Этикет в профессиональной деятельности юриста

Нередко в правоохранительные органы звонят люди с сообщениями о происшествии, преступлении, находящиеся в возбужденном или подавленном состоянии, в стрессовой ситуации. Они не могут сосредоточиться, говорят сбивчиво, упускают главное, повторяются и т.п. В этом случае следует тактично направлять нить разговора в нужное русло, задавая наводящие вопросы. Рекомендуется избегать длинных вопросов и сложных предложений, которые тяжело воспринимаются на слух. Вежливость, внимательность, спокойный, заинтересованный тон сотрудника помогут получить максимум информации, снять напряжение у абонента.

Нужно научиться во время  телефонного разговора делать паузы: после вопросов, чтобы собеседник мог ответить; перед тем, как вы произнесете важную информацию или  слова, на которые собеседник должен обратить внимание; после того, как  закончите свою мысль, чтобы дать возможность другой стороне высказать свою. Старайтесь сдерживать себя и не прерывать собеседника на полуслове, даже если он высказывает, на ваш взгляд, несправедливые упреки и замечания. Ответная агрессивность лишь укрепит вашего абонента в правильности своей позиции, но не приведет к положительному решению вопроса. В таких случаях нужно дать собеседнику высказаться, а затем спокойным тоном, признавая, когда есть возможность, его правоту, изложить свое мнение по данному вопросу, а если возникнет необходимость, предложить встретиться и в личной беседе обсудить все спорные моменты.

Следует учитывать, что  при разговоре по телефону вы лишаетесь  одного из важнейших средств передачи информации — мимики и жестов, зато обостряются все недостатки вербальной речи, усиливается значение тона, тембра голоса, интонации. Обращайте внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, как он это говорит, чтобы понять, в каком психологическом состоянии он находится, что ему мешает в разговоре, чтобы не совершить ошибки.

По телефону рекомендуется  говорить отчетливо, не торопясь и негромко, кроме случаев, когда в помещении  слишком шумно или плохая связь. Акустической особенностью телефонного  разговора является эффект зеркальности: если на одном конце провода говорят тихо, то и отвечать будут тоже вполголоса, а если громко, то ответ будет дан повышенным голосом, поскольку у разговаривающих создается впечатление, что их плохо слышат. Старайтесь особенно отчетливо произносить числа, имена собственные, согласные буквы. Это связано с тем, что слова с одинаковыми гласными и окончаниями («пятнадцать», «шестнадцать») могут по телефону звучать одинаково. Трудные для восприятия слова, особенно имена и фамилии, следует произносить по слогам или даже по буквам, используя для этого простые слова: чаще всего для этих целей используют общеизвестные имена.

В деловой беседе чужеродными  кажутся жаргонные слова и  выражения типа «добро», «идет!» , «ладно», «о'кей» и другие. Они создают  впечатление легкомысленного отношения к делу, несерьезности партнера по разговору.

Хотя вежливость требует  произнесения таких слов, как «извините», «простите», «спасибо», «пожалуйста», в служебном телефонном разговоре  желательно не злоупотреблять повторением  извинений и благодарностей.

Выяснив необходимые  вопросы, не следует еще раз повторять  уже сказанное, затягивать разговор, не зная, как его закончить или  вслух вспоминая, все ли, что хотелось, обсуждено. В конце разговора  рекомендуется поблагодарить собеседника  за оказанную помощь, консультацию, информацию, высказать готовность к продолжению сотрудничества и попрощаться. При всех трудностях разговора и возможном неприятном его содержании и дискуссионном характере разговор должен быть закончен на оптимистической ноте и в доброжелательном тоне, что оставляет возможность продолжения контактов.

Составление служебных  документов и ведение деловой  переписки.

Деятельность юриста невозможно представить без работы с документами. Специалисты подсчитали, что на составление служебных  документов и работу с ними у некоторых категорий работников тратится от 30 до 70% рабочего времени.

За всяким документом стоят люди, он опосредованно выражает отношения между ними, поэтому  не случайно в правоохранительной сфере  существуют достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет. От правильно составленного приказа, постановления, корректно написанного письма во многом зависят соблюдение законности, авторитет правоохранительных органов, отношения в коллективе и с гражданами и, в конечном счете, успех дела.

Служебные документы, как  правило, строго формализованы. Они  требуют лаконичности, четкости, односложности  языка, не должны быть перегружены словами, ненужными оборотами. Максимум информации при минимуме слов - непреложное правило их составления.

