Негосударственная образовательная организация

Некоммерческое  партнерство

«Смольный университет» 
 

Р Е Ф Е Р А  Т

По  дисциплине:  Русский язык и культура речи 

На  тему: Правила делового разговора по телефону

 
 
 
Работу  выполнил студент 305-а  группы

 

                                                                Рысева Т.С.

Работу  проверил преподаватель

 

_____________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2007

 

Содержание 

 

Введение

 
 

На протяжении одного и того же дня человек меняет множество ролей: он бывает руководителем  и подчиненным, служащим и пассажиром, мужем и отцом, братом и сыном. Каждая из этих ролей предполагает свою стилистику поведения; в каждой из них человек выбирает особые жесты, позы, слова, интонации, т.е. другими словами - вежливость.

Вежливость  начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Этикетное поведение всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер. Строго говоря, этикетным может быть признано только такое поведение, которое предполагает возможность выбора. Можно провести такую параллель: если водитель автомобиля ждет, пока мы перейдем улицу на зеленый свет, нелепо называть его поведение этикетным, он просто соблюдает правила уличного движения; но если шофер останавливает свою машину посреди улицы, предлагая пешеходу перейти дорогу перед ней, то можно назвать его поступок этикетным.

Основные  правила деловой  беседы

 
 

Во время  беседы основным правилом является безусловное  уважение к собеседнику. В большинстве  случаев правила хорошего тона не позволяют обсуждать денежные дела, физические изъяны, болезнь собеседника или окружающих. Как правило, разговор не должен касаться окружающих, следует избегать тем, которые могут дать повод к обвинению вас в злословии. Недопустимо делать личные выпады, неприязненные замечания в адрес собеседника.

Следует избегать разговора повышенным голосом, тактично уходить от тем и вопросов, при обсуждении которых вы или  ваш собеседник можете “вспылить”. В разговоре старайтесь избегать назидательности, проявления невнимания к сказанному собеседником, стремления поспешно выставить “оценки” сказанному им. В то же время плохое впечатление оставляют и те, кто всегда готов немедленно согласиться с любым высказыванием.

Умелый  собеседник всегда найдет возможность  дать высказаться говорящему, короткими  репликами направляя суть разговора. Умение слушать, выдержать паузу высоко ценится в обществе. Искусный собеседник не станет пререкаться, разговаривать приказным или угрожающим тоном, постарается не давать навязчивых советов.

Желательно  максимально концентрировать свое внимание на собеседнике, реагировать на сказанное им, междометием или ремаркой. Невнимательность может расцениваться как высокомерие и бестактность.

В большинстве  случаев общения в протокольных ситуациях не следует задерживать  внимание собеседника больше, чем на десять минут — иначе вас могут посчитать назойливым человеком. Старайтесь постепенно обновлять круг собеседников, вовлекая их в разговор и переключаясь на новые, их интересующие темы.

Затянувшийся  разговор можно в большинстве  случаев прекратить под предлогом необходимости налить стакан воды, пополнить запас закусок на тарелке, позвонить по телефону и т. п. В данной работе, после вводной информации, мы более детально рассмотрим последнее – разговор по телефону.

По способу  обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные  виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и  диалогические.

К монологическим видам относятся:

Приветственная  речь;

Торговая  речь (реклама);

Информационная  речь;

Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения, по какому - либо вопросу.

Интервью - разговор с журналистом, предназначенный  для печати, радио, телевидения.

Дискуссия;

Совещание (собрание);

Пресс-конференция.

Контактный  деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

Телефонный  разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом же контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и  невербальная коммуникации.

Беседа  или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными  формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

По содержанию общение может быть разделено  на:

Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

Когнитивное - обмен знаниями;

Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

Деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам  общения возможно деление на такие четыре вида:

Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

Опосредованное - связанное с использованием специальных  средств и орудий;

Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

Структура и функции общения.

 
 

К структуре  общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит  в обмене информацией между общающимися индивидами.

Интерактивная сторона заключается в организации  взаимодействия между общающимися  индивидами (обмен действиями).

Перцептивная  сторона общения означает процесс  восприятия и познания друг друга  партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Употребление  этих терминов условно, иногда в аналогичном  смысле употребляют и другие: в  общении выделяют три функции - информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная.

Вербальное общение. Телефонные переговоры

 
 

Считается, что самое простое в деловом  общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться  требованиям краткости, как деловая  переписка и отправка факса.

Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе общения. Отправитель кодирует свое сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов.

Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку  слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что  некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Часто одни и те же слова выражают разные значения.

Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем.

Символ  не имеет неповторимого неотъемлемого  значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости  от контекста, ситуации, в которой  использован символ. Поскольку у  каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

Для эффективного обмена информацией необходимо прийти к пониманию истинного значения используемых слов и добиться понимания  значения, которое вы вкладываете в слова, используемые вами.

Семантические барьеры могут создавать коммуникативные  проблемы для компаний, действующих  в многонациональной среде.

 

Умение  слушать.

 
 

Эффективное общение возможно, когда человек  одинаково точен, отправляя и  принимая сообщения. Необходимо уметь  слушать. К несчастью, немногие научились  слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших  силах.

Выслушивание  фактов и чувств – это выслушивание сообщения полностью. Поступая так, мы расширяем свои возможности понять ситуацию, и даем знать об уважительном отношении к тому, что в действительности говорящий человек пытается передать нам.

Профессор Кит Дэвис приводит 10 правил эффективного слушания.

Перестаньте говорить. Невозможно слушать разговаривая.

Помогите  говорящему раскрепоститься. Создайте у человека ощущение свободы. Это  часто называют созданием разрешающей  атмосферы.

Покажите  говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо действовать заинтересованно. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов  для возражений.

Устраните раздражающие моменты. Не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги.

Сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в  положение говорящего.

Будьте  терпеливыми. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего.

Сдерживайте свой характер. Рассерженный человек  придает словам неверный смысл.

Не допускайте споров и критики. Это заставляет говорящего занять оборонительную позицию, он может замолчать или рассердиться. Не спорьте. Именно победив в споре, вы проиграете.

Задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете.

Перестаньте говорить! Это наставление идет и  первым, и последним, ибо все остальные  зависят от него.   

Помимо  умения эффективно слушать существуют другие способы совершенствования искусства общения.

- Необходимо  прояснение собственных идей  перед их передачей, т.е. нужно  систематически обдумывать и  анализировать вопросы, проблемы  или идеи, которые вы хотите  сделать объектом передачи.

• Нужно быть восприимчивыми к потенциальным семантическим проблемам. Не жалеть сил на то, чтобы исключить из обращения двусмысленные слова и утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.