Специфика приказного этапа делопроизводства

Вопрос- 1. Специфика  приказного этапа делопроизводства.

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало  создания специальных органов для  реализации властных полномочий. Во главе  государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума, представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

Особенности приказного делопроизводства

Наиболее  четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление  штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших).

Структурными  подразделениями приказов были столы  или повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

Система видов документов

В приказном  делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной  власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему  делопроизводства, предназначавшуюся  для общения государственных  учреждений между собой, а также  частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых  фиксировались отдельные функции  управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др.

Например, дипломатические отношения с  иноземными государствами оформлялись  договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, дозорные, переписные, приправочные и  др.; хозяйственный учет требовал ведения  книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в  правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой».

Если документ состоял из нескольких склеенных  листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной  стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы  захватывали оба конца склеенных  листов. Место склеивания листов называли «сстав».

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы  могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр  документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты  из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа  они располагались в строго определенной последовательности.

Расположение  реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид: «Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...» Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Система хранения и учета книг Печатного  приказа прошлых лет была удивительно  хорошо налажена и позволяла исполнять  самые сложные запросы в ограниченные сроки. Справочно-информационная деятельность служащих Печатного приказа являлась ведущей составляющей всей системы  приказного делопроизводства.