Наприклад:

       № 171 або № 171/01, де 171 – порядковий номер  наказу, 01 – індекс структурного підрозділу («Адміністрація», «Загальний відділ» тощо) відповідно до номенклатури справ чи переліку структурних підрозділів;

• місце складення або видання документа (реквізит 14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому – без відступу, тобто від межі лівого берега;
• заголовок до тексту (реквізит 19) стисло відтворює основний зміст наказу. Граматична конструкція заголовку до тексту, даючи відповідь на запитання «про що?», розпочинається з прийменника «Про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад: Про надання... Про звільнення... Про затвердження... Про впровадження... Про створення... або іменника, що вказує на предмет (наприклад: Про звіт... Про заходи...), оформлюється від межі лівого берега. Зверніть увагу: неконкретні, занадто стислі заголовки до тексту не виконують своєї функції, адже не забезпечують у разі потреби ефективного пошуку документів;
• відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється в разі потреби від руки буквеним позначенням «К» чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;
• текст документа (реквізит 21);
• відмітка про наявність додатків до тексту (реквізит 22) проставляється в разі потреби. Коли обсяг інформації великий, у проекті наказу (розпорядженні) викладають лише основні питання, а конкретизовану інформацію подають у додатках до документа. Якщо є додатки (графіки, схеми, таблиці, списки, організаційно-правові документи – положення, інструкції, правила, регламенти тощо), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини роблять посилання: (додаток 1); (додаток 2) або: відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.

       На  документах-додатках у правому верхньому  куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу (розпорядження) або окремого пункту документа належить додаток:

                                           Додаток 2

                                           до  наказу генерального директора

                                           від 5 жовтня 2009 року № 308

       Якщо  додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини роблять позначку: ...додається, а на самому додатку у верхньому правому куті розміщують гриф затвердження документа за формою, встановленою за Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003».

       У проектах наказів (розпоряджень), що мають  один або кілька додатків, повинна  бути єдина нумерація сторінок, яка  охоплює основний текст і всі  додатки. Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати  відповідні назви (список, перелік, план заходів, графік тощо).

       Кожен додаток на останньому аркуші додатка  візує керівник підрозділу, що готував  додаток до проекту документа, або  його вищий керівник;

• підпис (реквізит 23) оформлюють згідно з вимогами засвідчення документів за ДСТУ 4163-2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівникові організації, що діє на засадах єдиноначальності, а в разі його тривалої відсутності – особі, що виконує обов'язки керівника. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

       Підпис  може бути оформлено одним із таких  способів:

       Генеральний директор                     Підпис                           П. О. Любенко

         або:

       В. о. генерального

       Директора                                         Підпис                       Д. В. Лопушний  

       Не  допускається, щоб підписувала документ інша посадова особа, проставляючи перед  назвою посади прийменник «за» або правобічну похилу риску;

• зовнішнє погодження (реквізит 24) здійснюється в разі потреби, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не лише однієї організації. Зовнішнє погодження може провадитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою в розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифа погодження;
• візи (реквізит 25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицевому, так і зворотному (якщо нема місця на лицевому) боці останнього аркуша.

       Незалежно від того, де проставляють візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за потреби, додаткову оцінку: Зауваження і пропозиції додаю; Заперечую, що, в разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші додатка;

• прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону (реквізит 28), містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку в нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, окрім прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службового телефону, може містити інформацію про спрямування наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа можна оформляти й на окремому аркуші – «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, яким спрямовується примірник наказу. Цей реквізит можна не проставляти, якщо проект наказу зініціював та склав керівник підприємства;
• відмітка про виконання документа та направлення його до справи (реквізит 29), проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи;
• відмітка про наявність документа в електронній формі (реквізит 30), у разі потреби проставляють за допомогою нижнього колонтитула (команди: «Вид – Колонтитули – Нижній колонтитул – Вставити автотекст – Повна назва файлу») у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа;
• запис про державну реєстрацію (реквізит 32), оформлюють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади, щоб унести до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.

       Для ознайомлення з  наказом оформлюється список надсилань  у структурні підрозділи, який відповідальний виконавець має подати разом із проектом цього документа.

       Наказ підписує лише перший керівник установи.

       Візи  треба розташовувати нижче від  підпису керівника так: 

       Проект  наказу внесено: начальник виробничого  відділу

                                   _____________________ І.К. Білоконь

       Проект  наказу погоджено: 

       Головний  інженер         _____________________ М.В. Іллюшин

       Головний  юрисконсульт  ____________________ Л.Б. Чумак 

       У наказах з основної діяльності, на відміну від наказів з особового  складу, зазвичай немає запису «З наказом ознайомлені». Свідченням цього є те, що задля погодження розробники візують проект документа, відповідальні ж виконавці одержують згідно з реєстром тиражований примірник наказу.

       Лише  в окремих випадках, скажімо, з  техніки безпеки тощо, виникає  потреба оформити окремий аркуш  ознайомлення. За взірець у такому разі може прислужитися оформлювання аркуша погодження.

       Варто також пам'ятати, що керівники підприємств  персонально відповідають за склад, зберігання і правильне оформлення службових документів. 

 

РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗУВАННЯ ТЕКСТУ НАКАЗІВ

 

       Чіткість  організації текстової частини виявляється на всіх рівнях. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово виокремленні, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю від тексту загалом.

       Тексти  наказів мають бути пiдготовленi в редакторi WORD з використанням  шрифту Times New Roman Cyr, розмiр 14, на бланках  установленої форми формату А4.

       Текст наказу з основної діяльності складається  з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина містить такі елементи:

• вступ - називаються причини видання наказу;
• доведення – переказано основі факти;
• висновок – викладено мету видання наказу.

       Якщо  підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатуючій частині вказують назву , номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передають зміст того документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу.

       Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень.

       У наказах  із різнопланових питань, з особового складу констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

       Розпорядчу  частину позначають словом «Наказую», вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія,  термін виконання та відповідальність за виконання.

       В останньому пункті розпорядчої частини зазначають особи, яким доручено контроль за виконанням наказу.

       Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на…); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (Серйозні порушення виявлено…); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов’язаний…).

       Як  виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи  із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст.. інженерові управління Бондаренку Г.О.).

       Вступ спрямовує думку реципієнта, дає  обґрунтування пропонованих дій, вказує на те, що спричинило виникнення повідомлення, одначе основної інформації не розкриває.

       Структура вступу:

• анотація – перелік проблем, викладених в основному тексті;
• прагматичність – опис цільової установки наказу;
• концептуальність – деякі теоретичні і методологічні та інші положення, покладені в основу документа;
• енциклопедичність – опис робіт, що передували цій роботі, – на змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових аспектів констатуючої частини: підстави, мети, причини видання наказу.

       Обґрунтуванням  дій може виступати:

• посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора, дати, номера, заголовка до тексту;
• формулювання мети і завдань, що потребують вирішення підприємством;
• опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.