Деловое общение и технология ведения переговоров

     В процессе подготовки переговоров важно  точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений.

     Правила организации беседы

     Правила организации и проведения деловых  бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Основной принцип – равноправия и взаимного  уважения. Обычно о времени и месте  поведения беседы договариваются заранее, за 3 – 5 дней. Меньший интервал может  помешать кому-то из участников, нарушив  их планы, больший – снижает надежность договоренности из-за возможных изменений  графика каждого участника. Местом проведения обычно является служебное  помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем  офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип  равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто  внимательным его отношением к другому  участнику встречи (убедиться, что  ему удобно время, и он не будет  испытывать затруднений при поиске места встречи, проявлять гостеприимство в процессе встречи, предоставить более  удобное место за столом переговоров, предложить кофе и т.д.) Продолжительность  беседы также определяется заранее  и регламент должен соблюдаться  каждой из сторон. При длительных беседах  рекомендуется через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомления.

     Состав  участников беседы (и переговоров) также  согласуется заранее и отражает баланс интересов сторон. Оговариваются  также тематические рамки беседы и ее основные цели.  В том случае, если участники имеют высокий  должностной статус и беседа носит  в высшей степени официальный  характер, то прибывающего на встречу  участника должен встретить недалеко от входа и проводить к месту  проведения разговора сотрудник  более низкого статуса, например, секретарь. Поведение участников встречи  регулируется правилами этикета  в соответствии с их статусом. Если участники беседы ранее не были знакомы, то их взаимное представление сопровождается обменом визитными карточками.

     Проведение  беседы предполагает конфиденциальность содержания, поэтому фиксировать  ход беседы или отдельные обсуждаемые  положения можно только при взаимном согласии, т.е. этот вопрос требует особого  обсуждения.

     Подготовка  помещения

     Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором  нет ничего лишнего. Обязательное требование - без телефона, на время беседы мобильные  телефоны отключают; в комнате не должно быть сотрудников, не участвующих  в разговоре. Комнату стараются  красиво оформить, создать положительный  настрой, способствующий взаимопониманию. На столе должно быть все, что может  понадобиться в ходе разговора (бумага для записей и ручка для каждого участника, вспомогательные информационные материалы в достаточном количестве экземпляров, вода, стаканы и т.д.) Курение по международным стандартам в общественных местах не допускается, в нашей деловой культуре по этому поводу нет определенных правил, хозяин офиса определяет, ставить или нет на стол пепельницы. Но даже если пепельница есть, это не означает автоматического разрешения курить в помещении. Закурить можно только в том случае, если все присутствующие без колебаний на это дадут свое согласие. Следует помнить, что для некурящих людей запах дыма крайне неприятен, и в этом случае лучше от курения воздержаться, чтобы не повышать напряжение в разговоре.

     Особое  внимание следует обращать на построение отношений в процессе подготовки и проведения беседы, опираясь на принцип  равноправия сторон, проявляя уважение, предупредительность, соблюдая баланс интересов. Анализируя вербальные и  невербальные проявления в поведении  собеседника надо следить за колебаниями уровня эмоционального напряжения, не допуская обострения ситуации, использовать приемы управления напряжением в разговоре. Основой корректного делового стиля является уверенное поведение, и совершенно недопустимы малейшие проявления агрессии.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Встреча за столом переговоров. Переговоры как один из видов общения

     Переговоры  как один из видов общения имеют ряд отличительных особенностей. Важная особенность переговоров состоит в том, что они ведутся в условиях ситуации с различными интересами сторон, т.е. их интересы не являются абсолютно идентичными или абсолютно противоположными. Кроме того, сочетание различных интересов делает участников переговоров взаимозависимыми, а именно его участники ограничены в своих возможностях односторонним путем решать собственные задачи. Взаимозависимость участников переговоров позволяет утверждать, что их усилия направлены на совместный поиск решения. ²

     Существует  три типа совместных решений участников переговоров:

     а) компромиссное, или «срединное решение»;

     б) асимметричное решение, относительный  компромисс;

     в) нахождение принципиально нового решения  путем сотрудничества.

     Рассмотрим  их подробнее применительно к  проблеме переговоров.

     Первый  тип решения — компромисс, когда стороны идут на взаимные уступки. Это типичное решение на переговорах. Компромисс возможен тогда, когда стороны готовы удовлетворить хотя бы часть интересов друг друга.

     Однако  чаще приходится встречаться с ситуациями, когда критерии нечетки или же стороны не могут найти ту «середину», по отношению к которой они  могут двигаться, уступая друг другу. В таких случаях необходимо искать общие интересы. Когда статусы, возможности  власти и контроля, а также интересы сторон не позволяют им найти «серединное» решение, то стороны могут придти к асимметричному решению. Тогда уступки одной стороны значительно превышают уступки другой. Оппонент, получающий явно меньше условной половины, сознательно идет на это, поскольку иначе он понесет еще большие потери. Степень асимметричности может быть различной.

     Третий  тип решения состоит в том, что участники переговоров разрешают  противоречия путем нахождения принципиально нового решения, которое делает данное противоречие несущественным. Принципы принятия такого решения разработаны американскими специалистами Р. Фишером и У. Юри, опубликованы в начале 80-х годов. Пределы допустимых для каждой из сторон решений могут располагаться довольно-таки далеко от первоначальных заявлений. Поэтому достижение соглашения более вероятно в центральной (заштрихованной) зоне переговорного пространства. В этом случае принятое решение воспринимается сторонами переговоров как вполне удовлетворительное. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Не  осознав общие закономерности, присущие процессу переговоров, невозможно правильно, с учетом ваших целей и задач, построить взаимодействие с партнером. На начальных этапах, приступая к  ведению переговоров, не стоит жалеть время на анализ того, что произошло  и происходит на данных переговорах, как строится процесс их ведения. В дальнейшем это будет сведено  до автоматизма и не понадобится  столь подробного разбора. Появится то, что обычно называется опытом ведения  переговоров. Однако, чтобы это действительно  произошло, придется потратить немало усилий.

     Нельзя  научиться вести переговоры, не участвуя в них. Поэтому при наличии  любой возможности, имеет смысл  ее использовать. С каждыми новыми переговорами приобретается опыт, оттачиваются навыки.

     Представляется, что за переговорами - как средством  урегулирования конфликтных и кризисных  ситуаций, а также средством, обеспечивающим сотрудничество различных социальных субъектов большое будущее. Они  приходят на смену силовым и командным  методам, обеспечивая наиболее гармоничное  развитие социальной и экономической  жизни. И они требуют уже сейчас специалистов своего дела, обладающих высоким творческим потенциалом, хорошо разбирающихся в тайнах избранной  профессии, умеющих принимать продуманные  и тщательно взвешенные решения.

     Список используемой литературы

1. Иванова Е.Н. Эффективное общение и конфликты. С-П., 1997.
2. Шейнов В.П. Конфликты в нашей жизни и их разрешение. Минск, 1996г.
3. Анисимов С.Ф. Мораль и поведение. М., 1985г.
4. Шмидт Р. Искусство общения. М., 1992г.
5. Аминов И.И. Психология делового общения. М., 2007г.
6. Бреддик У. Менеджмент в организации. М., 1999г.
7. Албастова Л.Н. Технология эффективного менеджмента. М., 2000г.