Условия свидетельствования верности копий документов и выписок из них

Поэтому здесь вполне можно исходить из разъяснений, данных в 1999 г. Федеральной нотариальной палатой, согласно которым при свидетельствовании верности копий документов, выполненных путем ксерокопирования, нотариус может воспользоваться удостоверительной надписью по форме N 45 (в настоящее время – N 51), которая не конкретизирует, каким способом выполнена копия документа, указав, что подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений при свидетельствовании верности копии с документа не оказалось.

6. Обязательность и факультативность нотариального удостоверения копий. Полномочия других органов на свидетельствование копий

Обращение к нотариусу за свидетельствованием копии может носить обязательный либо факультативный характер. Можно выделить ряд случаев, когда только нотариально засвидетельствованная копия может иметь юридическое значение. В частности, это следующие случаи:

1) нотариально удостоверенная  копия соглашения между должником, залогодателем и законным владельцем  закладной о частичном исполнении  обеспеченного ипотекой обязательства (п. 7 ст. 13 Федерального закона «Об  ипотеке (залоге недвижимости)»);

2) нотариально заверенные  копии учредительных документов, свидетельства о регистрации, реестров  акционеров, а также легализованных  документов иностранных участников (п. 2 ст. 5 Федерального закона «О  финансово-промышленных группах»);

3) нотариально заверенные  копии патентов (п. 4 ст. 5 Федерального  закона «Об упрощенной системе  налогообложения, учета и отчетности  для субъектов малого предпринимательства»);

4) нотариально засвидетельствованные  копии учредительных документов  и положений о филиалах (п. 2 ст. 20 Федерального закона «Об иностранных  инвестициях в Российской Федерации»);

5) нотариально удостоверенные  копии устава и свидетельства  о государственной регистрации  учредителей (п. 7 ст. 11 Федерального  закона «О свободе совести  и о религиозных объединениях»).

Как полагает ряд специалистов, только при свидетельствовании верности копий указанных документов тариф должен взиматься в соответствии с Законом РФ «О государственной пошлине», в остальных же случаях нотариус вправе руководствоваться положениями ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате, определяя тариф соглашением. На наш взгляд, исходя из публично-правового характера нотариальной деятельности, вряд ли верно взимать тариф по соглашению в этом случае. В таких случаях следует руководствоваться законодательством о государственной пошлине и нотариальных тарифах.

Достаточно большой круг организаций и лиц наделен правом свидетельствования верности копий документов. На наш взгляд, если данная копия предназначена не для последующего представления нотариусу, то в этом плане можно исходить из положений упомянутого выше Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х, согласно которому государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают гражданам копии документов, исходящих от этих учреждений, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Такой порядок более рационален и облегчает документооборот.

Правом свидетельствования копий для судебного процесса наделены суды. Так, в соответствии со ст. 72 ГПК письменные доказательства, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти доказательства, возвращаются им после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле остаются засвидетельствованные судьей копии письменных доказательств. Схожий порядок установлен в ч. 10 ст. 75 АПК, согласно которой лица, представившие письменные доказательства, могут просить о возвращении им письменных документов из дела, если они не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.

Такой порядок, установленный в гражданском и арбитражном процессе, вполне рационален и избавляет лиц, участвующих в деле, от необходимости стороннего свидетельствования письменных документов. Было бы верно данное правило распространить на все случаи представления соответствующих подлинных документов в различные организации, органы власти и должностным лицам для целей их деятельности. Они должны свидетельствовать и верность копий с представленных им в рамках административного процесса документов, которые останутся у них в делах. Нотариально засвидетельствованные копии необходимы, на наш взгляд, для представления за границу и в рамках использования в нотариальном производстве.

7. Копии документов не подлежащие заверению

1. Не свидетельствуются копии документов, которые не имеют обязательных признаков документа, таких как дата, номер, наименование документа и без указания каким органом, организацией или учреждением составлен (удостоверен, выдан, засвидетельствован) данный документ;
2. Не свидетельствуются копии документов, целостность которых нарушена (документ поврежден, отсутствует часть листа или текста, нарушена целостность сшивки документа и т.д.);
3. Не свидетельствуются копии документов, если в документе имеются не оговоренные надлежащим образом исправления, зачеркивания или дописки;
4. Не свидетельствуются копии документов, которые исполнены на двух и более листах и не прошиты и не скреплены надлежащим образом;
5. Не свидетельствуются копии документов, текст которых не читаем и восстановить содержание текста документа не представляется возможным;
6. Не свидетельствуются копии документов, текст которых исполнен карандашом;
7. Не свидетельствуются внутренние документы организации (приказы, протоколы, решения и др.), за исключением протоколов и решений, подлинность подписи на которых засвидетельствована в надлежащем порядке.
8. Не свидетельствуются копии документов, составленные за границей и не прошедших процедуру легализации (не проставлен апостиль, неапостилированные документы).
9. Не свидетельствуются копии документов, на которых подпись должностного лица выполнена с использованием мастичной печати, а не проставлена им собственноручно;
10. Не свидетельствуются копии документов, составленных на иностранном языке и отсутствует нотариально засвидетельствованный перевод текста документов;
11. Не свидетельствуются копии документов, содержащих государственную тайну (под грифом «Секретно»);
12. Не свидетельствуются копии документов, являющихся законодательными актами (федеральные законы, кодексы, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ и т.д.)
13. Не свидетельствуются копии договоров, заключенных между гражданами в простой письменной форме (ППФ).