Процесс и характеристики эффективного контроля

     Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными  видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления [16].

     Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

     Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

     В процессе контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий [15]. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

     Первый  этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

     На  втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

     Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с  заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

     Рассмотрим  поведенческие аспекты контроля.

     Люди  являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации.

     К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

     Контроль  часто оказывает сильное влияние  на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать  поведение работников ориентированным  на них, т.е. люди будут стремиться к  удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

     Проблем, возникающих вследствие воздействия  системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

     Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

     Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

     Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень  сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

 

Заключение 

     В условиях становления рыночной экономики  в нашей стране особое значение приобретают  вопросы практического применения современных форм управления организацией, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства.

     В упрощенном понимании, менеджмент - это  умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения  других людей. Менеджмент - по-русски "управление" - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.

     Совершенствование системы управления организацией рассматривается как один из главных факторов роста эффективности производства. Качественное управление — это борьба с любыми видами потерь на производстве, обновление методов и форм его организации, обеспечение гибкости и оперативности и т. д. От качества управления зависит и конкурентоспособность предприятия. В конечном счете, решающим фактором является не правовая форма предприятия, не его величина или специализация, а единственно и исключительно конкурентоспособность на рынке, что предполагает производство высококачественной и дешевой продукции.

     Эффективность функционирования предприятия определяется многими обстоятельствами. Среди  них: выбор оптимальной технологии и организации производства; своевременное  и рациональное ресурсное обеспечение; величина основного и оборотного капитала; формы и методы реализации продукции и т.д. В условиях рыночной системы хозяйствования диапазон использования этих факторов чрезвычайно большой, поэтому каждое предприятие должно стремиться к их оптимальному сочетанию. Это предполагает необходимость применения соответствующих форм и методов их внутренней увязки. Такой формой является организация и планирование производственной деятельности предприятия. Предприятия самостоятельны в определении объема и структуры плана; в установлении цен на свою продукцию и услуги; в заключении договоров с поставщиками и потребителями продукции; в распределении чистой прибыли.

     Система планирования должна ориентироваться  не столько на данные прошлого, сколько на данные будущего. В качестве исходных данных разработки плана все больше будет принят не анализ существующего состояния дел, а прогнозные данные, то есть планирование станет осуществляться больше от будущего к настоящему.

     Для того, чтобы все задачи, поставленные перед организацией были достигнуты, недостаточно только набора квалифицированных кадров. Необходимо так организовать труд, чтобы каждый работник прилагал максимум усилий для выполнения поставленных задач, независимо от своих личных проблем. Для этого необходимо разработать систему экономического стимулирования, что входит в компетенцию кадровой службы.

     Большинство популярных методов рациональной мотивации  основано на принципах одной из этих теорий. Это означает, что выбор конкретного метода мотивации должна, в первую очередь, определять общая стратегия управления персоналом, которой следовала или желает следовать фирма.

     Эффективный контроль должен быть нацелен на достижение конкретных результатов и учитывать изменения фактически достигнутых результатов.

     Таким образом, четыре функции управления организацией - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

 

Библиографический список 

     

1. Акбердин  Р.З., Кибанов А.Я. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений: Учебное  пособие. - М.: ГАУ, 1999. – 217 с.
2. Бобыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов. – М.: Экономика, 2000. – 366с.
3. Глущенко Е.В., Захарова Е.В., Тихонравов Ю.В. Теория управления. Учебный курс. М., 2002. – 489 с.
4. Грибанова Н.Н., Солодков В.Т. Планирование и прогнозирование деятельности предприятия. –М.: Иркутск: Изд-во ИГЭА, 2000. – 80 с.
5. Комаров М.А. Менеджмент: Учебник. - М: ЮНИТИ,1998. - 384с.
6. Комарова Н. Мотивация труда и повышение эффективности работы // Человек и труд. – 2002. - №10. – С. 16-22.
7. Коротков Э.М. Концепция менеджмента: Учеб. Пособие. –М.: ДеКа, 1999. – 316 с.
8. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 298 с.
9. Румянцева З.П. Лекция. Эффективность менеджмента // Российский экономический журнал. – 2002. – №4. – С. 59-71.
10. Рухалков М.И. Внутрифирменное планирование. М.: ИНФРА-М, 2002. – 290 с.
11. Страхова О.А. Организация труда управленческого персонала. СПб.,     1999. - 45 с.
12. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П.Румянцевой, Н.А.Саломатина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 669 с.
13. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – 2 – ое изд., доп. и перараб. – М.: ИНФРА-М.- 2002. – 567 с.
14. Уткин Э.А. Курс менеджмента. М.:Зерцало, 2002.- 340 с.
15. Уткин Э.А. Управление фирмой. – М.: АКАЛИС, 2003. – 516с.
16. Фалмер Р.М. Энциклопедия современного управления. Т1,3. - М.: ЛТД, 1998. – 789 с.
17. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-336 с.
18. Щегорцов В.А., Щербин В.А., Таран В.А., Удалов Ф.Е., Удалов О.Ф., Горнев А.З. Персонал предприятия: стратегия развития//Служба кадров – 2000. - № 1 – 3. - С. . 7-10.
19. Эффективный менеджер: Мотивация вашего коллектива. Уч. пособие “The Open University”. М: ДеКа. - 2000. – 289 с.

 

Приложения 

Приложение 1 

Взаимосвязь функций управления организацией 

          Планирование                Организация

       
 
 

     

           Контроль                    Мотивация  

 

Приложение 2 

Японский  и американский подходы  к мотивации персонала 

 

 

Приложение 3 

Теория  мотивации - иерархия потребностей Маслоу 

       
 
 

     ПОТРЕБНОСТИ