Этикет в профессиональной деятельности юриста

В деловом общении  особенно важно умение внимательно  слушать Умение слушать собеседника в сложной ситуации — залог взаимопонимания, без которого деловые взаимоотношения могут и не сложиться. Поэтому разработаны основные этические правила эффективного слушания в таком общении. К ним относятся:

− умение настроить себя на волну внутренней заинтересованности в теме деловой беседы, спора, совещания;

− выделение для себя главных мыслей говорящего (сообщающего  информацию) и стремление правильно  понять их;

− быстрое сопоставление  полученной информации с собственной  и немедленный мысленный возврат к основному содержанию сообщения, спора, беседы.

Будьте "непробиваемы" по отношению к эмоционально заряженным словам и выражениям, слушайте только их смысл. Ваши собственные чувства  могут блокировать понимание  того, что вам действительно необходимо узнать.

Не давайте совета, пока вас не попросят. Но в тех  случаях, когда у вас действительно  просят совета, примените приемы анализирующего слушания, чтобы установить, что  собеседник хочет узнать на самом  деле.

Наблюдайте за невербальными  проявлениями говорящего человека. Следите за выражением лица говорящего и за тем, как часто он смотрит на вас пристально, как он поддерживает с вами визуальный контакт. Следите за тоном и скоростью речи, обращайте внимание на то, как близко или далеко сидит или стоит говорящий, способствуют ли невербальные сигналы усилению речи или противоречат высказываемому словами. Часто мы отвлекаемся от целенаправленного слушания, когда слишком большое внимание уделяем внешности собеседника, наблюдению за ним, не верим, что услышим что-то новое и, на наш взгляд, интересное. Подсознательно мы отвлекаемся и тогда, когда собеседник высказывает взгляды, противоречащие нашим, сообщает устаревшую и недостаточно глубокую информацию.

Слушание собеседника  состоит из восприятия, осмысления и понимания. Одно из этих звеньев неминуемо ломается, когда сотрудник невнимательно слушает собеседника. Понимание подчас бывает ложным. Человек утомил сотрудника обилием сложных формулировок, и он решил про себя: «Достаточно. Я все понял». На самом деле это далеко не так, что и выясняется, как только сотрудник начинает отвечать партнеру по общению. Без полного понимания любое деловое общение неэффективно. Понимание основано на внутренней заинтересованности в обсуждаемой теме или проблеме, на дисциплине ума и знании правил общения.

Приходится признать, что далеко не все профессионалы  правоохранительных органов умеют  слушать. Подводя некоторые итоги  сказанному, выделим несколько необходимых  этических заповедей, помогающих научиться  слушать с пользой для себя и для дела.

Слушая, надо:

− забыть личные предубеждения  против собеседника;

− не спешить с ответами и заключениями;

− разграничивать факты  и мнения;

− следить за тем, чтобы  ваша речь была предельно ясной и  точной;

− быть беспристрастным  в оценке того, что вы услышали от собеседника;

− действительно слушать, а не делать вид, будто слушаете, не отвлекаться на посторонние мысли.

Часто мы невнимательно  слушаем собеседника из-за отсутствия терпения. Собеседник, по нашему мнению, слишком долго подходит к сути разговора. Мы раздражаемся: нам кажется, что на его месте мы бы вели разговор иначе. Такая позиция не приносит пользы. Надо быть терпеливым, считаться с манерой разговора собеседника.

Нельзя быть излишне  самоуверенным: не считайте, что, вступая  в беседу, вы имеете абсолютно непоколебимую позицию. Может случиться, что информация, которую вы получаете, изменит вашу точку зрения. Поэтому будьте внимательны, анализируйте услышанное. При этом необходимо настроить себя на длительное напряженное внимание. Помните, что обычно отрезок времени, в течение которого человек способен концентрировать внимание на одной проблеме, короток.

После напряженного внимания наступает период усталости, рассеянности. И это часто происходит именно в тот момент, когда собеседник или партнер по спору переходит к существу вопроса. Человек, не умеющий регулировать напряжение своего внимания, обычно не умеет рационально слушать, находясь в плену мнения о том, что партнер «ничего путного не скажет».

Из этого следует, что  все формы деловых разговоров должны иметь один итог - правильное понимание, которое невозможно, если вы не умеете слушать собеседника. Понимание — это, прежде всего способность прогнозировать. Если, выслушав собеседника вы можете представить, какие действия последуют за разговором' значит, сумели правильно понять его.

