Регламентация и табельный учет на предприятии

Регламентация и табельный учет на предприятии

Регламентация деятельности – это установление однозначных правил поведения в  рамках определенной деятельности. Для  персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции.

Правила – самый жесткий способ регламентации. Правила – это официально зафиксированные  в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами  могут регулироваться технологические  области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры  по качеству (ОТК). Кроме того, правилами  могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение  сотрудников во время корпоративных  мероприятий и в некоторых  случаях даже личная жизнь сотрудников.

Нормы – неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые  модели поведения, следование которым  контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают  самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

Традиции  – максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при  которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу «нравится – не нравится»).

Например, в вашей организации принято  дарить женщинам цветы на 8 Марта. Если обязанность вручения цветов к празднику закреплена в кодексе компании и установлены санкции за ее невыполнение, то это регламентация на уровне правил. Если наличие цветов в этот день вызывает у сотрудниц радость, а отсутствие – плохое настроение и обиды, то это регламентация на уровне норм. Если же принятие решения о том, дарить цветы или не дарить, остается на усмотрение сотрудников, то это регламентация на уровне традиций.

Для того чтобы деятельность организации  была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты  деятельности – сотрудники, выполняющие  работу. Субъекты деятельности могут  быть индивидуальными (должностные  позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации  деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные  инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах.

Процессы  деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют  свою работу, используя ресурсы. Для  регламентации деятельности процессов  используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации).

Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые  обеспечивают деятельность компании. Распределение ресурсов обязательно  нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).

Регламентирование в целом опирается на ряд законов, постановлений, рекомендаций.

К их числу  относятся:

• Гражданский кодекс РФ. Часть I от 30.11.1994 N 51-Ф3 (ред. от 09.02.2009); Часть II от 26.01.1996 N 14-Ф3 (ред. от 09.04.2009); Часть IV от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. 08.11.2008);
• Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-Ф3 "Об акционерных обществах" (ред. от 07.05.2009);
• Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009).

Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой - упорядочение труда персонала. В  рамках этой системы выделяются различные  формы регламентации труда - т.е. конкретное представление регламентов  труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые  можно разделить на документированные и недокументированные.

К ним  относятся: Устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

Как видно, регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов  управления в целом и разрабатываются  в рамках всех элементов системы  управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.

К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих  кадров, непосредственно выполняющих  производственные трудовые функции, относятся:

• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники,
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов,
• маршрутно-технологические карты производственного процесса,
• модели рабочих мест,
• контракт,
• правила по технике безопасности,
• правила эксплуатации оборудования,
• наряд-заказ на выполнение работы,
• нормы времени на ремонт оборудования и т.д.

Для регламентирования  труда характерны не только качественные параметры трудовой деятельности, но и количественные показатели, хотя степень формализации этих процессов  до сих пор остается проблематичной. В этой связи следует обратиться к нормированию труда - установлению норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности. Регламентирование и  нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно: совершенствования  труда персонала организации.

Регламентирование труда, как правило, рассматривается  по следующим направлениям:

• организационно-правовое;
• экономическое;
• социально-психологическое. 
  

Организационно-правовые формы регламентирования отражаются в ряде документов, имеющих: нормативный  характер (например, положение о  структурном подразделении, положение  об организации, должностные инструкции и др.);

Эти документы  имеют различную степень регламентации  и детализации, но общее для них - четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, которые возможны только при наделении правами  и обязанностями органа управления и конкретного должностного лица. 

Экономические направления и формы регламентирования  определяют границы и порядок  экономических отношений в трудовом процессе. К ним относятся:

• положение об оплате труда,
• положение о материальном стимулировании работников организации,
• положение о премировании и т.п.

Социально-психологическое  направление регламентирования  устанавливает определенный порядок  социально-психологических отношений (например, Кодекс деловой этики). А  это, в свою очередь, способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования  труда. 

ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ 

- учет  рабочего времени каждого работника.  Осуществляется в табеле, в котором  указываются табельный номер  каждого работника, его фамилия,  имя, отчество, сведения о рабочем  времени за каждое число месяца. 

Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами  внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового  договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды  времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к  рабочему времени[1].

Работодатель  обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Ведение  табеля учета рабочего времени организуется с учетом специфики работы организации.  

Учет  использования рабочего времени организуется в целях 

- обеспечения  контроля насвоевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявление опоздавших и неявившихся;

- контроля  нахождения персонала на рабочих  местах в рабочее время, а  также своевременного ухода и  прихода работников во время обеденного перерыва; 
 
 - фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

- учета  фактически отработанного времени,  времени простоя, болезни, отпусков  и других форм использования рабочего времени; 
 
 - регистрации прогулов.

 
 
         При ведении табеля учета  использования рабочего времени  необходимо руководствоваться следующими  правилами:

1) Учет  явки на работу и ухода с  нее ведется по организации  в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2) Включение работника в табель  и исключение из него производится  на основании первичных документов  по учету кадров (приказ о приеме  на работу, трудовой договор).

3) Каждому  работнику присваивается табельный  номер, который проставляется  во всех документах по учету  труда и заработной платы и  сохраняется за работником при  любых перемещениях внутри организации.  В случае увольнения работника  его табельный номер, как правило,  не присваивается другому работнику  в течение трех лет[2]. 
 
         На основе данных по учету рабочего времени проводятся расчеты оплаты труда. Эти же сведения используются для составления форм статистической отчетности. 
 
         Учет рабочего времени ведется ежедневно, результаты фиксируются в унифицированной форме табеля, разработанной органами статистики. В настоящее время применяются формы утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. 
 
         Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несу административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

 
Табель ведется в одном экземпляре. В конце месяца подсчитывается общее  количество отработанных работником дней и часов. Табель подписывают руководители структурных подразделений (в небольших  организациях – руководитель организации) и работник, отвечающий за ведение  табеля. Подписанный документ передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. 
Для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени».