалой степени проявляется в умении учитывать их интересы, проявлять заботу, делать небольшие, но приятные услуги. 

Служебные отношения несколько отличаются от бытовых, что накладывает свой отпечаток и на требования к поведению  сослуживцев. Если, например, в кафе или ресторане главным в отношении  женщин и мужчин является приоритет  дамы, то в служебных отношениях этот приоритет нередко отступает на второй план и замещается приоритетом начальника. Уважение к сотруднице как женщине сказывается в оказании ей помощи и внимания, но не в том, чтобы ей было позволено нарушать дисциплину, перекладывать на плечи коллег работу, которую она должна выполнять сама. В то же время сделать жен шине-коллеге приятный комплимент, уступить место, помочь перенести тяжелые вещи, пропустить вперед, проходя через дверь, откликнуться на просьбу о помощи в каком-либо деле, взять на себя наиболее сложную и тяжелую часть общей работы — обязанность мужчины в любых условиях, вне зависимости от того, является ли он ее начальником или нет.

Юридическая деятельность связана со сложными, быстро меняющимися ситуациями, значительным риском, что вызывает повышенную вероятность возникновения различных конфликтов — межличностных и межгрупповых. Для успешной работы важно предвидеть возможность возникновения конфликтных ситуаций и знать, как из них выходить. Если избежать конфликта все же не удалось, то нужно уметь безболезненно и с минимальными потерями разрешить возникающие проблемы. Как этого достичь? Здесь уже недостаточно знания лишь этикетных правил поведения. Исполнение этих правил должно 

сочетаться  с тонким психологическим анализом ситуации, учетом возможного поведения коллег в конфликтной ситуации.

Во всех конфликтных ситуациях, перед тем  как принимать решительные меры, необходимо попытаться понять причины  возникшего конфликта и только затем  приниматься за его разрешение. Хотя в каждом конкретном случае причина разногласий между сослуживцами может быть различной, есть некоторые общие правила, которые позволяют преодолеть возникшие трудности в общении. Специалисты в области межличностных отношений рекомендуют следующую последовательность действий, которые могут совершать не только находящиеся в конфликте, но и их товарищи, желающие снять напряжение в служебном коллективе: создайте атмосферу сотрудничества; стремитесь к ясности в общении; признайте наличие конфликта; определите содержание конфликта; исследуйте возможные варианты его решения; добейтесь соглашения между конфликтующими; воплощайте соглашение в жизнь.

И все-таки лучше предотвратить конфликт, чем  его гасить. Даже при благополучном  разрешении конфликта его последствия  будут давать знать о себе: в неприятных воспоминаниях, не до конца установившихся отношениях, некоторой напряженности в общении и т.п. Не случайно древняя восточная мудрость предостерегает: разбитую чашку можно склеить, но трещины на ней все равно будут заметны.

Прежде  всего, в коллективе должна быть установлена атмосфера взаимного доверия и корректного отношения друг к другу. Из делового общения следует устранить суждения и оценки, которые могли бы ущемить честь и достоинство сослуживцев. Недопустимы пренебрежительное отношение или проявления чувства превосходства к представителям других служб или младшим коллегам. Понятно, что невозможно полностью отказаться от оценочных суждений, в том числе и критического содержания. Однако и в этом случае нужно быть предельно объективным, тактичным и стараться сделать упор на положительном, учитывая, что люди более благосклонно воспринимают положительную информацию, даже если в ней содержатся критические аспекты, нежели отрицательную, к тому же высказанную в некорректной форме.

В официальной обстановке даже близких людей в присутствии коллег или других лиц следует называть на "вы" и по имени и отчеству. Конечно, совершенно недопустимы в служебных отношениях даже необидные клички и прозвища, которые могут употребляться лишь при общении очень близких людей вне службы.

Хотя  в каждом коллективе складывается свой нравственно-психологический микроклимат, этика делового общения позволяет  устранять «шероховатости» в  межличностных отношениях и тем  самым способствовать повышению  эффективности служебной деятельности.

Существует  несколько правил, которые обязан помнить руководитель, собирающийся провести совещание:

совещание должно быть предельно кратким: затянутое  совещание вызывает у его участников потерю интереса к рассматриваемым  вопросам и "отторжение" даже той информации, которая до этого вызывала интерес;

на совещание  следует приглашать только тех сотрудников, которые действительно необходимы, т.е. тех, которые должны действительно  реализовать полученную здесь информацию, и тех, мнение которых необходимо для принятия решения;

совещание должно проводиться только тогда, когда  оно действительно необходимо, когда  иной путь выработки определенных решений  будет более длителен и менее  результативен; излишне частое проведение совещаний говорит о слабости руководства или о его административной трусости, а также о бесполезной растрате служебного времени сотрудников.

Всякое  совещание требует тщательной подготовки. Чем лучше проведена подготовка совещания, тем меньше времени затрачивается  на его проведение. Подготовка совещания включает в себя следующие операции: определение целей совещания, формулировка темы, определение повестки дня, назначение даты и времени проведения совещания, определение участников и назначение основного докладчика, подготовка участников, определение длительности проведения совещания (оптимально 1,5 часа, далее его эффективность резко снижается), подготовка материалов, техническое обеспечение.

Существует  четыре вида совещаний: оперативное  совещание, инструктивное совещание, проблемное совещание, итоговое совещание. Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

а) диктаторские — ведет и обладает фактическим  правом голо- са лишь руководитель, остальным  участникам предоставляется право  лишь задавать вопросы, но отнюдь не высказывать собственные мне- ния;

б) автократические - основываются на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них; здесь нет широкой дискуссии, возмо- жен лишь диалог;

в) сегрегативные  — доклад обсуждают лишь выбранные  руко- водителем участники, остальные лишь слушают и принимают к сведе- нию;

г) дискуссионные - свободный обмен мнениями и выработка  общего решения; право принимать  решение в его окончательной  формулировке, как правило, остается за руководителем;

107.

д) свободные  — на них не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, оно не обязательно заканчивается принятием решения и сводится в основном к обмену мнениями.

Начинать  совещания следует в точно  обозначенное время. Вступительное  слово, как правило, делает начальник подразделения. Во вступительном слове необходимо четко очертить контуры обсуждаемой проблемы (или проблем), сформулировать цель обсуждения, показать ее практическую значимость и определить регламент.

Основная  задача ведущего собрание заключается в обеспечении возможности выслушать мнения выступающих и проанализировать их. Он должен корректно указать на повторы, отсекать лишнее, не имеющее отношение к делу, настаивать на аргументации высказываемых мнений. Важный признак культуры ведущего собрание — четкое соблюдение регламента. Однако и здесь возможны «послабления», если выступающий излагает мнение, имеющее большое значение и вызывающее всеобщий интерес. В этом случае следует обратиться к собранию и получить его разрешение на увеличение регламента.

Никогда не следует принуждать участников слушать  доклады и выступления и побуждать  их обязательно выступать. Если во время  заседания некоторые из его участников занимаются посторонними делами, не нужно  спешить их осуждать. Скорее всего, поднятые на заседании вопросы мало их касаются или же они настолько ясны, что не заслуживают их обсуждения. В этих случаях организатор совещания может быть недоволен только самим собой. Вместе с тем нельзя допускать во время совещания посторонних разговоров, хождений и тому подобных проявлений бестактности и невоспитанности. Их обязательно надо пресекать.

Руководителю  не следует злоупотреблять заседаниями  в своем кабинете. Здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие между  руководителем, сидящим в кресле за собственным столом и остальными собеседниками. Подчиненные держатся в этих условиях более скованно.