Организация и внутренняя среда

Содержание

Введение

1. Организация и внутренняя  среда

1.1 Понятие и общая характеристика  организации

1.2 Проблемы управления  организацией

2. Внутренняя среда организации

2.1 Внутренние переменные

2.2 Анализ внутренней среды

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. 
Любая  организация  находится  и  функционирует  в  рамках  внешней  и внутренней сред. Они предопределяют  успешность  функционирования  компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и  в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае,  если  среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, 
включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно сбытовой деятельности фирмы.

Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Актуальность данной темы заключается в том, что в новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы. Цель нашей работы: изучение внутренней среды организации, ее основных характеристик и ее влияние на деятельность организации. 

1.Организация и внутренняя  среда

1.1 Понятие и общая характеристика  организации

Организация—понятие многогранное. В теории управления под организацией понимается объединение индивидов в единое целое для совместного действия (1, с.86).

Но к организации, в данном понимании, предъявляются следующие требования. Во-первых, это наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы. Во-вторых, необходимо наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены этой группы. И, в-третьих, чтобы достичь значимой для всех цели, необходима определенная взаимосвязь членов группы.

Однако, возникнув, организации начинают жить самостоятельной жизнью, в значительной мере, а иногда и полностью не зависящей от создавших её людей, вступая с ними в определенные отношения. В их рамках люди используют организацию для достижения тех целей, ради которых она была создана. В частности, они надеются, что организация сможет дать им возможность заниматься интересной, важной, престижной деятельностью, обеспечит нужной информацией, предоставит необходимые права, самостоятельность, власть, гарантии безопасности и социальной защищенности.

В идеале, взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той и с другой стороны, когда-либо организация низводит людей до положения винтиков, либо люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося ущерб её потенциалу и репутации. В том и другом случае результат оказывается одинаковым— организация ослабевает и перестает нормально выполнять свои функции (2,с.42).

Единство людей и условий их деятельности, находящихся в определенных соотношениях и взаимосвязях, образует организационную структуру. Действия, направленные на создание такой структуры, необходимых предпосылок её функционирования и обновления, получили название организационного процесса (2,с.42).

Главным признаком организации считается наличие цели, к достижению которой стремятся её члены.  Цель объединяет и сплачивает их, придает смысл существованию организации, определенность ее действиям.

Другим признаком организации является её обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов, которая обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения.

Третьим признаком организации можно считать осуществление её деятельности на основе принципа саморегулирования, который предполагает возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы организационной жизни.

 В качестве еще одного  признака организации следует назвать организационную культуру, представляющую собой совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей. Организационная культура включает как субъективные, так и объективные элементы. К первым относятся, например, различного рода ритуалы, мифы, связанные с историей организации и жизнью её замечательных членов, принятые нормы общения. Вторые в основном характеризуют материальную сторону жизни и деятельности организации. Это её символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий и т.п.

Организационная культура является одним из важнейших элементов, создающих внутреннюю среду организации (рис.1) (7,с.17) —совокупность форм и процессов, придающих последнее конкретное, присущее только ей лица к другим её элементам можно отнести разделение труда, используемые технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, поведение сотрудников и пр.

 
Рис.1. Внутренняя среда организации 

 
 
 

 

 

Внутренняя среда организации характеризуется также степенью дифференциации и интеграции производственных и трудовых процессов. Дифференциация означает такое распределение работ между отдельными субъектами организации, чтобы каждая из них получила в нем определенную степень завершенности в конкретном результате, имеющем самостоятельную ценность. Но поскольку эти результаты сами по себе не являются с точки зрения организации законченным целым, на которое направлена ее деятельность, для его получения дифференциация должна дополняться интеграцией субъектов, то есть их сотрудничеством, необходимость которого обусловлена реальной взаимосвязанностью отдельных работ, сформировавшейся в процессе разделения труда. 

Внутренняя среда организации зависит от внешней, и эту связь наглядно иллюстрирует рис.2., на котором организация представляет собой органическую составляющую внешней среды, получая из нее все необходимое для того, чтобы реализовать свое предназначение, и предлагая ей результаты своих усилий по преобразованию ресурсов в продукцию и услуги.

Рис.2. Связь и взаимодействие внешней среды с процессом 
                           преобразования в организации 

Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, четко осознавать их значение, как в настоящем, так и в будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих ограничений, в наибольшей степени соответствующий поставленной цели.

Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, четко осознавать их значение, как в настоящем, так и в будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих ограничений, в наибольшей степени соответствующий поставленной цели.

Итак, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. 

 
1.2 Проблемы управления организацией

Большинство людей планирует свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем организуют ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере достижения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. Т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Функция управления – специализированные виды управленческой деятельности, характеризующиеся однородностью осуществляемых работ и их целевой направленностью.

Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Функции – содержание управленческой деятельности . Каждая из четырех функций менеджмента является для организации жизненно важной.

Функция планирования.

Она предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Планирование – определение целей и показателей деятельности организации в будущем, а также постановка задач и оценка необходимых для их решения ресурсов (4,с.19). 

Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А значит, что планирование – это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов.

Функция организации.  

Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условий ее функционирования. Это – процесс объединения людей для достижения поставленных организацией целей (5,с.74).

Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два: 
1) организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом; 
2) организация – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

Функция мотивации. 

Мотивация – это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. 
         Теории мотивации основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию. 

Функция контроля.

В самом общем виде контроль можно представить  как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Контроль – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений  функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (5,с.79). 

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос. 
Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна (2,с.197).

На основе функций характеризуют содержание управленческой деятельности, конкретные виды ее отражают те функции, которые имеются при организации менеджмента, совмещаются друг с другом, закрепляются за определенным лицом или подразделением.