Процесс делопроизводства в организации. Обязанности секретарей-референтов и других сотрудников в сфере делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

на тему:

«Процесс делопроизводства в организации. Обязанности секретарей-референтов и других сотрудников в сфере  делопроизводства»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организационное построение  службы делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная (рис 1.1).

Рис. 1.1. Формы организации делопроизводства [1,2]

 

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации  отдельных делопроизводственных процессов  и операций является централизация, поскольку она позволяет:

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Разделение функций  между подразделениями делопроизводства  и исполнителями

Основой организации  труда делопроизводственного персонала  является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении  отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или  его структурном подразделении включает следующие разделы:

Положение должно содержать  четкие формулировки, не допускающие  разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто  кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения  об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с  конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника  отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Инструкция состоит  из следующих разделов:

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, основная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация работы  секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного  процесса — секретарь-референт. Его  важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Название популярной ныне должности «секретарь» происходит от французского средневекового слова  «secretaire», которое можно перевести, как тайное, доверенное лицо (от «secret» - тайна). Неплохой секретарь остается таковым и в наши дни.

В России пост секретаря впервые  возник в XVIII веке, изначально, как должность  личного секретаря Императора Российского.

Постепенно, примерно в первой четверти XVIII в., секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности. [2,4]

Сегодня ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не сможет существовать без секретаря, выполняющего организационно-распорядительную работу.

Секретарь в наше время, это не советские грузные тетеньки, печатающие на машинках, разносящие сплетни и вызывающие сотрудников по телефону. Это не вульгарно раскрашенные девицы в мини – юбках и декольте, с огромным начесом на голове и отвратительными манерами постперестроечного периода, приносящие кофе и позволяющие отпускать шефу в их адрес «мыльные» шутки.

Современный секретарь - это «правая» рука директора, без  которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии  или фирме.

Секретарь XXI века берет  на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь  XXI века  - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону.

Можно сказать, что компания начинается с секретаря.

Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и  интересен. Он формируется из многообразных  творческих, логических и технических  операций.

Работа секретаря –  это творчество, без которого, как  это не странно звучит. Не продержится  бизнес руководителя.

Опытный секретарь обеспечивает устойчивую связь между руководителем  и внешним миром, и прочими  сотрудниками фирмы, организует прием  будущих партнеров и посетителей, ведет телефонные переговоры и принимает звонки, организует совещания, оформляет и хранит необходимые документы, организует сбор и обработку информации, необходимой для руководителя.

Основные обязанности  секретаря в современной организации можно разбить на несколько важных групп:

1. Работа с документами или делопроизводство.

Данный вид деятельности включает в себя целый комплекс работ, связанных с делопроизводством, а именно: оформление документов (например, приказы и распоряжения начальника),  направление документов в различные стpуктуpные подразделения компании, контроль за сроками исполнения документов, прием и подготовка документов на подпись руководителю, налаживание системы регистрации и хранения исполненных документов

2. Работа со средствами связи.

В эту группу обязанностей входят телефонные переговоры, ответы на вопросы звонящих, соединение их с начальником или нужным отделом, запись фамилии имени отчества звонившего и суть его проблемы, в отсутствии руководителя, прием и отправка факсов, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте.  
Секретарь должен также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи (телефонов, факсов, мини – АТС), и незамедлительно вызывать ремонтные службы в случае их поломки или неисправности.

3. Работа с посетителями.

Настоящая группа обязанностей включает в себя прием посетителей, помощь обратившимся к секретарю  другим сотрудникам предприятия, оказание помощи командированным, например, в  заполнении их путевых документов, бронирование гостиниц и организации встречи с начальством.

Секретарь организовывает встречу с партнерами, прием чиновников из различных государственных организаций.

Помимо прочего секретарь  отвечает за ведение записи всех сотрудников  и иных лиц, записанных на прием к руководителю фирмы.

4. Подготовка и проведение совещаний.

Эта группа отношений  отличается повышенной важностью. Секретарь  должен своевременно проинформировать лиц, приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, составить список всех участников, с указанием личных данных, должности и т.д., подготовить все необходимые информационные материалы, составить и оформить доклада руководителя.

Перед днем совещания  следует обзвонить всех участников и еще раз напомнить им о  времени проведения совещания, подготовить переговорную комнату или кабинет руководителя, обеспечить всех участников ручками и бумагой, стаканами и емкостью с водой. Во время самого совещания секретарь принимает в нем непосредственное участие и ведет протокол.

5. Работы хозяйственного характера.

В непосредственные обязанности  секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка за своевременностью и качеством  уборки кабинета руководителя, обеспечение  бесперебойной работы всех технических  офисных средств, находящихся в кабинете руководителя и возле своего рабочего места. Это заправка картриджей ксерокопирующего аппарата, принтера и факса; постоянное наличие бумаги в этих устройствах; обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Помимо перечисленного выше работа секретаря не только характеризуется  обширностью и разнообразием  выполняемых функций, но и требует  умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Основной функцией современного секретаря является оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.[3,1]

В наши дни секретарь  любой фирмы, организации и учреждения, должен обладать такими качествами как, профессионализм, квалификация, желательно наличие определенного стаж работы по данной специальности, надежность, исполнительность, высокая работоспособность, коммуникабельность, приветствуется способность избегать конфликтов.

Кроме того, от секретаря  могут потребовать презентабельную  или привлекательную внешность, аккуратность и элегантность в одежде, возможно установление специальной формы одежды. Руководители приветствуют, если кандидат на должность секретаря ведет здоровый образ жизни, занимается спортом, не имеет вредных привычек и умеет хранить конфиденциальную информацию, которая станет известной в процессе трудовой деятельности.

Среди профессиональных навыков современного секретаря  руководители выделяют обязательное наличие  следующих: умение работать на компьютере, с базовыми программами Word, Excel, умение использовать Интернет не для развлечений, а для работы; умение пользоваться электронной почтой; хорошее знание иностранного языка (желательно, чтобы секретарь умел общаться на иностранном языке, читать и писать); умение вести делопроизводство и общаться с людьми.