Закономерности изменения объёма документооборота

Введение

Документооборот в  современных условиях имеет большую  актуальность. Потому как документооборот  является одним из тех процессов, который присутствует на сегодняшний  день в каждой организации. Сегодня  оперативность, качество управления компанией  напрямую зависят от того, насколько  эффективно организована работа со служебными документами. Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы). Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Не малую роль играет объём документооборота, так как от него зависит загруженность управленческого аппарата в целом. Как изменить объём документооборота? Существуют ли закономерности его изменения? Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо знать ряд основных понятий, которые являются базой понятийного аппарата документооборота.

Цель данного реферата и состоит в том, чтобы раскрыть этот понятийный аппарат.

 

1 ДОКУМЕНТООБОРОТ.  ОСНОВЫНЕ ПОНЯТИЯ

Что такое документооборот? Если банально — движение документов в организации, начиная с момента  их создания или получения вплоть до завершения исполнения и отправления.

Понятие «документооборот»  и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и  другие были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования  главных положений рациональной организации движения документов –  распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному  исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. Государственные  стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная  система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как  он определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость движения документов.

В делопроизводстве документооборот  рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

• оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства —  возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе  должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления  информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)

1) Входящие. Входящий документ  – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов  должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки.  Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа  на соответствующий входящий  документ, или могут быть указаны  непосредственно во входящем  документе.

2) Исходящие. Исходящий  документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство  исходящих документов являются  ответом организации на входящие  документы. Некоторая часть исходящих  документов готовится на основе  внутренних документов организации.  Небольшое число исходящих документов  может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации).

3) Внутренние. Внутренний  документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации  работы учреждения (организации), так  как они обеспечивают целенаправленное  решение управленческих задач  в пределах одной организации.

Регистрация документа –  запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения.

Индексация документов в  делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и необходимых условных обозначений  при регистрации, указывающих место  их исполнения (составления) и хранения.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением  документов должна обеспечивать их своевременное  и качественное исполнение.

От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

• централизованную;
• децентрализованную;
• смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  организации.

При централизованной системе  все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются  в одном месте, в единой для  всей организации службе или у  секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел  и др.), что позволяет значительно  повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе  все виды работ с документами  производятся непосредственно в  структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно.

При смешанной системе  делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление  документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая  технологию личной работы исполнителей, создание информационно–поисковых  систем по документам организации, контроль их исполнения.

 Электронный документооборот  сокращает информационные потоки  до оптимального минимума, обеспечивает  упрощение и удешевление процессов  сбора, обработки и передачи  информации с помощью новейших  технологий автоматизации этих  процессов.

 

2 ДОКУМЕНТОПОТОК. ОСНОВЫНЕ ПОНЯТИЯ

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока  характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока  описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного  аппарата по документам организации. В  значительной степени структура  документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны  с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного  технологического звена обработки  документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление  документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который  может быть конкретизирован или  дополнен объемом содержащейся в  документах информации, выраженной в  листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.4

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации.

 

3 ОБЪЁМ И УЧЁТ  ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документооборота —  это общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за год.

Величина документооборота используется для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения эффективности средств автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала.

Чем больше объем документооборота, тем более загружен управленческий аппарат в целом.

Учет документооборота необходим  для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации  в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию  делопроизводства и при решении  вопроса о внедрении средств  механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления  граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные  средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель  обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие  документы учитываются на участке  приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются  по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

 

4 ЗАКОНОМЕРНОСТИ  ИЗМЕНЕНИЯ ОБЪЁМА И ПРОБЛЕМА  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документации, создаваемой  в учреждениях, как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию  к постоянному и все более  ускоряющемуся росту. В связи  с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально  изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.