Язык деловой переписки

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими  цифрами.

4. Письма печатаются  на машинке или компьютере, ширина  поля с левой стороны не  менее 2 см, интервал - 2 или 1,5.

5. В тексте  не допускаются подчистки, исправления.

6. Письмо складывается  текстом внутрь. Наиболее важные  деловые письма желательно не  сгибать, а посылать в больших  плотных конвертах.

7. Если вы  посылаете поздравительную открытку, следует помнить о том, что  одну подпись принято ставить лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

Деловое письмо

Официальная корреспонденция  различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем  контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

Современные формы  переписки, которые приняты в  международном общении, сложились  около 150 лет назад в Англии.

Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.

Письмо принято  писать на бланках организации, где  уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид  бланка - это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относиться со всей серьезностью.

Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала  пишут «кому», а затем «куда».

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом  верхнем углу письма.

Затем пишется  фамилия адресата с инициалами: первыми  пишутся инициалы, затем - фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).

В странах арабского  Востока перечисляется длинный ряд имен предков - Ахмед ибн (сын) Мухамед ибн Хасан ибн Хусейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве  стран принято писать сначала  имя, затем фамилию. Однако, есть исключения. В Китае, например, на первом месте  стоит фамилия, а затем имя - Ден Сяопинь.

У адресата может  оказаться титул или звание - граф, доктор, магистр и т.д. В этом случае вместо обращения "Господину" можно  указать его титул и звание. Писать и говорить «Господин+титул  или звание+фамилия» принято лишь в Германии.

Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются  до «Г-н» и «Г-жа». Они никогда  не употребляются самостоятельно, без  фамилии. Такие звания и титулы, как  генерал, полковник, профессор или  президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто  употребляется вежливое обращение  «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquier - Esq.»). Обращение «Эсквайер» никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

В США замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. В адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.

Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии  следует поставить «лично» («Private» - Англия, «Personal» - США, «Confidential» - Англия, США).

После этого  пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключают адрес название города, штата, графства, кантона и т.п. (названия английских графств и названия штатов, имеющих сокращения, можно посмотреть здесь), почтовый индекс и страна.

При пересылке  в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная»

Структура письма

С правой стороны  и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя  указывается дата отправления с  указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного  на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей  строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re ("Reference"), русский эквивалент – «Касательно».

Далее следует  текст письма.

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется  комплимент "Весьма искренне Ваш" («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" («Sincerely yours»). Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием  под ней вашей фамилии и  должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или компьютере под рукописной подписью.

Если после  написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые  произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая  информация, в конце постскриптума ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы  или документы, то они обычно перечисляются  в левой нижней части письма на отдельной строке после слова  «Приложения (Enclosure)».

Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.

Структура делового письма

Деловые письма классифицируются по различным признакам.

1. По функциональному  признаку деловые письма делятся  на:

- требующие обязательного  письма-ответа

- не требующие  такового.

2. По виду  деловые письма могут строиться  как:

- инициативные  коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

- письмо-просьба 

- письмо-приглашение 

- письмо-подтверждение 

- письмо-извещение 

- письмо-напоминание

- письмо-предупреждение 

- письмо-декларация (заявление) 

- письмо-распоряжение 

- письмо-отказ 

- сопроводительное  письмо 

- гарантийное  письмо 

- информационное  письмо 

3. По признаку  адресата деловые письма делятся  на:

- обычные, то  есть письма, которые направляются в один адрес;

- циркулярные  - письма, которые направляются из  одного источника в несколько  адресов, как правило, подчиненных  инстанций (организаций).

4. По форме  отправления можно выделить, наряду  с традиционным почтовым отправлением:

- электронную  почту, 

- факсимильную  связь, 

- телетайпную  и телеграфную связь. 

При этом электронная  и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

5. По структурным  признакам деловые письма делятся  на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные  письма составляются по определенному  образцу (это касается не только стандартных  аспектов содержания, но и формата  бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным  конструкциям относятся формулировки, указывающие:

а) на причину  обращения:

«В связи с  неполучением счета-фактуры...»

«Ввиду задержки получения груза...»

б) на ссылки:

«Ссылаясь на Ваш  запрос от...»

«Согласно протоколу  о взаимных поставках ...»

в) на цель:

«В целях скорейшего решения вопроса ...»

«В ответ на Ваш запрос ...»

Регламентированные  письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

«Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…»

«Просим рассмотреть  наше предложение…»

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

а) этикетные  ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения  и т.п.;

б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

в) подтверждения: подтверждаем;

г) заявления: заявляем, объявляем;

д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

ж) напоминания: напоминаем;

з) предложения: предлагаем

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного  числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов  стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.