Формализованность служебной  документации позволяет быстрее  и яснее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени  на ее составление и сократить  бумаготворчество. Как и всякая формализованность, что является одним из признаков делового этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах и таким образом становятся едиными для всех, на кого распространяются эти документы, а с другой - могут существенно отличаться от подобных правил, принятых, скажем, в другом ведомстве или другой стране.

В то же время общие  принципы делового общения посредством  документации практически едины во всем мире, что позволяет сотрудникам правоохранительных органов обмениваться служебной документацией не только друг с другом, но и со своими коллегами из других стран, содействуя борьбе с международной преступностью.

Все служебные документы можно разделить на организационные (уставы, положения, инструкции), распорядительные (инструкции, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости), оперативные (служебные письма, записки, телефонограммы и т.д.)

Среди распорядительных документов самый распространенный — приказ. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Его содержание выносится в заголовок  и формулируется в предложном падеже, например: «О мерах по совершенствованию борьбы с преступностью».

Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты  и события, послужившие основанием к изданию приказа: «В соответствии с решением...», «В целях устранения отмеченных недостатков...».

В распорядительной части  приказа следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты и проверить их практически невозможно.

Приказы по личному составу  имеют некоторые особенности  и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности и т.д. Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным, что облегчает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освободить. Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с новой строки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, подразделение, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как  если бы они зачитывались вслух. Не следует злоупотреблять излишним наукообразием, применять искусственные удлинения  речи. И, конечно, недопустим оскорбительный тон приказа.

Большое место среди  служебных документов занимают деловые  письма, которые составляются по самым  различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств получения  нужного результата.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие  требования:

− исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или  вопрос, который хочет выяснить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

− письмо должно быть простым, конкретным, логичным, без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат мог понять его  содержание; письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается  на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса; письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

− письмо пишется в  нейтральном тоне изложения, не допускающем  эмоциональной окраски;

− объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель его ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

− небрежно оформленное  письмо с орфографическими, синтаксическими  и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что  восприятие письма во многом зависит  не только от содержания, но и от конверта, бланка организации. Служебные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам, имеющих  установленный набор обязательных элементов (реквизитов), расположенных в определенном порядке. Для официального письма рекомендуется следующий состав обязательных реквизитов: наименование ведомства, которому принадлежит организация; наименование организации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Деловое письмо - это единственный официальный документ, на котором  не ставится его название. Не допускается  произвольно сокращать наименования организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма,

Наименование и адрес  получателя письма проставляются на верхней правой стороне бланка письма. Здесь указывается наименование организации, его подразделения  или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются  почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже. Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке. Если получатель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его следует указывать перед фамилией.

Письмо не должно содержать  более четырех адресатов. При  отправке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется  только один адресат. Заголовок помещается перед текстом письма слева и  содержит одну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправления письма и указание на то, о чем оно. Не следует стараться изложить в заголовке содержание письма, он должен быть кратким и емким. Заголовок обычно начинается с предлога "О" или "Об" и кавычками не выделяется.

Заголовок не проставляется, если письмо адресовано персональному  лицу. В этом случае пишется обращение, например: «Уважаемый Иван Иванович!». После этого следует текст  письма. Поскольку официальные письма обладают правовой значимостью, их содержание и стиль должны удовлетворять определенным требованиям. Обычно письмо состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события, которые вызвали необходимость написания письма, во второй — конкретные просьбы, предложения, решения, рекомендации и т.п.

Хотя язык официальных  документов — это набор клише, штампов, стандартов, стремящихся свести к минимуму субъективно-эмоциональную  сторону, всякое деловое письмо помимо самого содержания имеет подтекст, который выражается словом «тон». По мелким штрихам письма, выбору слов, стилистических оборотов и просто по оформлению можно судить об авторе этого письма. Употребление стандартизированных словесных оборотов позволяет не только исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так как устраняет излишнее напряжение при чтении письма, а также двусмысленности, неточности формулировок. Формализованностъ делового письма помогает и его автору или исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа.

Если к письму есть приложение, то отметка о нем проставляется в левом нижнем углу письма. С красной строки печатается слово «Приложение». Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретности. Каждое название располагается на отдельной строке. Если наименование Приложения приводится в тексте письма, то в отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.

Заканчивается письмо подписью, в состав которой входит наименование должности лица, подписавшего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Название организации не указывается, чтобы не повторять то, что уже указано в бланке. В подписи инициалы ставятся перед фамилией. Если письмо должно быть подписано несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда подписи располагают на одном уровне.