Постарайтесь логически  планировать весь процесс слушания запоминайте, прежде всего, главные  мысли, высказанные собеседником. За время беседы постарайтесь 2-3 раза мысленно обобщить услышанное и лучше это  сделать во время пауз в разговоре. Помните, что ваше стремление по ходу слушания предугадать то, что будет сказано дальше, — признак активного мышления, являющийся хорошим методом запоминания главных положений беседы.

Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Если вы хотите привлечь человека на свою сторону, убедите его сначала в том, что вы искренний друг.

Вежливость не снижает  определенность просьбы или распоряжения, но во многом препятствует появлению  у собеседника внутреннего сопротивления. Мера необходима во всем, в том числе в проявлении вежливости. В юридической деятельности нередко приходится сталкиваться с людьми, которые не заслуживают доброжелательного отношения к себе. Но в этом случае на первый план должна выйти корректность, то есть умение держать себя в рамках общепринятых приличий в любых ситуациях.

Обобщив сказанное, успех  в деловой беседе, на переговорах  может быть во многом облегчен, если придерживаться определенных правил, которые составлены специалистами в области делового общения:

− заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

− применять положения  психологии о периодическом воздействии  на собеседника в ходе беседы, а  именно: неблагоприятные моменты  чередовать с благоприятными, начало и конец беседы должны быть положительными;

− постоянно помнить  о движущих мотивах собеседника, его интересах, его ожиданиях, его  позиции, чувстве собственного достоинства, самолюбии;

− излагать свои мысли  и предложения ясно, кратко и понятно;

− никогда и ни в  какой ситуации не оскорблять и не обижать собеседника, быть с ним  вежливым, предупредительным, тактичным  и деликатным;

− никогда не относиться к другим пренебрежительно;

− комплименты говорить умеренно;

− всегда, когда есть возможность, признавать правоту собеседника;

− избегать пустого разговора, отвлечений на посторонние темы, нарушающие логический ход беседы.

Прием населения.

Прием граждан является одним из главных факторов, способствующих пропаганде деятельности юристов и  укреплению их связи с населением.

Как правило, в подразделении  или учреждении определяются конкретные дни и часы приема. Если прием  проводится не в кабинете должностного лица, то для этого выделяется отдельная  комната, оборудованная соответствующим  инвентарем. Если есть возможность, то перед комнатой, где производится прием, отводится помещение для ожидания, также оборудованное необходимой мебелью.

Сотрудник, ведущий прием  граждан, должен быть компетентен в  вопросах, на которые ему приходится давать ответы посетителям, для чего, зная заранее вопросы, их интересующие, он консультируется со специалистами соответствующих служб.

Принимающий посетителей  сотрудник обязан быть внимательным к заявителю, выслушивать каждого  без торопливости, не перебивая, проявляя уважительность и такт, должен быть психологически готов к восприятию заявителя, который может быть излишне эмоционален, многословен, даже агрессивен. Он должен владеть приемами нейтрализации этих проявлений и уметь ввести беседу в спокойное русло.

Ведущий прием, должен стремиться давать максимально исчерпывающие ответы на вопросы заявителей, решая их как со специалистами служб или подразделений, так и с соответствующими органами и управлениями, от которых зависит решение поставленных посетителями проблем. В том же случае, когда принимающий руководитель не в состоянии ответить на вопрос, он сообщает посетителю, что ему будет дан письменный (если требуется) или устный ответ, определяя при этом срок ответа. Это делается для того, чтобы посетитель покинул подразделение удовлетворенным как характером встречи с руководящим лицом, так и результатами этой встречи. Покидая подразделение, посетитель должен быть уверен, что его вопрос получил должное разрешение или взят под действенный контроль. Если же руководитель принимает отрицательное решение по вопросу заявителя, то он должен дать аргументированное, исчерпывающее объяснение этого решения, не отпуская посетителя до тех пор, пока тот не будет убежден в том, что это решение основано на законах или иных нормативных актах, либо же согласиться с выводом о том, что в настоящее время для удовлетворения его просьбы действительно не имеется возможностей.

В последнее время  в правоохранительных органах появились  и такие формы общения с  населением, как телефон доверия  или же выставленный в дежурных частях специальный ящик для писем, жалоб и заявлений граждан, в которых они сообщают о тех или иных действиях сотрудников правоохранительных органов. Эти формы дают возможность руководящему составу быть в курсе общественного мнения о деятельности правоохранительных органов и вопросов, нуждающихся в разрешении.

Общение в служебном  коллективе.

Служебные отношения  влияют на настроение людей, создают  тот нравственный микроклимат, без  которого невозможно существование  коллектива. Нормальные служебные отношения формируются на основе двух основных требований: ответственность за дело и уважение к коллегам.

Ответственность предполагает честное и обязательное отношение  к своему слову и делу. Необязательный человек, болтун приносит вред не только своим личным поведением, но и создает вокруг себя атмосферу безответственности, недисциплинированности. Праздные разговоры, перекуры, выполнение домашних или личных дел в служебное время, не только снижают эффективность работы, но и разлагающе действуют на добросовестно относящихся к делу людей. Нарушение деловой обстановки не компенсирует самая изысканная вежливость и предупредительность.

Деловая обстановка в  немалой степени зависит и  от уважения к коллегам, умения на чем-то настоять, а в чем-то и уступить способности разрядить конфликтную ситуацию. Уважение к коллегам в немалой степени проявляется в умении учитывать их интересы, проявлять заботу, делать небольшие, но приятные услуги.

Служебные отношения  несколько отличаются от бытовых, что  накладывает свой отпечаток и  на требования к поведению сослуживцев. Если, например, в кафе или ресторане главным в отношении женщин и мужчин является приоритет дамы, то в служебных отношениях этот приоритет нередко отступает на второй план и замещается приоритетом начальника. Уважение к сотруднице как женщине сказывается в оказании ей помощи и внимания, но не в том, чтобы ей было позволено нарушать дисциплину, перекладывать на плечи коллег работу, которую она должна выполнять сама. В то же время сделать жен шине-коллеге приятный комплимент, уступить место, помочь перенести тяжелые вещи, пропустить вперед, проходя через дверь, откликнуться на просьбу о помощи в каком-либо деле, взять на себя наиболее сложную и тяжелую часть общей работы — обязанность мужчины в любых условиях, вне зависимости от того, является ли он ее начальником или нет.

Юридическая деятельность связана со сложными, быстро меняющимися  ситуациями, значительным риском, что  вызывает повышенную вероятность возникновения  различных конфликтов — межличностных  и межгрупповых. Для успешной работы важно предвидеть возможность возникновения конфликтных ситуаций и знать, как из них выходить. Если избежать конфликта все же не удалось, то нужно уметь безболезненно и с минимальными потерями разрешить возникающие проблемы. Как этого достичь? Здесь уже недостаточно знания лишь этикетных правил поведения. Исполнение этих правил должно сочетаться с тонким психологическим анализом ситуации, учетом возможного поведения коллег в конфликтной ситуации.

Во всех конфликтных  ситуациях, перед тем как принимать решительные меры, необходимо попытаться понять причины возникшего конфликта и только затем приниматься за его разрешение. Хотя в каждом конкретном случае причина разногласий между сослуживцами может быть различной, есть некоторые общие правила, которые позволяют преодолеть возникшие трудности в общении. Специалисты в области межличностных отношений рекомендуют следующую последовательность действий, которые могут совершать не только находящиеся в конфликте, но и их товарищи, желающие снять напряжение в служебном коллективе: создайте атмосферу сотрудничества; стремитесь к ясности в общении; признайте наличие конфликта; определите содержание конфликта; исследуйте возможные варианты его решения; добейтесь соглашения между конфликтующими; воплощайте соглашение в жизнь.

И все-таки лучше предотвратить  конфликт, чем его гасить. Даже при  благополучном разрешении конфликта  его последствия будут давать знать о себе: в неприятных воспоминаниях, не до конца установившихся отношениях, некоторой напряженности в общении и т.п. Не случайно древняя восточная мудрость предостерегает: разбитую чашку можно склеить, но трещины на ней все равно будут заметны.

Прежде всего, в коллективе должна быть установлена атмосфера  взаимного доверия и корректного  отношения друг к другу. Из делового общения следует устранить суждения и оценки, которые могли бы ущемить честь и достоинство сослуживцев. Недопустимы пренебрежительное отношение или проявления чувства превосходства к представителям других служб или младшим коллегам. Понятно, что невозможно полностью отказаться от оценочных суждений, в том числе и критического содержания. Однако и в этом случае нужно быть предельно объективным, тактичным и стараться сделать упор на положительном, учитывая, что люди более благосклонно воспринимают положительную информацию, даже если в ней содержатся критические аспекты, нежели отрицательную, к тому же высказанную в некорректной форме.

В официальной обстановке даже близких людей в присутствии  коллег или других лиц следует  называть на "вы" и по имени  и отчеству. Конечно, совершенно недопустимы в служебных отношениях даже необидные клички и прозвища, которые могут употребляться лишь при общении очень близких людей вне службы.

Хотя в каждом коллективе складывается свой нравственнопсихологический микроклимат, этика делового общения позволяет устранять «шероховатости» в межличностных отношениях и тем самым способствовать повышению эффективности служебной деятельности.

 

Проведение деловых  совещании.